Qu'est-ce qu'un livre des procès-verbaux et pourquoi votre société en a-t-elle besoin ?

Le livre des procès-verbaux est l'ensemble des registres qu'une société canadienne est légalement tenue de conserver sur sa propre existence, sa propriété et ses décisions. Il contient les statuts et les règlements administratifs, les procès-verbaux et les résolutions écrites des administrateurs et des actionnaires, les registres des administrateurs et des valeurs mobilières, ainsi que le registre des particuliers ayant un contrôle important. Pour une société fédérale, la liste de base figure à l'article 20 de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA); pour une société ontarienne, à l'article 140 de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (LSAO). L'obligation commence le jour de la constitution et dure aussi longtemps que la société existe.

Ce qu'est un livre des procès-verbaux

Malgré son nom, le livre des procès-verbaux n'est pas seulement un recueil de procès-verbaux de réunions. C'est l'archive organisée de tous les documents qui établissent le statut juridique de la société, qui détient ses actions, qui siège à son conseil et ce que ses administrateurs et actionnaires ont décidé. Les petites sociétés fermées tiennent rarement des réunions formelles; la plupart de leurs décisions sont prises par résolutions écrites signées par tous les administrateurs ou tous les actionnaires, et les deux lois reconnaissent à ces résolutions la même validité qu'une résolution adoptée en réunion (LCSA, art. 117 et 142; LSAO, art. 129 et 104). Ces résolutions signées remplissent l'essentiel de la plupart des livres.

L'expression livre des procès-verbaux ne figure dans aucune des deux lois. La LCSA et la LSAO parlent de livres et de registres que la société doit préparer et tenir. En pratique, avocats, comptables, banques et acheteurs utilisent tous cette expression pour désigner l'ensemble complet de ces documents, qu'il soit conservé dans un classeur physique ou dans un système numérique.

L'obligation légale : l'article 20 de la LCSA et l'article 140 de la LSAO

Le paragraphe 20(1) de la LCSA oblige la société fédérale à préparer et à tenir des livres contenant ses statuts et ses règlements administratifs ainsi que leurs modifications, une copie de toute convention unanime des actionnaires, les procès-verbaux des assemblées et les résolutions des actionnaires, des copies des listes des administrateurs et des avis de changement d'administrateurs envoyés à Corporations Canada, et un registre des valeurs mobilières conforme à l'article 50. Le paragraphe 20(2) ajoute une comptabilité adéquate ainsi que les procès-verbaux des réunions et les résolutions des administrateurs et de tout comité. L'article 21.1 exige en outre un registre des particuliers ayant un contrôle important.

Le paragraphe 140(1) de la LSAO oblige la société ontarienne à préparer et à tenir ses statuts, ses règlements administratifs et leurs modifications, une copie de toute convention unanime des actionnaires dont les administrateurs ont connaissance, les procès-verbaux et les résolutions des actionnaires, un registre des administrateurs, un registre des valeurs mobilières conforme à l'article 141, un registre des droits de propriété sur des biens-fonds situés en Ontario et un registre des particuliers ayant un contrôle important. Le paragraphe 140(2) ajoute une comptabilité adéquate ainsi que les procès-verbaux et les résolutions des administrateurs et de leurs comités. Le paragraphe 141(2) exige aussi un registre des transferts consignant chaque transfert des valeurs mobilières nominatives de la société.

Les deux lois permettent de se défaire des documents comptables après six ans, sous réserve de toute période de conservation plus longue exigée par le droit fiscal ou une autre loi (LCSA, par. 20(2.1); LSAO, par. 140(2)). Les documents sociaux eux-mêmes, comme les statuts, les règlements, les procès-verbaux et les registres, sont conservés pendant toute la vie de la société.

Ce qu'on y trouve : les registres obligatoires

Le tableau ci-dessous présente les documents exigés par chaque loi et la disposition qui les exige. Les deux listes se ressemblent sans être identiques : la LSAO exige un registre des administrateurs et un registre des biens-fonds en Ontario, tandis que la LCSA exige plutôt des copies des avis relatifs aux administrateurs déposés auprès de Corporations Canada.

