Il circule dans le contenu canadien sur la constitution en société une idée reçue selon laquelle NUANS serait exigé dans environ huit provinces. Elle est répétée sur des dizaines de sites, y compris, jusqu'à récemment, dans l'un de nos propres guides. Elle est inexacte, et la nuance vaut la peine d'être établie : commander un rapport qu'un registre n'a jamais demandé, c'est de l'argent et du délai dépensés pour rien.
La source faisant autorité est Innovation, Sciences et Développement économique Canada, qui administre le système NUANS. Ses directives provinciales et territoriales classent chaque autorité en trois groupes : celles qui exigent que vous obteniez vous-même un rapport NUANS et le déposiez, celles qui effectuent la recherche de nom à l'interne dans le cadre de la demande, et celles qui n'utilisent pas du tout ce type de recherche.
La réponse courte
Le tableau complet
| Autorité | Devez-vous fournir un rapport NUANS ? | Comment le nom est vérifié |
|---|---|---|
| Fédéral (LCSA) | Oui, pour une société avec un nom | Corporations Canada examine le rapport NUANS déposé avec les statuts |
| Ontario | Oui, pour une société avec un nom | Le Registre des entreprises de l'Ontario exige un rapport NUANS daté dans la période de validité |
| Alberta | Oui | Non offert directement par le registre ; commandé auprès d'un fournisseur privé |
| Nouveau-Brunswick | Oui | Non offert directement par le registre ; commandé auprès d'un fournisseur privé |
| Nouvelle-Écosse | Facultatif, mais avantageux | Le registre fait la recherche lui-même, mais fournir votre propre rapport NUANS daté de moins de 90 jours réduit fortement les frais |
| Saskatchewan | Non, et il ne sera pas accepté | La Saskatchewan exige son propre rapport de recherche provincial ; NUANS ne peut pas s'y substituer |
| Manitoba | Non, et il ne sera pas accepté | La réservation de nom passe par le Companies Office sur sa propre base de données |
| Île-du-Prince-Édouard | Non | La recherche de nom est intégrée au processus de demande |
| Yukon | Non | La recherche de nom est intégrée au processus de demande |
| Colombie-Britannique | Non | La C.-B. exploite son propre système de demande de nom ; une Name Request reste requise pour une société avec un nom |
| Québec | Non | Le Registraire des entreprises administre l'examen des noms selon les règles québécoises |
| Terre-Neuve-et-Labrador | Non | ISDE n'inscrit aucune exigence NUANS, mais la province exige tout de même une réservation de nom distincte |
| Territoires du Nord-Ouest | Non | ISDE n'inscrit aucune exigence NUANS, mais les T.N.-O. utilisent leur propre formulaire de recherche et de réservation |
| Nunavut | Non | ISDE n'inscrit aucune exigence NUANS, mais le Nunavut utilise son propre formulaire de réservation de nom |
« Pas de NUANS requis » ne veut pas dire « pas d'étape de nom »
C'est le piège du tableau ci-dessus, et il vaut mieux le dire clairement avant que quiconque fixe une date de dépôt sur cette base. La Saskatchewan exige une réservation de nom et n'acceptera pas un rapport NUANS ; il faut obtenir un rapport de recherche de la Saskatchewan. Le Manitoba réserve les noms par l'entremise du Companies Office, sur sa propre base de données. Terre-Neuve-et-Labrador exige une réservation de nom avec ses propres frais et son propre délai de 90 jours. Les deux territoires qu'ISDE présente comme n'exigeant rien, les Territoires du Nord-Ouest et le Nunavut, publient leurs propres formulaires de recherche et de réservation. La Colombie-Britannique exige une Name Request pour toute société avec un nom.
Le résumé honnête est donc plus étroit que le titre. Quatre autorités veulent un rapport NUANS de votre part. Presque toutes les autres veulent quelque chose, mais pas celui-là. La vraie question n'est jamais « ai-je besoin d'un rapport NUANS » dans l'abstrait ; c'est « que veut voir ce registre précis avant d'accepter un nom ».
Pourquoi tant de sites se trompent
Deux raisons. La première est une dérive historique : plusieurs registres demandaient autrefois un rapport NUANS et ont internalisé la recherche en se modernisant, sans que le contenu décrivant l'ancien processus soit mis à jour. La seconde est qu'on peut commander des rapports NUANS pour des autorités qui ne les exigent pas. Un fournisseur vous vendra volontiers un rapport pour la Saskatchewan, et l'existence du produit est prise à tort pour une obligation.
La Nouvelle-Écosse est le cas le plus net où acheter un rapport que personne n'exige se rentabilise quand même. Le Registry of Joint Stock Companies facture nettement plus cher pour effectuer la recherche lui-même que lorsque vous remettez un rapport NUANS admissible daté de moins de 90 jours. Le rapport coûte quelque chose, le rabais est plus grand, et l'arithmétique favorise le fait de fournir le vôtre.
Il existe une autre raison légitime d'acheter un rapport qu'un registre n'a pas exigé : la vérification du risque. Si vous êtes sur le point de bâtir une marque autour d'un nom, dépenser une quarantaine de dollars pour voir les vingt noms existants les plus proches au Canada avant de vous engager est une information bon marché.
La subtilité extraprovinciale
Enregistrer une société existante pour exercer ses activités dans une autre province est une question distincte de celle de s'y constituer, et les règles de nom peuvent différer. L'Ontario, par exemple, examine le nom d'une société extraprovinciale qui s'enregistre dans la province et peut exiger un rapport NUANS même si la société existe déjà ailleurs.
Les sociétés à matricule échappent à tout cela
Aucune autorité au Canada n'exige de rapport NUANS pour une société à matricule. Si le dépôt est urgent et que le nom de marque peut attendre, se constituer avec un matricule et enregistrer un nom commercial plus tard est une voie légitime et courante.
Combien de temps un rapport reste valide
Un rapport NUANS est conventionnellement traité comme valide 90 jours à compter de sa production. Si le dépôt n'est pas fait dans ce délai, le rapport doit être refait. Cette horloge est la principale source de dépenses inutiles en recherches de nom, surtout lorsqu'un client met plusieurs semaines à arrêter une structure après la recherche.
Commander un rapport par Korporex
Korporex commande des rapports NUANS de recherche préliminaire de nom pour les dépôts fédéraux et pour toutes les autorités provinciales et territoriales qui les acceptent, à un tarif fixe par nom proposé, avec plusieurs noms sur une même commande. Korporex n'est pas un cabinet d'avocats et ne se prononce pas sur l'approbation d'un nom ; son rôle est de faire effectuer la recherche et de vous remettre le rapport.