Combien coûte la constitution d'une société en Ontario ?

Le gouvernement de l'Ontario exige 300 $ pour déposer des statuts constitutifs par le Registre des entreprises de l'Ontario, et ce droit est le même en ligne ou par la poste. C'est le seul droit gouvernemental que toute société ontarienne doit payer. Si vous voulez une société avec un nom, il vous faut aussi un rapport de recherche de nom NUANS axé sur l'Ontario, que vous achetez auprès d'une maison de recherche privée. Le rapport initial et la déclaration annuelle ne comportent aucun droit gouvernemental. Tout le reste, du livre des procès-verbaux à l'aide professionnelle, dépend de vos choix.

Ce guide réunit tous les coûts au même endroit : ce que le gouvernement exige, ce qui est optionnel, ce que vous payez une seule fois et ce que vous payez chaque année, et la comparaison avec une constitution fédérale. Tous les droits gouvernementaux ci-dessous ont été vérifiés auprès des barèmes officiels de l'Ontario et de Corporations Canada.

Les frais de dépôt gouvernementaux

Le coût de base est le droit de 300 $ pour la constitution en vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario (LSAO). Vous le payez au Registre des entreprises de l'Ontario au moment de déposer vos statuts constitutifs. En ligne, la constitution est traitée immédiatement. Par la poste, ServiceOntario indique un délai d'environ 15 jours ouvrables. Le droit ne change pas selon le mode de dépôt, si bien que la plupart des gens déposent en ligne.

Le droit de dépôt gouvernemental n'est pas assujetti à la TVH. Si vous faites appel à un avocat ou à un service de constitution, la TVH s'applique à ses honoraires ou à ses frais de service, et non aux 300 $ perçus par le gouvernement. L'Ontario n'offre pas de service accéléré payant pour la constitution, puisque les dépôts en ligne sont déjà immédiats.

La ventilation complète des frais

Voici tous les coûts auxquels une société par actions ontarienne peut s'attendre autour de sa constitution, y compris les dépôts gratuits mais obligatoires. Le droit fédéral figure en bas du tableau à titre de comparaison.

Pour comparer l'Ontario et une société fédérale côte à côte, chaque droit étant lié à sa source officielle, utilisez notre calculateur du coût de constitution au Canada.

Nom ou matricule : le rapport NUANS

Si vous voulez une société avec un nom (« Maplewind Conseil Inc. »), il vous faut un rapport de recherche de nom NUANS pour confirmer que le nom est disponible et pas trop semblable à un nom existant. Ce rapport a son propre coût. Une société à matricule (« 1234567 Ontario Inc. ») évite entièrement l'étape NUANS, ce qui est plus rapide et moins cher, le compromis étant que vous avez un numéro plutôt qu'un nom de marque.

L'Ontario impose des règles précises pour ce rapport. Il doit être axé sur l'Ontario, car un rapport axé sur le fédéral n'est pas accepté pour un dépôt ontarien, et il doit être daté de 90 jours au plus avant le dépôt de vos statuts. Le gouvernement de l'Ontario ne vend pas de rapports NUANS. Vous en commandez un auprès d'une maison de recherche privée, qui fixe son propre prix. Si le nom voulu est refusé ou si le rapport expire avant le dépôt, vous devez en payer un nouveau; mieux vaut donc comprendre le fonctionnement d'une recherche NUANS avant de commander.

Une société à matricule qui veut exercer sous une marque peut enregistrer ce nom commercial en vertu de la Loi sur les noms commerciaux pour 60 $, renouvelable tous les cinq ans. Certains propriétaires commencent avec un matricule pour gagner du temps et économiser, puis choisissent un nom plus tard. Notre guide sur la société nominative ou à matricule explique ce choix.

Coûts uniques et coûts récurrents

Il est utile de séparer le budget en deux. Les coûts uniques servent à créer la société et à l'organiser correctement :

• Le droit de 300 $ pour les statuts constitutifs.
• Un rapport NUANS, si vous choisissez une société avec un nom.
• La mise en place du livre des procès-verbaux : règlements administratifs, résolutions d'organisation, souscriptions d'actions et certificats d'actions, et registres de la société.
• Le rapport initial, sans droit gouvernemental, mais à déposer dans les 60 jours suivant la constitution.
• Les honoraires ou frais de service pour préparer et déposer les documents, le cas échéant.

Les coûts récurrents reviennent chaque année tant que la société existe, qu'elle ait des revenus ou non :

• La déclaration annuelle de l'Ontario, gratuite mais obligatoire.
• La déclaration de revenus des sociétés (T2), généralement préparée par un comptable.
• La tenue de livres, que la plupart des sociétés font elles-mêmes avec un logiciel ou confient à quelqu'un.
• Les résolutions annuelles des administrateurs et des actionnaires, conservées dans le livre des procès-verbaux.
• Un service de siège social ou d'adresse, si vous en utilisez un au lieu de votre propre adresse.
• Les frais du compte bancaire d'entreprise, qui varient selon l'institution.

