Comment enregistrer une entreprise en Ontario

Pour enregistrer une entreprise en Ontario, vous choisissez d'abord une structure juridique, puis vous déposez auprès du bon registre gouvernemental. Une entreprise individuelle ou une société en nom collectif enregistre son nom commercial par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario, moyennant des droits gouvernementaux de 60 $, valides pour cinq ans. Une société par actions dépose des statuts constitutifs, soit auprès de l'Ontario (300 $), soit auprès de Corporations Canada (200 $). Ensuite, la plupart des entreprises obtiennent un numéro d'entreprise de l'ARC, s'inscrivent à la TPS/TVH dès qu'elles dépassent 30 000 $ de ventes taxables et vérifient les permis municipaux ou les inscriptions d'employeur qui s'appliquent.

Enregistrer une entreprise en Ontario fait partie de ces tâches qui paraissent intimidantes et qui se révèlent surtout administratives. Le plus difficile, c'est la décision que vous prenez avant la paperasse : quel type d'entreprise vous enregistrez au juste. Réglez cette question correctement et le reste suit. Ce guide présente tout le parcours, du début à la fin, et vous renvoie au guide détaillé pour chaque étape.

D'abord, choisissez votre structure

Avant d'enregistrer quoi que ce soit, vous devez savoir ce que vous enregistrez. En Ontario, la plupart des nouvelles entreprises se classent dans l'une de trois catégories : l'entreprise individuelle, la société en nom collectif ou la société par actions. Chacune s'enregistre différemment, comporte un niveau de risque personnel différent et entraîne des obligations continues différentes.

Une entreprise individuelle, c'est vous, exploitant une entreprise. C'est la formule la plus simple et la moins coûteuse à mettre en place. Le hic, c'est qu'il n'y a aucune séparation juridique entre vous et l'entreprise : les dettes de l'entreprise sont vos dettes, et le revenu d'entreprise est déclaré dans votre déclaration de revenus personnelle.

Une société en nom collectif, c'est deux personnes ou plus qui exploitent une entreprise ensemble en vue d'en tirer un profit. Même simplicité, même absence de séparation, avec en prime le fait que chaque associé peut être tenu responsable des dettes de la société de personnes, y compris des engagements pris par un associé sans vous. Une convention de société écrite est fortement recommandée, même si la loi ne l'exige pas. Les sociétés en commandite et les sociétés en nom collectif à responsabilité limitée existent aussi en Ontario, mais ce sont des structures spécialisées, utilisées pour des véhicules de placement et certaines professions réglementées, et elles s'enregistrent selon d'autres règles.

Une société par actions est une entité juridique distincte. Elle possède ses propres biens, signe ses propres contrats et répond de ses propres dettes. Elle coûte plus cher et exige plus d'entretien, mais elle érige un mur entre vos biens personnels et l'entreprise, et elle peut être plus avantageuse sur le plan fiscal une fois que vous gagnez plus que ce dont vous avez besoin pour vivre.

Si vous ne savez pas laquelle vous convient, ce choix mérite plus de réflexion que l'enregistrement lui-même. Nous l'abordons dans un guide distinct sur l'entreprise individuelle par rapport à la constitution en société.

Les structures d'entreprise en Ontario, comparées

Voici comment les principales options se comparent sur les points qui comptent au moment de l'enregistrement. Les montants indiqués sont uniquement les droits de dépôt gouvernementaux, tels que publiés par ServiceOntario et Corporations Canada.

Les deux types de société par actions produisent aussi une déclaration de revenus des sociétés (T2) chaque année et tiennent un livre des procès-verbaux. Ces coûts ne sont pas des droits gouvernementaux, mais ce sont eux qui font la véritable différence d'entretien entre une société par actions et une entreprise non constituée.

Enregistrer une entreprise individuelle ou une société de personnes

En vertu de la Loi sur les noms commerciaux de l'Ontario, une personne physique qui exploite une entreprise sous un nom autre que son propre nom doit enregistrer ce nom. Si vous exercez sous le nom « Jeanne Tremblay », vous n'avez pas à vous enregistrer. Si vous exercez sous le nom « Jeanne Tremblay Conseil » ou « Studio Maplewind », vous devez le faire. Les sociétés de personnes sont soumises à une règle plus stricte : les associés doivent enregistrer la raison sociale de la société, ainsi que tout autre nom qu'ils utilisent auprès du public.

