Ce qu'est une déclaration annuelle
Une déclaration annuelle confirme que les renseignements au dossier de la société (adresse du siège social, administrateurs, dirigeants et, dans certaines provinces, actionnaires) sont toujours exacts. Si quelque chose a changé au cours de l'année, c'est dans la déclaration annuelle que ces changements sont signalés. Toute société canadienne active est tenue par la loi d'en produire une chaque année.
Les sociétés fédérales
- Produite auprès de Corporations Canada.
- Exigible dans les 60 jours suivant l'anniversaire de la constitution ou de la fusion.
- Frais de dépôt en ligne : 12 $.
- Le défaut de produire deux déclarations annuelles consécutives peut entraîner la dissolution de la société.
Les sociétés ontariennes
Depuis octobre 2021, les déclarations annuelles de l'Ontario se produisent directement par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario. Avant cette date, la plupart des sociétés produisaient la déclaration avec leur T2 par l'intermédiaire de l'ARC; cette voie a été abandonnée. Les déclarations annuelles de l'Ontario sont exigibles dans les six mois suivant la fin de l'exercice de la société.
- Produite par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario.
- Exigible dans les six mois suivant la fin de l'exercice de la société.
- Frais de dépôt : actuellement aucuns frais pour la déclaration annuelle elle-même en Ontario.
- Le défaut de produire peut entraîner l'annulation de l'enregistrement de la société.
Ce qui arrive en cas de défaut
Le schéma est semblable d'une province à l'autre. Une déclaration manquée génère habituellement un rappel. Deux déclarations consécutives manquées peuvent faire passer la société à un statut de « non-conformité » ou de « non en règle », qui devient visible lors de toute recherche au registre public. Le défaut persistant mène à la dissolution administrative, moment où la société cesse d'exister comme entité juridique. Son nom redevient disponible, ses contrats et droits de propriété entrent dans une zone grise juridique, et ses administrateurs peuvent être exposés personnellement aux obligations contractées pendant qu'elle était dissoute.
Reconstituer une société dissoute est possible dans la plupart des provinces, mais cela suppose une demande distincte, des frais et, en général, le paiement des dépôts en souffrance. Il est toujours plus économique et plus simple de produire à temps.
Rester à jour
L'approche la plus fiable consiste à inscrire l'anniversaire de constitution de la société à un calendrier avec un rappel 30 jours à l'avance, et à tenir une courte liste de vérification des personnes dont les renseignements ont pu changer durant l'année : administrateurs, dirigeants, siège social. La production de la déclaration elle-même prend habituellement moins de dix minutes une fois ces renseignements en main.