Comment obtenir un numéro d'entreprise de l'ARC

Pour obtenir un numéro d'entreprise de l'ARC au Canada, la plupart des entreprises s'inscrivent en ligne par le service d'Inscription en direct des entreprises (IDE) de l'Agence du revenu du Canada, qui attribue le numéro d'entreprise (NE) de neuf chiffres et ouvre, au cours de la même session, des comptes de programme comme ceux de la TPS/TVH et des retenues sur la paie. Si l'IDE ne vous est pas accessible, vous pouvez plutôt envoyer le formulaire RC1 par la poste à votre centre fiscal. Les sociétés constituées sous le régime fédéral ou en Ontario n'ont aucune demande à faire : le NE et le compte d'impôt sur le revenu des sociétés sont attribués dans le cadre de la constitution. Un entrepreneur individuel n'a besoin d'un NE que lorsqu'il s'inscrit à un compte de programme de l'ARC.

Ce guide explique ce qu'est le numéro d'entreprise, comment les comptes de programme s'y rattachent, qui le reçoit automatiquement, comment s'inscrire, quels renseignements l'ARC demande et comment retrouver un NE égaré.

Ce qu'est le numéro d'entreprise

L'ARC décrit le numéro d'entreprise comme un identifiant standard pour une entreprise ou une entité juridique. Il compte neuf chiffres, et chaque entreprise ou entité juridique n'en a qu'un. Les programmes provinciaux, municipaux et d'autres programmes fédéraux utilisent aussi le NE pour vous identifier, de sorte qu'il figure sur bien plus que des formulaires fiscaux.

Le NE n'est que la racine. Lorsque vous vous inscrivez à un programme de l'ARC, celle-ci y ajoute un identificateur de programme de deux lettres et un numéro de référence de quatre chiffres. Ensemble, ces 15 caractères forment votre numéro de compte de programme. Une entreprise qui perçoit la TPS/TVH et gère une paie pourrait donc avoir 123456789 comme NE, 123456789 RT 0001 comme compte de TPS/TVH et 123456789 RP 0001 comme compte de retenues sur la paie. Le numéro de référence permet à une entreprise de détenir plus d'un compte du même type, par exemple des comptes de paie distincts pour des divisions distinctes.

Le NE n'est pas la même chose que votre numéro de société, qui provient du registre qui vous a constitué. La différence est expliquée plus bas.

Les principaux comptes de programme de l'ARC

Voici les comptes de programme auxquels la plupart des petites et moyennes entreprises ont affaire :

D'autres comptes plus spécialisés existent aussi, notamment les droits d'accise (RD), la taxe d'accise et les prélèvements spéciaux (RE), la taxe sur les primes d'assurance (RN), la taxe sur certains biens de luxe (LT) et la taxe sur les logements sous-utilisés (RU). Chaque compte de programme a ses propres exigences d'inscription et de déclaration, distinctes du NE lui-même.

Quand il vous faut un numéro d'entreprise

Les entreprises n'ont pas toutes besoin d'un NE. Selon l'ARC, une entreprise en a besoin dans deux situations : lorsqu'il lui faut un compte de TPS/TVH, de retenues sur la paie ou un autre compte de programme de l'ARC, et lorsqu'elle se constitue en société. En pratique, il vous faut un NE lorsque :

• Vous vous inscrivez à la TPS/TVH, que ce soit par obligation ou volontairement.
• Vous embauchez des employés, ou versez autrement des sommes qui exigent des retenues sur la paie, et avez besoin d'un compte de paie.
• Vous vous constituez en société, sous le régime fédéral ou provincial, et la société doit produire sa déclaration d'impôt des sociétés.
• Vous devez produire certaines déclarations de renseignements, comme des feuillets T5 pour les dividendes versés.
• Vous comptez soumissionner pour des contrats du gouvernement fédéral, puisqu'un NE de l'ARC est exigé avant l'inscription à un numéro d'entreprise d'approvisionnement.

