Les statuts constitutifs sont l'acte constitutif d'une société canadienne : le document déposé auprès du gouvernement qui donne naissance à la société et fixe sa structure de base. En vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA), les statuts énoncent le nom de la société, la province de son siège social, les catégories et le nombre maximal d'actions qu'elle peut émettre, toute restriction au transfert des actions, le nombre d'administrateurs et toute restriction aux activités qu'elle peut exercer. Une fois les statuts acceptés, un certificat de constitution est délivré et la société existe comme entité juridique distincte. Tout ce que la société peut faire découle de ce que les statuts énoncent.
Ce guide explique ce que contiennent les statuts au fédéral et en Ontario, comment fonctionne la structure d'actions, en quoi les statuts diffèrent des règlements administratifs et d'une convention d'actionnaires, et comment modifier, mettre à jour ou retrouver vos statuts. Il porte sur les sociétés régies par la LCSA et par la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (LSAO); les autres provinces utilisent leurs propres formulaires et parfois une terminologie différente.
Ce que sont les statuts constitutifs
Une société n'existe pas tant que le gouvernement n'a pas accepté ses statuts. Les personnes qui les signent sont les fondateurs. En vertu de la LCSA (article 5) et de la LSAO (article 4), une ou plusieurs personnes physiques ou sociétés peuvent constituer une société, et un fondateur qui est une personne physique doit avoir au moins 18 ans, ne pas avoir été déclaré incapable et ne pas avoir le statut de failli.
Les juristes parlent d'acte « constitutif » parce que les statuts constituent la société. Ils forment le premier niveau des règles propres à la société : les règlements administratifs, les résolutions et toute convention d'actionnaires s'inscrivent dans ce que la loi et les statuts permettent. C'est pourquoi les statuts sont le premier document de tout livre des procès-verbaux, et pourquoi les banques, les prêteurs, les acheteurs et l'ARC en demandent souvent une copie.
Ce que contiennent les statuts constitutifs
Au fédéral, le paragraphe 6(1) de la LCSA énumère ce que les statuts (déposés au moyen du formulaire 1, Statuts constitutifs) doivent énoncer :
- La dénomination de la société, ou une demande de dénomination numérique.
- La province au Canada où le siège social doit être situé.
- Les catégories et le nombre maximal, le cas échéant, d'actions que la société est autorisée à émettre et, s'il y a deux catégories ou plus, les droits, privilèges, conditions et restrictions de chaque catégorie.
- Si l'émission, le transfert ou la propriété des actions est restreint, une déclaration en ce sens et la nature des restrictions.
- Le nombre d'administrateurs, ou un nombre minimal et maximal.
- Toute restriction aux activités que la société peut exercer.
Selon le paragraphe 6(2), les statuts peuvent aussi contenir toute disposition que la loi permet d'inclure dans les règlements administratifs. Ces dispositions figurent généralement sous « autres dispositions ».
En Ontario, le paragraphe 5(1) de la LSAO n'énumère plus lui-même le contenu. Il prévoit que les statuts doivent être rédigés selon la formule approuvée par le directeur et contenir les renseignements exigés par la loi, les règlements ou le directeur. L'avis du ministère sur la constitution d'une société par actions énumère ces renseignements : la dénomination sociale, l'adresse du siège social, le nombre d'administrateurs et les coordonnées de chaque premier administrateur, les fondateurs, toute restriction aux activités ou aux pouvoirs de la société, la structure d'actions et toute restriction au transfert des actions, ainsi que les autres dispositions. Comme dans la LCSA, le paragraphe 5(3) permet d'inclure dans les statuts tout ce qui peut figurer dans les règlements administratifs.
| Élément | Fédéral (LCSA) | Ontario (LSAO) |
|---|---|---|
| Dénomination | Dénomination verbale, ou dénomination numérique suivie de « Canada » et d'un élément juridique | Dénomination verbale appuyée par un rapport NUANS axé sur l'Ontario daté de moins de 90 jours, ou dénomination numérique suivie de « Ontario » et d'un élément juridique |
| Siège social | Seulement la province dans les statuts; l'adresse figure sur un formulaire distinct déposé avec eux | Adresse physique complète en Ontario; une case postale seule n'est pas acceptée |
| Catégories et nombre maximal d'actions | Obligatoire | Obligatoire |
| Droits de chaque catégorie | Obligatoire s'il y a deux catégories ou plus | Obligatoire s'il y a plus d'une catégorie |
| Restrictions au transfert des actions | Énoncées si les actions sont restreintes | Énoncées si les actions sont restreintes |
| Administrateurs | Nombre fixe, ou minimal et maximal; au moins un | Nombre fixe, ou minimal et maximal; au moins une personne (trois pour une société faisant appel public à l'épargne) |
| Restrictions aux activités | Le cas échéant | Le cas échéant, y compris les restrictions aux pouvoirs |
| Autres dispositions | Tout ce qui est permis dans les règlements administratifs | Tout ce qui est permis dans les règlements administratifs |
| Droits gouvernementaux | 200 $ | 300 $ |
La structure d'actions : la partie qui façonne l'entreprise
L'essentiel des statuts est administratif. La structure d'actions est la partie qui façonne réellement l'entreprise. Elle détermine qui peut posséder quoi, comment les profits peuvent être versés en dividendes, qui contrôle les votes et comment un cofondateur, un membre de la famille, une société de portefeuille ou un investisseur pourra entrer plus tard.
