Les constitutions en société de l'Ontario sont régies par la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (LSAO) et traitées par le Registre des entreprises de l'Ontario (REO), lancé en octobre 2021. Le REO a remplacé un processus lourd en paperasse par un système entièrement en ligne, et la plupart des constitutions se réalisent désormais en quelques minutes plutôt qu'en quelques semaines.
Ce qui est requis pour se constituer en Ontario
- Une dénomination sociale (soit une société avec un nom accompagnée d'un rapport NUANS, soit une société à matricule).
- Des statuts constitutifs décrivant la structure d'actions et toute restriction au transfert d'actions ou aux activités.
- Un ou plusieurs fondateurs (des particuliers ou des sociétés).
- Au moins un administrateur. L'Ontario a supprimé son exigence de 25 % d'administrateurs résidents canadiens en juillet 2021.
- Une adresse de siège social en Ontario. Une simple case postale n'est pas acceptable; une adresse municipale est requise.
- Les noms et adresses des administrateurs et dirigeants pour le premier avis.
Coûts
| Élément | Coût (Ontario) |
|---|---|
| Frais de dépôt gouvernementaux (en ligne) | 300 $ |
| Rapport NUANS (pour une société avec un nom) | Environ 8 $ à 40 $ selon la maison de recherche |
| Présearch de nom (facultative, réduit le risque de refus NUANS) | Variable |
| Montage du livre des procès-verbaux (facultatif mais recommandé) | Variable selon le fournisseur |
Les sociétés à matricule sautent entièrement l'étape NUANS, ce qui est à la fois plus rapide et plus économique. La contrepartie est que la société devra enregistrer un nom commercial distinct si elle veut faire affaire sous un nom de marque plutôt que sous « 1234567 Ontario Inc. »
Délais
Pour une constitution ontarienne simple, le calendrier type est le suivant :
- Choix du nom et rapport NUANS : le jour même (un rapport est produit en quelques minutes).
- Rédaction des statuts constitutifs : le jour même.
- Dépôt auprès du Registre des entreprises de l'Ontario : habituellement traité immédiatement ou dans les 24 heures.
- Déclaration initiale (formulaire 1) confirmant les administrateurs et le siège social : exigible dans les 60 jours suivant la constitution.
Ce que vous recevez après le dépôt
- Le certificat de constitution avec votre date de constitution et votre numéro de société de l'Ontario (NSO).
- Les statuts constitutifs estampillés.
- Le profil de la société indiquant les administrateurs, dirigeants et siège social actuels.
- Les identifiants d'accès au Registre des entreprises de l'Ontario.
Après la constitution
Une nouvelle société ontarienne a habituellement quelques tâches de suivi immédiates :
- Adopter une résolution d'organisation émettant les actions initiales et nommant les dirigeants.
- Adopter des règlements administratifs (les règles générales régissant les affaires internes de la société).
- S'inscrire pour un numéro d'entreprise de l'ARC et tout compte fiscal pertinent (TVH, paie, impôt des sociétés).
- Ouvrir un compte bancaire d'entreprise (les banques exigeront les statuts, le certificat et un profil de société récent).
- Monter le livre des procès-verbaux et y consigner les résolutions d'organisation.
- Inscrire au calendrier l'échéance de la déclaration annuelle (exigible dans les six mois suivant la fin de l'exercice).