Une entreprise non constituée en société, comme une entreprise individuelle, n'a besoin d'un NE que lorsqu'elle s'inscrit à un compte de programme de l'ARC. Un entrepreneur individuel qui exerce sous le seuil du petit fournisseur de la TPS/TVH, n'a pas d'employés et n'a aucune autre obligation de compte de programme peut exercer un certain temps sans NE. Le revenu d'entreprise du propriétaire est déclaré dans sa déclaration personnelle T1 au moyen de son numéro d'assurance sociale. L'enregistrement d'un nom commercial en Ontario ne crée pas non plus de NE : le numéro d'identification d'entreprise de l'Ontario (NIE) attribué lors de l'enregistrement d'une entreprise individuelle est un numéro différent, et l'ARC ne l'accepte pas à la place d'un NE.

Les sociétés qui reçoivent un NE automatiquement

Pour les sociétés, le NE arrive habituellement sans demande distincte. L'ARC confirme qu'une fois la constitution fédérale approuvée par Corporations Canada, la société reçoit un numéro d'entreprise et son compte de programme d'impôt sur le revenu des sociétés (RC). Aucune inscription distincte auprès de l'ARC n'est nécessaire pour le compte RC.

Il en va de même pour les sociétés constituées en Ontario. L'ARC énumère huit provinces où l'enregistrement ou la constitution d'une entreprise produit aussi un NE : l'Alberta, la Colombie-Britannique, le Manitoba, le Nouveau-Brunswick, la Nouvelle-Écosse, l'Ontario, l'Île-du-Prince-Édouard et la Saskatchewan. Une société constituée dans l'une de ces provinces reçoit aussi son compte RC dans le cadre du processus. Les entreprises enregistrées à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, au Nunavut, au Québec ou au Yukon ne reçoivent pas de NE du registre provincial ou territorial et doivent s'inscrire séparément auprès de l'ARC.

La constitution n'ouvre toutefois pas vos autres comptes. Si la nouvelle société doit percevoir la TPS/TVH ou gérer une paie, ces comptes sont ajoutés au NE existant par la suite, habituellement par l'Inscription en direct des entreprises. Si vous comparez les deux voies de constitution, le guide comment se constituer en société au Canada explique leurs différences au-delà du NE.

Une société est une entité juridique distincte de son propriétaire, de sorte qu'elle est inscrite sous son propre NE. Un entrepreneur individuel qui se constitue en société par la suite ne transfère pas son NE existant à la société; l'ARC mentionne les changements de propriété légale ou de structure d'une entreprise parmi les situations qui peuvent exiger un nouveau NE.

Comment s'inscrire pour obtenir un numéro d'entreprise

Si vous avez déjà un NE, vous ne vous inscrivez pas pour en obtenir un nouveau. L'ARC ne permet qu'un seul NE par entreprise ou entité juridique, et tout nouveau compte de programme est ajouté au NE que vous avez déjà. Pour les autres, deux voies s'offrent aux résidents du Canada.

En ligne par l'Inscription en direct des entreprises (IDE)

L'ARC décrit l'IDE comme le moyen le plus rapide et le plus facile d'obtenir un NE. Le service permet de s'inscrire au NE et à plusieurs comptes de programme en même temps, notamment la TPS/TVH (hors Québec), les retenues sur la paie, l'impôt sur le revenu des sociétés, les déclarations de renseignements et les organismes de bienfaisance enregistrés. Les étapes sont les suivantes :

• Connectez-vous à votre compte de l'ARC. Il faut un compte de l'ARC pour utiliser l'IDE, et vous ne pouvez pas vous inscrire à un tel compte si vous n'avez pas produit vos déclarations de revenus ou si des mesures de protection supplémentaires sont activées dans votre compte.
• À partir de la page d'accueil, ajoutez un compte d'entreprise et choisissez d'inscrire une entreprise.
• Saisissez les renseignements sur les propriétaires et l'entreprise (voir la liste ci-dessous) et sélectionnez les comptes de programme que vous voulez ouvrir.
• Enregistrez ou imprimez votre NE et vos numéros de compte de programme à la fin de la session. L'ARC précise que le NE ne vous sera pas envoyé.