En vertu des deux lois, les actions sont sans valeur nominale et sont émises sous forme nominative. Lorsqu'une société n'a qu'une seule catégorie d'actions, toutes les actions confèrent des droits égaux. Lorsque les statuts créent plus d'une catégorie, ils doivent préciser les droits, privilèges, conditions et restrictions de chacune, et les droits de base doivent chacun être rattachés à au moins une catégorie : le droit de vote et le droit au reliquat des biens à la dissolution selon la LSAO (article 22), plus le droit de recevoir les dividendes déclarés selon la LCSA (article 24). La loi ne dicte pas le nom d'une catégorie. Une action est « privilégiée » ou « ordinaire » uniquement en raison des droits que lui donnent les statuts.
Beaucoup de sociétés autorisent un nombre illimité d'actions de chaque catégorie. Le dépôt en ligne de l'Ontario propose même un texte prédéfini pour une seule catégorie d'actions ordinaires, en nombre illimité. Les structures courantes comprennent les catégories suivantes, décrites en termes généraux :
| Catégorie | Caractéristiques habituelles | Souvent utilisée pour |
|---|---|---|
| Actions ordinaires avec droit de vote | Une voix par action, droit aux dividendes déclarés sur la catégorie, partage du reliquat à la dissolution | Fondateurs et propriétaires-dirigeants; la catégorie unique par défaut |
| Actions ordinaires sans droit de vote | Mêmes droits économiques que les actions ordinaires, mais aucun vote aux assemblées | Donner une participation sans le contrôle |
| Actions privilégiées | Dividende préférentiel ou fixe, priorité sur les actions ordinaires à la dissolution, souvent rachetables par la société ou au gré du détenteur, généralement sans droit de vote | Investisseurs, membres de la famille ou sociétés de portefeuille |
| Actions spéciales ou de « gel » | Valeur de rachat fixe, souvent avec droit de vote et un dividende limité | Gels successoraux et réorganisations |
Les structures à plusieurs catégories sont courantes dans les sociétés dirigées par leur propriétaire, mais les règles fiscales encadrent leur utilisation. Par exemple, les règles fédérales sur l'impôt sur le revenu fractionné (IRF) limitent l'avantage fiscal du versement de dividendes à des membres de la famille qui ne participent pas activement à l'entreprise. Un comptable ou un avocat peut expliquer le traitement d'une structure donnée dans une situation précise.
Statuts, règlements administratifs et convention d'actionnaires
Ces trois documents sont souvent confondus. Ils jouent des rôles différents et se modifient de façons différentes.
| Statuts constitutifs | Règlements administratifs | Convention d'actionnaires | |
|---|---|---|---|
| Nature | L'acte constitutif déposé auprès du gouvernement | Les règles de fonctionnement internes de la société | Un contrat privé entre les actionnaires |
| Déposé auprès du gouvernement? | Oui | Non; conservé dans le livre des procès-verbaux | Non; conservée dans le livre des procès-verbaux |
| Qui le modifie | Les actionnaires, par résolution spéciale, puis dépôt de statuts de modification | Les administrateurs par résolution, confirmée par les actionnaires à l'assemblée suivante par résolution ordinaire | Les parties, selon ce que prévoit la convention (souvent toutes) |
| Public? | Oui, des copies peuvent être commandées au registre | Non | Non |
| Contenu habituel | Dénomination, catégories et droits des actions, restrictions au transfert, nombre d'administrateurs | Assemblées, quorum, dirigeants, opérations bancaires et pouvoirs de signature | Transferts d'actions, règles d'achat-vente, prise de décision, différends |
Les règles sur les règlements administratifs viennent de l'article 103 de la LCSA et de l'article 116 de la LSAO. Une convention signée par tous les actionnaires qui restreint les pouvoirs des administrateurs est une convention unanime des actionnaires (article 146 de la LCSA, article 108 de la LSAO), et une copie doit être conservée avec les registres de la société. Notre guide sur les conventions d'actionnaires au Canada présente leur contenu habituel.
