Décider de se constituer en société, c'est la partie facile. La première vraie bifurcation, c'est de savoir s'il faut se constituer à l'échelle fédérale ou provinciale, et un nombre étonnant de gens font ce choix en fonction de l'option qu'un site Web leur a montrée en premier. Cela mérite quelques minutes de réelle réflexion, car les deux sont vraiment différents.
Ce que la constitution vous apporte, dans les deux cas
Avant la question du fédéral ou du provincial, il est utile de se rappeler ce que vous achetez. La constitution en société crée une entité juridique distincte qui peut posséder des biens, signer des contrats et porter ses propres responsabilités. Elle sépare l'entreprise de vous personnellement et ouvre une planification fiscale qui n'est pas offerte à l'entrepreneur individuel. Cela est vrai, que vous alliez au fédéral ou au provincial. La différence porte sur l'endroit où votre société est reconnue et sur la manière dont son nom est protégé.
La constitution fédérale
La constitution fédérale se fait en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions, par l'entremise de Corporations Canada. Le principal avantage est la protection du nom partout au pays. Lorsque vous vous constituez à l'échelle fédérale, votre nom est vérifié à l'échelle nationale et protégé à l'échelle nationale. Personne dans une autre province ne peut enregistrer une société portant un nom prêtant à confusion avec le vôtre.
La constitution fédérale a aussi un certain poids. Si vous comptez exercer dans plus d'une province, mobiliser des fonds ou bâtir une marque qui traverse les frontières provinciales, le fédéral est souvent le meilleur choix. Les compromis : il y a plus d'administration. Une société constituée à l'échelle fédérale doit tout de même s'enregistrer de façon extraprovinciale dans chaque province où elle exerce réellement ses activités, ce qui suppose des dépôts additionnels.
La constitution provinciale
Se constituer en société en Ontario (ou dans toute autre province) se fait par le registre de cette province. Si votre entreprise exerce surtout à l'intérieur d'une seule province, c'est habituellement la voie la plus simple et la plus économique.
Votre protection du nom se limite à cette province, ce qui convient si vous n'avez aucun projet d'expansion ailleurs. L'administration courante est généralement plus légère, et vous traitez avec un seul gouvernement plutôt que potentiellement plusieurs. Pour un très grand nombre de petites et moyennes entreprises de l'Ontario, la constitution provinciale couvre tout ce dont elles ont besoin, sans les couches supplémentaires.
Comment se constituer concrètement
Quel que soit votre choix, la mécanique est semblable :
- Choisissez votre nom (ou prenez une société à matricule, ce qui évite la recherche de nom). Une société avec un nom exige une recherche de nom NUANS pour confirmer que le nom est disponible et pas trop semblable aux noms existants.
- Déposez vos statuts constitutifs. Ils énoncent la structure de base de votre société, y compris ses catégories d'actions.
- Établissez votre structure d'actions. Elle détermine qui possède quoi, comment les profits peuvent être distribués et comment vous pourrez accueillir des associés ou des investisseurs plus tard.
- Nommez vos administrateurs et établissez votre siège social.
- Obtenez votre numéro d'entreprise de l'ARC et ouvrez les comptes fiscaux dont vous avez besoin (impôt des sociétés, TPS/TVH, paie).
- Commencez votre livre des procès-verbaux, le registre juridique continu de la société.
Lequel choisir ?
Si vous exercez surtout dans une seule province et n'avez aucun projet immédiat d'expansion, la constitution provinciale suffit habituellement. Si vous travaillerez dans plusieurs provinces, voulez une protection du nom à l'échelle nationale ou bâtissez quelque chose que vous comptez faire croître ou financer, le fédéral vaut l'administration supplémentaire. Aucun n'est universellement le bon. Tout dépend d'où va l'entreprise.
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