Quelques limites pratiques s'appliquent. Une session de l'IDE expire après 10 minutes d'inactivité et vous ne pouvez pas sauvegarder une inscription partielle; il est donc utile d'avoir tout en main au départ. L'IDE est accessible tous les jours, sauf entre 3 h et 6 h (heure de l'Est). Le service ne peut pas servir à réactiver un compte de programme fermé, à inscrire une entreprise appartenant à une autre entreprise (par exemple, une société de personnes dont un associé est une société), à inscrire une entreprise dont le propriétaire ou un administrateur est décédé, ni à inscrire une entreprise canadienne dont tous les propriétaires sont non-résidents. Les résidents de l'Ontario et de la Nouvelle-Écosse peuvent passer directement de l'IDE au site d'inscription provincial une fois terminé.

Par la poste avec le formulaire RC1

Si vous ne pouvez pas terminer l'inscription en ligne, l'ARC exige que vous envoyiez un formulaire par la poste. Le formulaire RC1, Demande d'un numéro d'entreprise et inscription à certains comptes de programme, permet de s'inscrire au NE ainsi qu'aux comptes de TPS/TVH, de retenues sur la paie, d'impôt sur le revenu des sociétés, d'organisme de bienfaisance enregistré et de déclarations de renseignements sur un seul formulaire. Vous remplissez les sections nécessaires et envoyez le formulaire à votre centre fiscal. Le RC1 ne peut pas servir pour les comptes de la taxe sur les logements sous-utilisés ou de la taxe sur certains biens de luxe. La poste est plus lente que l'IDE, de sorte que la plupart des demandeurs n'y recourent que lorsque l'IDE n'est pas une option, par exemple lorsque l'IDE n'accepte pas leur code postal.

Les renseignements à avoir en main

L'ARC publie une liste des renseignements qui peuvent vous être demandés lors de l'inscription. Pour la plupart des entreprises, elle comprend :

• Le nom, le titre et le numéro de téléphone de chaque propriétaire, ainsi que le numéro d'assurance sociale de chacun.
• La dénomination légale de l'entreprise et tout nom commercial.
• L'adresse postale et l'adresse physique de l'entreprise.
• Le type d'entreprise : entreprise individuelle, société de personnes, société, fiducie ou autre forme.
• Une description de l'activité principale de l'entreprise, ainsi que les principaux produits ou services avec un pourcentage estimatif des revenus pour chacun.
• Pour une société, la date de constitution, le territoire de compétence et le numéro du certificat.
• Votre NE existant, si vous en avez déjà un.

Chaque compte de programme comporte aussi ses propres questions. Une inscription à la TPS/TVH peut demander le montant annuel des ventes taxables mondiales et au Canada, la date d'entrée en vigueur de l'inscription, la fin de l'exercice et la période de déclaration. Une inscription aux retenues sur la paie peut demander le nombre d'employés, les salaires annuels prévus, la date à laquelle les employés reçoivent leur première paie et la fréquence de paie.

La TPS/TVH et la règle du petit fournisseur de 30 000 $

Pour la plupart des entreprises, c'est le compte de TPS/TVH qui déclenche en premier le besoin d'un NE. Une entreprise est un petit fournisseur, et n'a pas à s'inscrire, tant que ses fournitures taxables ne dépassent pas 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs. Les petits fournisseurs peuvent tout de même choisir de s'inscrire volontairement. Une fois le seuil franchi, le moment dépend de la façon dont il l'est :

• Si vous dépassez 30 000 $ au cours d'un seul trimestre civil, vous cessez immédiatement d'être un petit fournisseur. Vous devez vous inscrire, la date d'entrée en vigueur de votre inscription est au plus tard le jour de la fourniture qui vous a fait dépasser 30 000 $, et vous percevez la TPS/TVH sur cette fourniture.
• Si vous dépassez 30 000 $ au cours des quatre (ou moins) derniers trimestres civils consécutifs, mais non au cours d'un seul trimestre, vous cessez d'être un petit fournisseur à la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel vous avez dépassé 30 000 $. La date d'entrée en vigueur de votre inscription est au plus tard le jour de votre première fourniture après ce moment.

Certaines entreprises, dont les chauffeurs de taxi et de covoiturage commercial, doivent s'inscrire à la TPS/TVH peu importe le seuil. Le guide pour obtenir un numéro de TPS/TVH en Ontario détaille cette inscription, et le guide sur la façon de vérifier un numéro de TPS/TVH explique comment confirmer le numéro d'un fournisseur.