La plupart des livres contiennent aussi des documents qu'aucune des deux lois ne nomme, mais que l'on demandera à la société : le certificat et les statuts constitutifs, un registre des dirigeants, les certificats d'actions ou un grand livre des actions, les consentements des administrateurs à agir, les copies des déclarations annuelles et autres dépôts, les consentements à se dispenser de vérificateur et toute convention d'actionnaires qui n'est pas unanime. Ni la LCSA ni la LSAO n'exigent de registre des dirigeants, mais il est d'usage d'en tenir un, car les banques et les acheteurs demandent systématiquement qui sont les dirigeants.

Le registre des particuliers ayant un contrôle important

Le document obligatoire le plus récent est le registre des particuliers ayant un contrôle important (souvent appelé registre des PCI ou registre de transparence). Les sociétés fédérales doivent en tenir un depuis le 13 juin 2019, et les sociétés ontariennes depuis le 1er janvier 2023. Les deux lois exemptent les émetteurs assujettis et les sociétés inscrites à une bourse de valeurs désignée, de sorte que l'obligation vise presque exclusivement les sociétés fermées.

Selon les deux lois, un particulier a un contrôle important s'il est le détenteur inscrit ou le véritable propriétaire d'un nombre important d'actions, ou s'il exerce directement ou indirectement un contrôle ou une emprise sur celles-ci. Un nombre important d'actions s'entend d'actions conférant 25 % ou plus des droits de vote, ou correspondant à 25 % ou plus de toutes les actions en circulation selon leur juste valeur marchande. Un particulier dont l'influence, si elle était exercée, entraînerait le contrôle de fait de la société est aussi visé, même sans détenir 25 % (LCSA, art. 2.1; LSAO, art. 1.1).

• Contenu : le nom, la date de naissance et l'adresse de chaque particulier, son territoire de résidence aux fins fiscales, la date à laquelle il est devenu ou a cessé d'être un particulier ayant un contrôle important, une description de la manière dont il exerce ce contrôle, et une description des mesures prises par la société pour tenir le registre à jour. Le registre fédéral doit aussi indiquer la citoyenneté.
• Revue annuelle : au moins une fois par exercice, la société doit prendre des mesures raisonnables pour s'assurer d'avoir identifié tous les particuliers ayant un contrôle important et que le registre est exact et complet (LCSA, par. 21.1(2); LSAO, par. 140.2(3)).
• Mises à jour : tout nouveau renseignement doit être inscrit au registre dans les 15 jours suivant le moment où la société en prend connaissance.
• Obligation des actionnaires : l'actionnaire à qui la société demande ces renseignements doit répondre de façon exacte et complète, au mieux de sa connaissance.
• Destruction : les renseignements personnels d'un ancien particulier ayant un contrôle important doivent être détruits dans l'année suivant le sixième anniversaire du jour où il a cessé d'avoir ce contrôle.

Les deux régimes diffèrent quant au destinataire des renseignements. Depuis le 22 janvier 2024, la société fédérale doit transmettre chaque année des renseignements tirés de son registre à Corporations Canada, en même temps que sa déclaration annuelle. La LCSA l'oblige aussi à transmettre les changements dans les 15 jours suivant leur inscription au registre (LCSA, art. 21.21). Corporations Canada rend publique une partie de ces renseignements, comme le nom et une adresse de chaque particulier, sous réserve d'exceptions limitées. La société ontarienne ne dépose pas son registre auprès du gouvernement; elle doit le fournir sur demande à la police, aux fonctionnaires fiscaux et à certains organismes de réglementation (LSAO, art. 140.3), et les actionnaires et créanciers n'ont aucun droit de le consulter (LSAO, par. 145(1)).

Les sanctions sont importantes. La société fédérale qui, sans motif raisonnable, ne tient pas le registre est passible d'une amende maximale de 100 000 $, et l'administrateur ou le dirigeant qui, sciemment, autorise une contravention ou inscrit de faux renseignements encourt une amende maximale de 200 000 $ et un emprisonnement maximal de deux ans sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, ou une amende maximale de 1 000 000 $ et cinq ans de prison sur mise en accusation (LCSA, par. 21.1(6) et art. 21.4). En Ontario, la société est passible d'une amende maximale de 5 000 $, et l'administrateur ou le dirigeant qui autorise sciemment une contravention encourt une amende maximale de 200 000 $, un emprisonnement maximal de six mois, ou les deux (LSAO, art. 258.1).