Les coûts uniques sont ce que la plupart des gens comparent en magasinant une constitution. Les coûts récurrents sont ce qui détermine vraiment si la constitution a du sens sur le plan financier; examinez donc les deux avant de décider.

Des coûts optionnels à connaître

• Mise en place du livre des procès-verbaux. Les sociétés ontariennes doivent légalement en tenir un. Vous pouvez l'assembler vous-même ou le faire préparer, ce que la plupart des propriétaires trouvent utile.
• Service de siège social ou d'adresse. Si vous ne voulez pas que votre adresse personnelle figure au dossier public, un service d'adresse est un coût additionnel.
• Aide professionnelle. Un avocat ou un service de constitution facture des honoraires en plus du coût gouvernemental, en échange d'une structure d'actions et de documents bien faits.
• Enregistrement d'un nom commercial. 60 $ si vous exercez sous un nom autre que la dénomination légale de la société.
• Certificat de statut. 26 $ lorsqu'une banque, un locateur ou un prêteur demande une preuve que la société est en règle.

Le livre des procès-verbaux mérite qu'on s'y attarde, car c'est souvent le poste que l'on coupe pour économiser. La LSAO oblige toute société à tenir des registres comme ses statuts, ses règlements administratifs, ses procès-verbaux, ses résolutions et ses registres des administrateurs, des actionnaires et des particuliers ayant un contrôle important. Aucun droit gouvernemental ne s'y rattache, mais les documents doivent tout de même être bien rédigés. Un livre des procès-verbaux initial préparé à la constitution coûte moins cher que d'en reconstituer un des années plus tard, quand une banque, un acheteur ou l'ARC demande à le voir. Notre guide du livre des procès-verbaux explique ce qu'il contient.

Le siège social est l'autre ajout courant. Une société ontarienne doit avoir son siège social à une adresse physique en Ontario, et cette adresse figure au dossier public. Bien des propriétaires qui travaillent de la maison préfèrent un service de siège social pour garder leur adresse personnelle confidentielle.

Le faire soi-même ou recourir à un service

Il existe trois grandes façons de se constituer en société en Ontario, à trois niveaux de prix différents.

Le faire soi-même est l'option la moins coûteuse en argent. Vous déposez directement au Registre des entreprises de l'Ontario et ne payez que le droit gouvernemental, plus un rapport NUANS si vous voulez un nom. En contrepartie, vous rédigez les statuts, choisissez la structure d'actions, préparez les règlements administratifs et les résolutions d'organisation, et montez vous-même le livre des procès-verbaux. Le registre accepte les statuts que vous déposez; il ne vérifie pas si votre structure d'actions convient à votre entreprise.

Un service de constitution en ligne coûte plus cher que de le faire soi-même, mais beaucoup moins qu'un cabinet d'avocats à service complet. Un bon service s'occupe du dépôt, de la recherche de nom, d'une structure d'actions adaptée aux situations courantes et du livre des procès-verbaux, à un prix connu d'avance. Korporex constitue les sociétés ontariennes et fédérales en ligne à prix fixe, ce qui comprend le dépôt, la recherche de nom, la structure d'actions et le livre des procès-verbaux, avec livraison des documents en 24 heures.

L'avocat est la voie la plus coûteuse, et la bonne lorsque la situation n'est pas courante : plusieurs fondateurs qui ont besoin d'une convention d'actionnaires, des investisseurs externes, une structure de société de portefeuille, une société professionnelle, ou une planification fiscale qui dépend des catégories d'actions. Les honoraires varient beaucoup selon le travail requis; demandez une soumission écrite qui distingue les droits gouvernementaux, le rapport NUANS et les honoraires juridiques.

Ce que cela coûte chaque année ensuite

La constitution n'est pas un coût unique. Chaque année, une société ontarienne produit une déclaration annuelle et une déclaration de revenus des sociétés (T2) distincte, et tient son livre des procès-verbaux à jour. Prévoyez surtout la déclaration de revenus des sociétés, qui implique généralement un comptable.

La déclaration annuelle de l'Ontario se dépose au Registre des entreprises de l'Ontario dans les six mois suivant la fin de l'exercice de la société. Aucun droit gouvernemental ne s'applique, mais elle n'est pas facultative : une société qui cesse de la produire peut finir par être dissoute. Si vous préférez ne pas surveiller l'échéance, un service de dépôt de la déclaration annuelle de l'Ontario peut s'en charger. La déclaration T2 est transmise à l'Agence du revenu du Canada, qui administre aussi l'impôt des sociétés de l'Ontario; une seule T2 couvre donc les deux. Comme les déclarations de revenus des sociétés et les états financiers sont plus complexes qu'une déclaration personnelle, les honoraires comptables représentent habituellement le plus gros coût récurrent d'une société.

Le livre des procès-verbaux exige aussi un suivi annuel. Les administrateurs approuvent les états financiers, les actionnaires nomment un vérificateur ou adoptent une résolution pour s'en dispenser lorsque la loi le permet, et les administrateurs et dirigeants sont confirmés. Ces résolutions annuelles ne coûtent rien à déposer puisqu'elles ne sont déposées nulle part, mais elles doivent être préparées et signées.