Cet enregistrement s'appelait autrefois Master Business Licence. Aujourd'hui, il s'agit de l'enregistrement d'un nom commercial, déposé par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario. Voici comment procéder :

• Vérifiez d'abord le nom. Consultez le Registre des entreprises de l'Ontario et la Base de données sur les marques de commerce canadiennes pour repérer des noms identiques ou semblables dans votre secteur.
• Rassemblez vos renseignements : le nom commercial, votre nom légal et votre adresse, l'adresse de l'entreprise et une brève description de l'activité.
• Déposez en ligne par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario. Les enregistrements en ligne sont traités immédiatement. Les dépôts par la poste prennent environ 15 jours ouvrables.
• Payez les droits gouvernementaux de 60 $. Les droits sont les mêmes en ligne ou par la poste.
• Conservez l'enregistrement et notez la date d'expiration. L'enregistrement est en vigueur pendant cinq ans et doit être renouvelé avant son expiration, moyennant 60 $ de plus.

Si un renseignement change, comme votre adresse ou l'activité de l'entreprise, mettez-le à jour dans le registre. L'Ontario exige que les changements aux renseignements enregistrés soient déclarés dans les 15 jours. Si vous préférez ne pas vous occuper du dépôt vous-même, Korporex peut déposer l'enregistrement de votre entreprise individuelle, ou enregistrer un nom commercial pour une entreprise existante.

Omettre l'enregistrement a des conséquences. Exploiter une entreprise sous un nom non enregistré constitue une infraction à la Loi sur les noms commerciaux, passible d'une amende maximale de 2 000 $ pour une personne physique et de 25 000 $ pour une personne morale. Plus concrètement, une entreprise exploitée sous un nom non enregistré ne peut pas intenter une poursuite devant un tribunal de l'Ontario relativement à cette entreprise sans l'autorisation du tribunal. Cela compte la première fois qu'un client refuse de payer. Pour la marche à suivre complète, consultez notre guide sur la façon d'enregistrer une entreprise individuelle en Ontario.

Enregistrer une société par actions

La constitution en société est une étape plus importante. Vous choisissez d'abord de vous constituer à l'échelle provinciale, en Ontario, ou à l'échelle fédérale, en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions. Le provincial est habituellement plus simple si vous comptez exercer surtout en Ontario. Le fédéral vous donne une protection du nom partout au pays.

Une société fédérale qui exerce ses activités en Ontario doit tout de même s'y enregistrer en déposant un rapport initial dans les 60 jours suivant le début de ses activités dans la province, mais elle n'a pas besoin d'un permis extraprovincial. À l'inverse, une société ontarienne qui s'étend dans une autre province s'y enregistre à titre de société extraprovinciale selon les règles de cette province.

Dans un cas comme dans l'autre, la constitution suit la même séquence de base :

• Choisissez une société avec un nom ou une société à matricule. Une société à matricule utilise le numéro attribué par le registre, par exemple « 1234567 Ontario Inc. ». Une société avec un nom a besoin d'un nom distinctif qui ne prête pas à confusion avec des noms existants.
• Pour une société ontarienne avec un nom, obtenez un rapport de recherche NUANS axé sur l'Ontario. Au fédéral, un rapport NUANS distinct n'est plus exigé pour un nom en mots déposé en ligne, car la recherche de nom est intégrée au processus fédéral.
• Déterminez votre structure d'actions : les catégories d'actions, leurs droits et les restrictions à leur transfert.
• Nommez vos premiers administrateurs et indiquez l'adresse de votre siège social dans le territoire de constitution.
• Déposez les statuts constitutifs et payez les droits gouvernementaux : 300 $ en Ontario, 200 $ au fédéral. Les dépôts en ligne sont traités immédiatement en Ontario et habituellement en un jour ouvrable au fédéral.
• Réglez les étapes postérieures à la constitution : organisez la société par résolution, émettez les actions, mettez en place le livre des procès-verbaux et déposez le rapport initial de l'Ontario dans les 60 jours suivant la constitution (sans droits gouvernementaux).