Statuts fédéraux ou ontariens
Les statuts fédéraux sont déposés en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions par Corporations Canada; les statuts ontariens, en vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario par le Registre des entreprises de l'Ontario. Les documents sont semblables sur le fond, mais la protection du nom et les dépôts courants diffèrent entre le fédéral et le provincial.
Les droits gouvernementaux sont de 200 $ pour déposer des statuts fédéraux en ligne et de 300 $ pour des statuts ontariens. Pour une société fédérale à dénomination verbale déposée en ligne, la recherche de nom fait partie du processus fédéral et aucun rapport NUANS distinct n'est exigé. Une société ontarienne à dénomination verbale a besoin d'un rapport NUANS axé sur l'Ontario daté de moins de 90 jours avant le dépôt. Une société à matricule n'exige aucune recherche de nom dans l'un ou l'autre cas. Pour le processus ontarien complet, consultez notre guide pour se constituer en société en Ontario.
Comment on dépose les statuts
Vous choisissez un nom (avec un rapport NUANS) ou prenez une société à matricule, établissez votre structure d'actions, nommez vos administrateurs et votre siège social, puis déposez. Une fois acceptés, vous recevez un certificat de constitution et une copie estampillée de vos statuts, qui deviennent les premiers documents de votre livre des procès-verbaux.
Plus en détail, un dépôt type suit ces étapes :
- Choisir la dénomination : une dénomination verbale (avec la recherche de nom exigée) ou une dénomination numérique.
- Arrêter la structure d'actions : les catégories, le nombre maximal le cas échéant, les droits de chaque catégorie et les restrictions au transfert.
- Fixer le nombre d'administrateurs (fixe, ou minimal et maximal) et réunir les coordonnées de chaque premier administrateur.
- Confirmer le siège social : la province pour des statuts fédéraux, et une adresse physique complète en Ontario pour des statuts ontariens.
- Ajouter les restrictions aux activités et les autres dispositions, le cas échéant.
- Faire signer chaque fondateur, puis déposer en ligne et payer les droits gouvernementaux.
Le certificat de constitution
Au fédéral, sur réception des statuts, le directeur nommé en vertu de la LCSA délivre un certificat de constitution (article 8), et la société naît à la date figurant sur le certificat (article 9). En Ontario, le directeur appose sur les statuts un certificat qui constitue le certificat de constitution (article 6 de la LSAO). Ce certificat fait foi de façon concluante que la société a été constituée à la date qui y figure, sauf dans une instance visant à l'annuler pour un motif valable (article 7).
Lorsque des statuts ontariens sont déposés en ligne, le ministère envoie par courriel le certificat de constitution, une copie des statuts certifiés, un reçu de paiement et une clé d'entreprise utilisée pour les dépôts futurs. Le certificat indique la dénomination sociale, le numéro matricule de la société en Ontario et la date d'effet, et un dépôt ontarien peut demander une date d'effet jusqu'à 30 jours plus tard. Le numéro de la société ne change jamais pendant toute son existence.
Le certificat est un début, pas une fin. Une société ontarienne doit déposer son rapport initial dans les 60 jours suivant sa constitution, sans droits gouvernementaux, et toute société doit ensuite mettre en place ses règlements administratifs, ses premières résolutions, ses émissions d'actions et ses registres. Korporex les prépare au moyen de son service de livre des procès-verbaux initial.
Modifier vos statuts
Les statuts ne sont pas figés. Une société les modifie pour changer sa dénomination, créer une nouvelle catégorie d'actions, changer les droits rattachés aux actions, changer le nombre d'administrateurs, ou ajouter, changer ou supprimer des restrictions au transfert des actions ou à ses activités. L'article 173 de la LCSA et l'article 168 de la LSAO énumèrent les modifications permises.
Une modification est autorisée par résolution spéciale des actionnaires. Selon les deux lois, une résolution spéciale est adoptée par au moins les deux tiers des voix exprimées à une assemblée, ou signée par écrit par tous les actionnaires habiles à voter sur celle-ci. Une exception : les administrateurs peuvent seuls remplacer une dénomination numérique par une dénomination verbale. Lorsqu'une modification touche une catégorie en particulier, par exemple en changeant ses droits ou en créant une catégorie de rang supérieur, les détenteurs de cette catégorie ont généralement le droit de voter séparément (article 176 de la LCSA, article 170 de la LSAO). Les modifications qui ajoutent, changent ou suppriment des restrictions au transfert des actions ou aux activités donnent aussi aux actionnaires votants un droit à la dissidence et au paiement de la juste valeur de leurs actions (article 190 de la LCSA, article 185 de la LSAO).