Où les registres sont conservés et qui peut les consulter

Les registres doivent être conservés au siège social de la société ou en un autre lieu désigné par les administrateurs. Pour une société fédérale, cet autre lieu doit être au Canada; pour une société ontarienne, en Ontario. Les deux lois permettent de conserver les registres ailleurs (pour une société fédérale, même à l'extérieur du Canada), à condition qu'ils puissent être consultés au siège social par des moyens électroniques pendant les heures normales de bureau (LCSA, par. 20(5.1); LSAO, par. 144(3)). Le registre ontarien des biens-fonds fait exception : il doit demeurer au siège social.

La responsabilité juridique des registres incombe à la société et, en pratique, à ses administrateurs, qui décident où ils sont conservés et qui les tient. Beaucoup de sociétés tiennent elles-mêmes leur livre des procès-verbaux; d'autres le confient à leur avocat ou à un fournisseur de services aux entreprises. Dans un cas comme dans l'autre, les administrateurs en demeurent responsables.

• Les administrateurs peuvent consulter les procès-verbaux des réunions du conseil et la comptabilité (LCSA, par. 20(4)); selon la LSAO, tous les documents visés aux articles 140 et 141 sont accessibles à tout administrateur pendant les heures normales d'ouverture (LSAO, par. 144(1)).
• Les actionnaires et les créanciers, ainsi que leurs mandataires ou représentants légaux, peuvent consulter gratuitement les documents visés au par. 20(1) de la LCSA ou au par. 140(1) de la LSAO pendant les heures normales d'ouverture et en tirer des extraits. La LSAO étend ce droit aux véritables propriétaires d'actions.
• Ce droit ne s'étend pas aux procès-verbaux et résolutions des administrateurs ni à la comptabilité, qui ne figurent sur aucune des deux listes.
• L'actionnaire d'une société fédérale a droit, sur demande et sans frais, à un exemplaire des statuts, des règlements administratifs et de toute convention unanime des actionnaires (LCSA, par. 21(2)).

Papier ou numérique

Aucune des deux lois n'exige de classeur physique. La LCSA permet de tenir les registres et livres sous forme reliée ou à feuilles mobiles, sur film, ou au moyen de tout système électronique capable de reproduire les renseignements sous une forme écrite compréhensible dans un délai raisonnable (LCSA, par. 22(1)). Depuis le 1er octobre 2023, la LSAO prévoit simplement qu'un document exigé peut être tenu sous n'importe quelle forme (LSAO, par. 139(1)).

Quel que soit le format, la société doit prendre des précautions raisonnables contre la perte, la destruction et la falsification de ses registres, et pouvoir les produire sous une forme exacte et compréhensible dans un délai raisonnable à toute personne qui a le droit de les consulter (LCSA, par. 22(2); LSAO, par. 139(2)). Un livre numérique signifie généralement des documents numérisés ou signés électroniquement, des registres organisés et des sauvegardes. Un livre papier signifie généralement un classeur dédié, avec un onglet pour chaque registre. Les deux sont légaux; ce qui compte, c'est que les registres soient complets, à jour et accessibles.

Ce qui arrive quand des registres manquent

Un livre des procès-verbaux manquant ou incomplet cause rarement un problème au quotidien. Le problème surgit aux moments qui comptent, lorsqu'une personne extérieure à la société a besoin de la preuve de qui la détient et de ce qu'elle a décidé :

• Vente de l'entreprise ou de ses actions. L'avocat de l'acheteur examine le livre des procès-verbaux lors de la vérification diligente pour confirmer que chaque action a été validement émise et transférée et que les administrateurs ont été dûment élus. Les lacunes retardent la clôture et peuvent entraîner des rajustements de prix, des indemnités particulières ou l'échec de la transaction.
• Comptes bancaires et financement. Les banques et les prêteurs demandent couramment les statuts, les règlements ou les résolutions autorisant les signataires, et la confirmation des administrateurs, des dirigeants et des particuliers ayant un contrôle important avant d'ouvrir un compte ou d'avancer des fonds.
• Examens de l'ARC. Le Règlement de l'impôt sur le revenu (art. 5800) oblige la société à conserver les procès-verbaux des réunions des administrateurs et des assemblées des actionnaires, ainsi que les registres de propriété et de transfert d'actions, jusqu'à deux ans après sa dissolution. Lors d'une vérification, l'ARC peut demander les résolutions déclarant des dividendes ou approuvant d'autres paiements aux actionnaires.
• Différends entre actionnaires. Lorsque les propriétaires ne s'entendent pas sur qui détient quoi, le registre des valeurs mobilières et les résolutions sont la preuve de départ. Selon la LSAO, les renseignements consignés dans un document exigé sont admissibles en preuve des faits qui y sont énoncés, en l'absence de preuve contraire (LSAO, par. 139(3)).
• Infractions. La société fédérale qui, sans motif raisonnable, ne tient pas les documents prévus à l'article 20 est passible d'une amende maximale de 5 000 $ (LCSA, par. 20(6)), en plus des sanctions liées au registre décrites ci-dessus.