Les coûts qu'on oublie de prévoir

• Les dépôts en retard. La déclaration annuelle est gratuite, mais l'omettre peut mener à la dissolution, et faire reconstituer une société dissoute coûte bien plus cher que de déposer à temps. L'ARC impose des pénalités et des intérêts sur une T2 en retard lorsqu'un impôt est dû.
• Les changements après la constitution. Changer la dénomination ou la structure d'actions exige des statuts de modification, assortis d'un droit gouvernemental de 150 $, plus un nouveau rapport NUANS pour un changement de nom.
• Corriger une mauvaise structure d'actions. Une structure qui ne correspond pas à vos projets peut coûter cher à restructurer plus tard, une fois qu'il y a des actionnaires, des investisseurs ou une planification fiscale à respecter.
• Tenir le dossier public à jour. Les changements d'administrateurs ou de siège social sont déclarés au moyen d'un avis de modification. Le droit gouvernemental est de 0 $, mais quelqu'un doit le déposer.
• Les services bancaires. Les comptes d'entreprise comportent généralement des frais mensuels, et les banques demandent souvent les statuts, le livre des procès-verbaux et parfois un certificat de statut (26 $) pour en ouvrir un.

Aucun de ces coûts n'est important à lui seul. Ensemble, ils expliquent pourquoi le vrai coût d'une société se mesure mieux sur les premières années que le jour du dépôt.

Ontario ou fédéral : comparaison des coûts

Une société fédérale constituée en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) coûte moins cher à déposer, mais la comparaison ne s'arrête pas au droit de dépôt. Voici les deux options côte à côte.

Sur le seul plan des droits, une société fédérale coûte moins cher à créer, et la constitution fédérale comprend la recherche de nom pour un nom composé de mots. Une société fédérale qui exerce ses activités en Ontario doit tout de même déposer un rapport initial en Ontario et y tenir ses renseignements à jour, et elle paie chaque année une déclaration annuelle fédérale de 12 $. Si votre entreprise n'exercera qu'en Ontario, la voie ontarienne est plus simple à maintenir. Si vous comptez exercer partout au Canada ou voulez une protection nationale du nom, la voie fédérale en vaut souvent la peine. Notre guide sur la constitution au fédéral ou au provincial compare les deux au-delà du coût.

Les coûts extraprovinciaux

L'enregistrement extraprovincial s'applique lorsqu'une société exerce des activités hors du ressort où elle a été constituée. Une société ontarienne qui s'étend à une autre province doit s'y enregistrer, et chaque province fixe ses propres droits et dépôts annuels. Une société fédérale doit, elle aussi, s'enregistrer dans chaque province où elle exerce, y compris l'Ontario.

En Ontario, les sociétés des autres provinces et les sociétés fédérales n'ont pas besoin de permis pour exercer leurs activités. Elles déposent un rapport initial en vertu de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, sans droit gouvernemental. Seules les sociétés constituées hors du Canada ont besoin d'un permis extraprovincial de l'Ontario, qui coûte 330 $. Si une expansion est probable, tenez compte de l'enregistrement extraprovincial dans votre comparaison.

Quand le coût en vaut la peine

Le droit gouvernemental est modeste. La vraie question est de savoir si le coût récurrent d'une société, surtout la comptabilité, est compensé par ce que la constitution vous apporte.

• La responsabilité limitée. Une société est une personne morale distincte; ses dettes et obligations lui appartiennent donc en général, et non à vous. Les cautionnements personnels et votre propre responsabilité professionnelle font exception.
• Le report d'impôt. Le revenu d'entreprise exploitée activement conservé dans la société peut être imposé au taux réduit des petites entreprises, et vous ne payez l'impôt personnel que lorsque vous retirez des fonds sous forme de salaire ou de dividendes.
• La crédibilité et la continuité. Certains clients, locateurs et prêteurs préfèrent traiter avec une société, et la société continue d'exister si la propriété change.
• La souplesse. Les actions facilitent l'arrivée d'associés ou d'investisseurs, ou la vente de l'entreprise plus tard.

La constitution devient généralement rentable lorsque l'entreprise gagne plus que ce dont vous avez besoin pour vivre, ou comporte un vrai risque de responsabilité. Si vous avez besoin de chaque dollar gagné pour vos dépenses personnelles, le report d'impôt apporte peu, et le coût comptable additionnel peut l'emporter pour l'instant. Un comptable peut faire le calcul selon votre revenu. Notre guide sur le taux d'imposition des sociétés au Canada explique le fonctionnement du taux des petites entreprises.

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez vous constituer en société en Ontario en ligne avec Korporex. Le dépôt, la recherche de nom, la structure d'actions et le livre des procès-verbaux sont traités ensemble, de sorte que le prix affiché couvre ce qu'il faut pour bien démarrer. Pour voir le processus étape par étape, consultez notre guide sur la constitution en Ontario, ou commencez votre constitution dès maintenant.

Questions fréquentes