C'est à cette étape que le faire soi-même peut coûter cher en silence. La structure d'actions et les statuts ne sont pas que des formulaires. Ils déterminent comment vous pourrez accueillir des associés, vous verser une rémunération et vendre l'entreprise plus tard. Les gens se constituent souvent en société à bas prix en ligne, puis paient plus cher un an plus tard pour corriger une structure qui n'avait pas anticipé l'évolution de l'entreprise. Notre guide sur la constitution en société en Ontario détaille chaque étape, et le guide sur la société nominative ou à matricule vous aide à prendre la première décision.

Une société qui veut exercer sous un nom autre que sa dénomination sociale, comme une société à matricule exploitée sous le nom « Studio Maplewind », doit aussi enregistrer ce nom en vertu de la Loi sur les noms commerciaux. Une fois constituée, la société continue de déposer un rapport annuel par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario, dans les six mois suivant la fin de son exercice, et l'omettre peut à terme entraîner sa dissolution. Notre guide sur les déclarations annuelles des sociétés explique les échéances.

Quand vous êtes prêt, vous pouvez commencer une constitution en ligne en environ 10 minutes.

Numéro d'entreprise de l'ARC et TPS/TVH

S'enregistrer auprès de l'Ontario et s'inscrire auprès de l'Agence du revenu du Canada sont deux étapes distinctes. Le numéro d'entreprise de l'ARC est un identifiant à neuf chiffres pour tous vos comptes fiscaux fédéraux. Une personne qui exploite une entreprise individuelle sous son propre nom n'en a pas toujours besoin au départ. Il vous en faut un dès que vous ouvrez un compte de programme : TPS/TVH, retenues sur la paie, impôt sur le revenu des sociétés ou importations-exportations. Toute société par actions en a besoin, puisqu'elle produit sa propre déclaration de revenus. Une constitution fédérale génère normalement un numéro d'entreprise pour vous; sinon, vous vous inscrivez auprès de l'ARC en ligne, par téléphone ou par la poste.

L'inscription à la TPS/TVH devient obligatoire dès que vous cessez d'être un petit fournisseur. Vous demeurez un petit fournisseur tant que vos ventes taxables ne dépassent pas 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs, ni au cours d'un seul trimestre civil. Une fois le seuil franchi, vous avez 29 jours à compter de la date d'entrée en vigueur de votre inscription pour vous inscrire. Les chauffeurs de taxi et de covoiturage commercial doivent s'inscrire dès leur première vente, peu importe leurs revenus. Sous le seuil, l'inscription est facultative, et bien des entreprises s'inscrivent volontairement pour récupérer des crédits de taxe sur les intrants sur leurs frais de démarrage. En Ontario, le taux harmonisé est de 13 %. Notre guide sur l'obtention d'un numéro de TPS/TVH en Ontario donne les détails, et Korporex peut inscrire votre numéro d'entreprise et vos comptes fiscaux pour vous.

Permis municipaux et autres inscriptions

Un enregistrement provincial n'autorise pas, à lui seul, toutes les activités. Selon ce que vous faites et l'endroit où vous le faites, d'autres démarches peuvent être nécessaires :