Le compte de paie lorsque vous embauchez

Un employeur, y compris une société qui verse un salaire à son propriétaire-dirigeant, a besoin d'un compte de retenues sur la paie (RP). L'ARC exige l'inscription avant la date d'échéance du premier versement, qui est généralement le 15e jour du mois suivant celui au cours duquel vous avez commencé à faire des retenues sur la paie d'un employé. Par exemple, si vous embauchez une personne le 11 mars et la payez le 25 mars, le premier versement est dû le 15 avril. Une inscription tardive ne reporte pas l'obligation : les retenues doivent quand même être calculées et versées à la date d'échéance, sans quoi des pénalités peuvent être imposées. Les propriétaires qui choisissent comment se rémunérer comparent souvent le salaire aux dividendes, comme le fait le guide salaire ou dividendes; un comptable peut conseiller la bonne combinaison selon la situation.

Numéro d'entreprise et numéros de société

Une société se retrouve avec au moins deux numéros provenant de deux gouvernements différents, et ils ne sont pas interchangeables :

Le numéro de société figure sur votre certificat de constitution et c'est celui que vous utilisez pour produire vos déclarations annuelles auprès du registre. Le NE est celui que l'ARC, votre banque et votre fournisseur de paie vous demanderont. La comparaison complète se trouve dans le guide numéro d'entreprise ou numéro de société.

Comment retrouver un numéro d'entreprise perdu

Si vous savez que vous avez un NE mais ne le retrouvez pas, l'ARC suggère d'essayer ces options dans l'ordre :

• Vérifiez vos dossiers : lettres ou avis de l'ARC, et toute confirmation enregistrée ou imprimée à la fin d'une session de l'IDE.
• Connectez-vous à votre compte de l'ARC. Si Mon dossier d'entreprise y a été ajouté, le NE apparaît sur la page d'accueil. Si vous vous êtes inscrit par votre province, votre compte provincial en ligne peut aussi l'afficher.
• Cherchez dans un registre d'entreprises en ligne. Corporations Canada affiche le NE des sociétés fédérales, le Registre des entreprises de l'Ontario couvre les entreprises ontariennes (l'information peut prendre deux jours ouvrables à apparaître après l'enregistrement, et des frais peuvent s'appliquer à certains services), et les Registres d'entreprises au Canada couvrent les sociétés fédérales et celles de certaines provinces.
• Appelez la ligne des demandes de renseignements des entreprises de l'ARC au 1-800-959-5525, du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h (heure de l'Est). Il se peut que vous deviez confirmer des renseignements saisis lors de l'inscription.

Notez qu'un NE peut aussi avoir été créé si vous avez commencé une inscription dans l'IDE et que la session a expiré. Avant de vous inscrire de nouveau, il vaut la peine de vérifier si cette session partielle vous a laissé un numéro, puisqu'une entreprise ne peut en avoir qu'un.

Une fois que vous l'avez

Une fois votre NE obtenu, inscrivez-le sur les documents qui l'exigent (factures de TPS/TVH, versements de paie, déclarations des sociétés) et gardez-le à portée de main. Les banques le demandent habituellement lorsque vous ouvrez un compte bancaire d'entreprise, et vous l'utiliserez chaque fois que vous traiterez avec l'ARC. Si l'entreprise change plus tard de propriété légale ou de structure, vérifiez auprès de l'ARC si un nouveau NE est nécessaire.

Obtenir un numéro d'entreprise avec Korporex

Lorsque vous vous constituez en société avec Korporex, sous le régime fédéral ou en Ontario, le numéro d'entreprise est attribué dans le cadre de la constitution, et Korporex vous le transmet une fois la constitution terminée. Ce NE sert de base à tout compte de TPS/TVH, de paie ou autre compte de programme que la société ouvrira par la suite. Si vous avez besoin d'un NE en dehors d'une constitution, par exemple pour une entreprise individuelle existante, consultez le service d'inscription au numéro d'entreprise. Korporex n'est pas un cabinet d'avocats ni un cabinet comptable; pour savoir quels comptes fiscaux votre entreprise nécessite, adressez-vous à un comptable ou à un avocat. Pour une vue d'ensemble de la constitution, consultez aussi le guide comment se constituer en société au Canada.

Questions fréquentes