Enregistrer une entreprise en Ontario fait partie de ces tâches qui paraissent intimidantes et qui se révèlent surtout administratives. Le plus difficile, c'est la décision que vous prenez avant la paperasse : quel type d'entreprise vous enregistrez au juste. Réglez cette question correctement et le reste suit.
Voici tout le parcours pour enregistrer une entreprise en Ontario, du début à la fin.
D'abord, choisissez votre structure
Avant d'enregistrer quoi que ce soit, vous devez savoir ce que vous enregistrez. En Ontario, la plupart des nouvelles entreprises se classent dans l'une de trois catégories.
Une entreprise individuelle, c'est vous, exploitant une entreprise sous un nom qui n'est pas votre nom légal. C'est la formule la plus simple et la moins coûteuse à mettre en place. Le hic, c'est qu'il n'y a aucune séparation juridique entre vous et l'entreprise, de sorte que les dettes de l'entreprise sont vos dettes.
Une société de personnes, c'est deux personnes ou plus qui font la même chose ensemble. Même simplicité, même absence de séparation, avec en prime le fait que vous pouvez être tenu responsable de ce que fait votre associé.
Une société par actions est une entité juridique distincte. Elle coûte plus cher et exige plus d'entretien, mais elle érige un mur entre vos biens personnels et l'entreprise, et elle peut être plus avantageuse sur le plan fiscal une fois que vous gagnez de vrais revenus.
Si vous ne savez pas laquelle vous convient, ce choix mérite plus de réflexion que l'enregistrement lui-même. Nous l'abordons dans un guide distinct sur l'entreprise individuelle par rapport à la constitution en société.
Enregistrer une entreprise individuelle ou une société de personnes
Si vous optez pour une entreprise individuelle ou une société de personnes exploitée sous un nom commercial, vous enregistrez ce nom par l'entremise de ServiceOntario. C'est l'enregistrement du nom commercial, autrefois appelé Master Business Licence.
Vous pouvez le faire en ligne. Il vous faudra le nom commercial souhaité, vos coordonnées et une description de l'activité de l'entreprise. L'enregistrement est valide pour cinq ans, puis vous le renouvelez.
Enregistrer une société par actions
La constitution en société est une étape plus importante. Vous choisissez d'abord de vous constituer à l'échelle provinciale, en Ontario, ou à l'échelle fédérale, en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions. Le provincial est habituellement plus simple si vous comptez exercer surtout en Ontario. Le fédéral vous donne une protection du nom partout au pays.
Dans un cas comme dans l'autre, la constitution suppose le dépôt de statuts constitutifs, le choix du nom de votre société (ou l'adoption d'un nom à matricule), la mise en place de votre structure d'actions et la nomination de vos administrateurs. Il vous faudra aussi une recherche de nom NUANS si vous voulez une société avec un nom plutôt qu'une société à matricule.
C'est à cette étape que le faire soi-même peut coûter cher en silence. La structure d'actions et les statuts ne sont pas que des formulaires. Ils déterminent comment vous pourrez accueillir des associés, vous verser une rémunération et vendre l'entreprise plus tard. Les gens se constituent souvent en société à bas prix en ligne, puis paient plus cher un an plus tard pour corriger une structure qui n'avait pas anticipé l'évolution de l'entreprise.
Après l'enregistrement
Quelle que soit la voie choisie, quelques étapes suivent habituellement.
- Vous obtenez un numéro d'entreprise de l'ARC si vous n'en avez pas déjà un.
- Vous vous inscrivez à la TPS/TVH si vous prévoyez dépasser le seuil de 30 000 $.
- Si vous embauchez, vous ouvrez un compte de paie.
- Et si vous vous êtes constitué en société, vous commencez à tenir un livre des procès-verbaux, le registre obligatoire des décisions de la société.
Aucune de ces étapes n'est urgente le premier jour, mais elles s'accumulent si on les néglige, et certaines entraînent des pénalités lorsqu'on les oublie.
Où se situe Korporex
Vous pouvez enregistrer une entreprise individuelle vous-même en un après-midi par l'entremise de ServiceOntario. Pour la constitution en société, Korporex prend en charge les dépôts de constitution ontariens et fédéraux en ligne, y compris la recherche de nom NUANS, la structure d'actions et le livre des procès-verbaux, pour que vous puissiez tout faire au même endroit et recevoir vos documents en 24 heures.