• Permis d'entreprise municipaux. De nombreuses municipalités ontariennes délivrent des permis pour certaines activités, comme la restauration, les services personnels, les métiers et les véhicules de transport rémunéré. Les règles varient d'une ville à l'autre, et les règlements de zonage peuvent limiter ce que vous exploitez à domicile. Renseignez-vous auprès de votre municipalité, ou utilisez PerLE, un service gouvernemental qui dresse la liste des permis et licences selon votre activité et votre emplacement.
• CSPAAT. La plupart des entreprises doivent s'inscrire auprès de la Commission de la sécurité professionnelle et de l'assurance contre les accidents du travail dans les 10 jours civils suivant l'embauche de leur premier travailleur. Les entreprises de construction sont soumises à des règles particulières, y compris pour les propriétaires sans employés.
• Impôt-santé des employeurs. L'ISE de l'Ontario s'applique à la masse salariale. Les employeurs admissibles sont exonérés sur la première tranche de 1 million de dollars de rémunération annuelle en Ontario et doivent s'inscrire dès que leur masse salariale dépasse cette exonération. Les employeurs dont la masse salariale en Ontario dépasse 5 millions de dollars ne peuvent pas demander l'exonération.
• Compte de retenues sur la paie. Avant de payer votre premier employé, ouvrez un compte de retenues sur la paie (RP) auprès de l'ARC pour verser les retenues à la source.
• Organismes de réglementation sectoriels. Les professions et activités réglementées, de l'immobilier à la manipulation des aliments en passant par les métiers spécialisés, ont leurs propres organismes de délivrance de permis. Enregistrer votre entreprise ne les remplace pas.

Erreurs courantes lors de l'enregistrement d'une entreprise en Ontario

• Considérer l'enregistrement d'un nom commercial comme une protection du nom. C'est un avis public indiquant qui se trouve derrière un nom, pas un droit exclusif. Les droits sur une marque de commerce découlent de l'emploi et de l'enregistrement auprès de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada.
• Exercer sous un nom commercial sans l'enregistrer, y compris une société par actions qui exerce sous un nom autre que le sien.
• Laisser expirer l'enregistrement quinquennal du nom commercial parce que personne n'a noté le renouvellement.
• Choisir le nom d'une société avant d'en vérifier la disponibilité, puis payer un second rapport NUANS après un refus.
• Accepter une structure d'actions par défaut sans penser aux futurs associés, aux membres de la famille ou à une vente.
• Supposer que l'enregistrement auprès de l'Ontario vous inscrit aussi auprès de l'ARC, ou tarder à vous inscrire à la TPS/TVH après avoir dépassé 30 000 $.
• Se constituer en société, puis oublier le rapport initial, le rapport annuel et le livre des procès-verbaux.

Après l'enregistrement

Quelle que soit la voie choisie, quelques étapes suivent habituellement.

• Vous obtenez un numéro d'entreprise de l'ARC si vous n'en avez pas déjà un.
• Vous vous inscrivez à la TPS/TVH si vous prévoyez dépasser le seuil de 30 000 $, ou volontairement si les crédits de taxe sur les intrants en valent la peine.
• Si vous embauchez, vous ouvrez un compte de paie et vous vous inscrivez auprès de la CSPAAT.
• Vous ouvrez un compte bancaire d'entreprise distinct pour que l'argent de l'entreprise et votre argent personnel ne se mélangent jamais.
• Et si vous vous êtes constitué en société, vous commencez à tenir un livre des procès-verbaux, le registre obligatoire des décisions de la société, et vous déposez le rapport initial dans les 60 jours.

Aucune de ces étapes n'est urgente le premier jour, mais elles s'accumulent si on les néglige, et certaines entraînent des pénalités lorsqu'on les oublie. Nos guides sur le livre des procès-verbaux et sur l'ouverture d'un compte bancaire d'entreprise couvrent les deux étapes que les gens remettent le plus souvent à plus tard.

Où se situe Korporex

Vous pouvez enregistrer une entreprise individuelle vous-même en un après-midi par l'entremise du Registre des entreprises de l'Ontario. Pour la constitution en société, Korporex prend en charge les dépôts de constitution ontariens et fédéraux en ligne, y compris la recherche de nom NUANS, la structure d'actions et le livre des procès-verbaux, pour que vous puissiez tout faire au même endroit et recevoir vos documents en 24 heures. Si vous voulez d'abord comparer le coût gouvernemental total, notre guide sur le coût pour constituer une société en Ontario le détaille, et quand vous êtes prêt, vous pouvez vous constituer en ligne.

Ce guide fournit des renseignements généraux sur les règles d'enregistrement ontariennes et fédérales; il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal adapté à votre situation. Pour les décisions concernant la structure, les actions et la planification fiscale, consultez un avocat ou un comptable qualifié.

Questions fréquentes