Après l'approbation, des statuts de modification sont déposés et la société reçoit un certificat de modification. Les droits gouvernementaux sont de 150 $ en Ontario et de 200 $ au fédéral pour un dépôt en ligne (250 $ par courriel ou par la poste); certaines modifications fédérales, comme l'ajout d'une version anglaise ou française de la dénomination, sont gratuites. Korporex dépose des statuts de modification et des changements de dénomination sociale pour les sociétés fédérales et ontariennes.
Certains changements courants ne sont pas des modifications des statuts. Le déplacement du siège social dans la même province relève des administrateurs et est déclaré au registre, et le remplacement d'administrateurs dans les limites du nombre prévu aux statuts est déclaré au moyen d'un avis de modification. Voir changement d'adresse et changement d'administrateurs.
Statuts mis à jour
Après plusieurs modifications, les statuts d'une société peuvent être répartis entre le dépôt initial et une série de certificats de modification. Les administrateurs peuvent en tout temps les regrouper dans des statuts constitutifs mis à jour, et doivent le faire sur ordre du directeur (article 180 de la LCSA, article 173 de la LSAO). La mise à jour ne change rien : elle réunit les statuts modifiés en un seul document. Un certificat de constitution mis à jour est délivré, et les statuts mis à jour remplacent les statuts originaux et toutes leurs modifications. Les droits gouvernementaux sont de 150 $ en Ontario et de 100 $ au fédéral.
Où trouver vos statuts
Les deux lois obligent la société à conserver ses statuts, ses règlements administratifs et toutes leurs modifications avec ses registres (article 20 de la LCSA, article 140 de la LSAO). Le premier endroit où chercher est donc le livre des procès-verbaux. S'il est manquant ou incomplet, il existe d'autres sources :
- Le courriel du registre confirmant la constitution, qui contenait le certificat et les statuts.
- Corporations Canada, pour une société fédérale : des copies non certifiées des documents de la société peuvent être commandées gratuitement en ligne, et les copies certifiées coûtent 40 $ par document.
- Le Registre des entreprises de l'Ontario, pour une société ontarienne : des copies des documents déposés peuvent être commandées moyennant des frais.
- L'avocat, le comptable ou le service de dépôt qui s'est occupé de la constitution.
Une fois les statuts en main, conservez avec eux une copie de chaque certificat de modification, afin que la version complète et à jour soit toujours disponible lorsqu'une banque, un acheteur ou un prêteur la demande.
Korporex prépare et dépose en ligne les statuts constitutifs des sociétés fédérales et ontariennes, y compris la structure d'actions. Vous pouvez commencer votre constitution ici.
Questions fréquentes
Les statuts constitutifs sont-ils la même chose que le certificat de constitution?+
Non, mais ils vont ensemble. Les statuts sont le document que déposent les fondateurs; ils énoncent la dénomination, la structure d'actions, les administrateurs et les autres dispositions. Le certificat de constitution est délivré par le gouvernement une fois les statuts acceptés et confirme la date à laquelle la société a commencé à exister. En Ontario, le certificat est apposé sur les statuts eux-mêmes.
Les statuts constitutifs indiquent-ils les actionnaires?+
Non. Les statuts énoncent les catégories et le nombre d'actions que la société est autorisée à émettre, et non leurs détenteurs. Les actionnaires sont inscrits au registre des valeurs mobilières tenu dans le livre des procès-verbaux. Les premières actions sont habituellement émises par résolution des administrateurs après la constitution, et les transferts ultérieurs doivent respecter les restrictions prévues aux statuts.
Puis-je modifier mes statuts constitutifs après la constitution?+
Oui. Les actionnaires approuvent la modification par résolution spéciale, soit les deux tiers des voix exprimées à une assemblée ou le consentement écrit de chaque actionnaire votant, puis la société dépose des statuts de modification. Les droits gouvernementaux sont de 150 $ en Ontario et de 200 $ au fédéral pour un dépôt en ligne. Un certificat de modification confirme le changement.
Quelle est la différence entre les statuts et les règlements administratifs?+
Les statuts sont déposés auprès du gouvernement et fixent la structure fondamentale de la société, comme sa dénomination, ses catégories d'actions et le nombre d'administrateurs. Les règlements administratifs sont des règles internes sur les assemblées, les dirigeants, les opérations bancaires et les pouvoirs de signature. Les administrateurs les adoptent par résolution, les actionnaires les confirment à l'assemblée suivante, et ils ne sont pas déposés.
Les statuts constitutifs sont-ils publics?+
Oui. Les statuts sont déposés auprès de Corporations Canada ou du Registre des entreprises de l'Ontario, et des copies peuvent être commandées au registre. Au fédéral, les copies non certifiées sont gratuites en ligne. Les règlements administratifs et les conventions d'actionnaires, en revanche, sont des documents privés conservés dans le livre des procès-verbaux de la société.