Reconstituer un livre des procès-verbaux des années plus tard est plus lent et plus coûteux que de le tenir à jour. D'anciens administrateurs peuvent ne plus être disponibles pour signer, les dates et modalités d'émissions d'actions passées peuvent n'être documentées nulle part, et certaines lacunes ne peuvent être corrigées que par des résolutions de ratification ou, dans les cas difficiles, par une demande au tribunal. Un avocat en droit des sociétés est la bonne personne pour évaluer ce qui peut être corrigé dans un cas précis.

Le tenir à jour chaque année

Pour la plupart des petites sociétés, tenir le livre à jour se résume à un ensemble annuel de résolutions, plus des mises à jour chaque fois que quelque chose change. Une année type se présente ainsi :

• Tenir l'assemblée annuelle des actionnaires, ou faire signer par tous les actionnaires votants des résolutions écrites qui en tiennent lieu. La première doit avoir lieu dans les 18 mois suivant la constitution et chacune des suivantes dans les 15 mois suivant la précédente (LCSA, art. 133; LSAO, art. 94). La société fédérale doit aussi la tenir au plus tard six mois après la fin de son exercice précédent.
• Présenter les états financiers aux actionnaires (LCSA, art. 155; LSAO, art. 154) et consigner leur approbation par les administrateurs.
• Élire ou confirmer les administrateurs, et soit nommer un vérificateur, soit consigner le consentement de tous les actionnaires à s'en dispenser, possibilité réservée aux sociétés qui ne font pas appel public à l'épargne (LCSA, art. 163; LSAO, art. 148).
• Adopter les résolutions des administrateurs pour l'année, comme la nomination des dirigeants et, s'il y a lieu, la déclaration de dividendes.
• Revoir le registre des particuliers ayant un contrôle important, comme les deux lois l'exigent au moins une fois par exercice, et consigner les mesures prises.
• Produire la déclaration annuelle : les sociétés fédérales dans les 60 jours suivant leur date anniversaire (12 $ en ligne); les sociétés ontariennes dans les six mois suivant la fin de leur exercice (aucuns droits gouvernementaux).

Les changements survenus en cours d'année sont consignés au fur et à mesure. Quand un administrateur arrive ou part, le livre consigne la résolution et le consentement, les registres sont mis à jour et un avis est déposé auprès du registre; la société fédérale doit envoyer son avis de changement d'administrateurs dans les 15 jours (LCSA, art. 113). Quand des actions sont émises ou transférées, le registre des valeurs mobilières, le registre des transferts et le registre des PCI sont mis à jour ensemble. Korporex traite en ligne les changements d'administrateurs et les changements d'actionnaires, ainsi que l'ensemble annuel de résolutions pour les sociétés fédérales et les sociétés ontariennes.

Mettre en place un livre des procès-verbaux

Le livre des procès-verbaux est normalement organisé juste après la constitution avec un ensemble de documents d'organisation : le règlement administratif général, les résolutions des administrateurs qui l'adoptent et émettent les premières actions, les souscriptions de ces actions, les consentements des administrateurs à agir, les premiers registres, et les résolutions des actionnaires qui ratifient le règlement et élisent les administrateurs. Lorsque vous vous constituez en société avec Korporex, le livre est mis en place dans le cadre du dépôt. Pour une société existante qui n'en a jamais eu, ou dont les registres se sont arrêtés il y a des années, Korporex prépare un livre des procès-verbaux initial établi à partir des statuts et de l'actionnariat actuel. Lorsque des opérations passées sont contestées ou non documentées, un avocat en droit des sociétés peut indiquer ce qu'il faut pour les régulariser.

Questions fréquentes