Pour ouvrir un compte bancaire d'entreprise au Canada, l'institution financière doit confirmer deux choses : que l'entreprise existe, et qui se trouve derrière elle. Pour une société par actions, cela veut dire des documents sociaux comme le certificat et les statuts constitutifs, le nom des administrateurs, les personnes qui détiennent ou contrôlent 25 % ou plus des actions, et une pièce d'identité avec photo pour les personnes qui utiliseront le compte. Pour une entreprise individuelle, l'entreprise n'est pas une personne distincte : la banque vérifie surtout l'identité du propriétaire, ainsi que l'enregistrement du nom commercial lorsque l'entreprise utilise un nom autre que celui du propriétaire.
Ces exigences ne relèvent pas seulement des préférences de la banque. Les banques sont des entités déclarantes au sens des règles canadiennes contre le blanchiment d'argent, et le Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) précise ce qu'elles doivent obtenir et vérifier. Ce guide explique ces règles simplement, présente les documents habituellement en cause pour une société et pour une entreprise individuelle, et montre où les registres de votre société entrent en jeu.
Pourquoi une entreprise a son propre compte
Le gouvernement de l'Ontario trace une ligne claire. Une société est une entité juridique qui sépare l'entreprise de son propriétaire, et ses propriétaires bénéficient d'une responsabilité limitée. L'entreprise individuelle n'offre pas cette séparation : les créanciers peuvent saisir les biens personnels du propriétaire et l'entreprise pour payer les dettes.
Pour une société, un compte bancaire à son nom découle de cette séparation. La société gagne ses propres revenus, paie ses propres dépenses et produit sa propre déclaration de revenus, et un compte à son nom regroupe ces opérations. Pour une entreprise individuelle, un compte distinct n'est pas une exigence juridique au même sens, mais il sépare l'activité de l'entreprise des dépenses personnelles, ce qui simplifie la tenue de livres et les dossiers fiscaux.
Ce que la banque doit vérifier selon les règles de CANAFE
Les lignes directrices de CANAFE précisent ce qu'une entité déclarante doit obtenir pour vérifier l'identité d'une société : son nom, son adresse et le nom de ses administrateurs. Les documents acceptables comprennent un certificat de constitution, ou la version la plus récente de tout autre document qui confirme l'existence de la société et indique son nom, son adresse et le nom de ses administrateurs, comme un certificat attestant que la société est active. CANAFE mentionne aussi que ces renseignements peuvent être obtenus dans des bases de données accessibles au public, comme celle de Corporations Canada. Les documents utilisés doivent être authentiques, valides et à jour.
Les banques doivent également recueillir des renseignements sur la propriété effective. Pour une société, CANAFE énumère trois éléments :
- Le nom de tous les administrateurs de la société.
- Le nom et l'adresse de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % des actions de la société.
- Les renseignements qui établissent la propriété, le contrôle et la structure de la société.
La banque doit ensuite prendre des mesures raisonnables pour confirmer l'exactitude de ces renseignements, et CANAFE précise que ces mesures ne peuvent pas être les mêmes que la méthode utilisée pour obtenir les renseignements au départ. Parmi les moyens indiqués par CANAFE figurent l'examen de documents officiels comme le livre des procès-verbaux, le registre des actionnaires et les statuts constitutifs, ou la consultation de registres publics. C'est pourquoi, en pratique, la banque demande à voir les registres de la société plutôt que de se fier uniquement à ce que dit le propriétaire.
Les personnes qui traitent avec la banque sont aussi vérifiées. CANAFE permet plusieurs méthodes pour identifier une personne, notamment une pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement, authentique, valide et à jour, la méthode du dossier de crédit et la méthode du processus double fondée sur deux sources fiables différentes. Le choix de la méthode, et l'ordre dans lequel elles sont utilisées, appartient à chaque institution dans le respect des règles.
Documents pour ouvrir un compte bancaire d'entreprise au Canada
Chaque institution établit sa propre liste de documents, et cette liste peut varier selon le type d'entreprise et de compte. Le tableau ci-dessous présente les documents habituellement en cause, associés à l'exigence juridique à laquelle ils répondent. Il indique ce qu'il est utile d'avoir sous la main; ce n'est pas une liste publiée par une banque en particulier.
| Ce que la banque doit confirmer | Société par actions | Entreprise individuelle |
|---|---|---|
| Que l'entreprise existe | Certificat de constitution, ou document à jour comme un certificat de statut ou un profil de société | Enregistrement du nom commercial, si l'entreprise utilise un nom autre que celui du propriétaire |
| Nom et adresse de l'entreprise | Statuts constitutifs et adresse du siège social inscrite au registre public | Adresse du propriétaire et nom commercial enregistré, le cas échéant |
| Qui sont les administrateurs | Registre des administrateurs ou document gouvernemental à jour qui les énumère | Sans objet : il n'y a pas d'administrateurs |
| Qui détient ou contrôle 25 % ou plus | Registre des actionnaires et registre des particuliers ayant un contrôle important, tirés du livre des procès-verbaux | Sans objet : le propriétaire est l'entreprise |
| Qui peut utiliser le compte | Résolution des administrateurs ou liste des signataires autorisant le compte | Le propriétaire |
| Identité de chaque personne concernée | Pièce d'identité avec photo ou autre méthode permise par CANAFE pour chaque signataire et, selon la banque, chaque administrateur et propriétaire important | Pièce d'identité avec photo ou autre méthode permise par CANAFE pour le propriétaire |
Un numéro d'entreprise de l'ARC est aussi souvent demandé lorsque l'entreprise en a un. Une société reçoit un numéro d'entreprise au moment de sa constitution; le guide comment obtenir un numéro d'entreprise de l'ARC explique le fonctionnement du NE et les cas où d'autres entreprises s'y inscrivent.
Ouvrir un compte de société : d'où viennent les documents
La plupart des documents demandés à une société proviennent de deux sources : les documents délivrés à la constitution, et le livre des procès-verbaux de la société.
Le certificat et les statuts constitutifs démontrent que la société existe et indiquent sa dénomination exacte, sa structure de capital et son siège social. Ils sont délivrés par le gouvernement au dépôt de la constitution.
Le livre des procès-verbaux contient le reste : les règlements administratifs, les registres des administrateurs, des dirigeants et des actionnaires, les émissions d'actions, et les résolutions adoptées par les administrateurs et les actionnaires. Les banques demandent souvent une résolution qui autorise le compte et nomme les signataires, et les registres permettent à la société de démontrer qui sont ses administrateurs et ses propriétaires importants.
Le registre des particuliers ayant un contrôle important fait partie de ces documents. Les sociétés régies par la Loi canadienne sur les sociétés par actions doivent tenir un registre des particuliers ayant un contrôle important, soit les personnes qui détiennent ou contrôlent 25 % ou plus des actions (en droits de vote ou en juste valeur marchande) ou qui exercent un contrôle de fait. Depuis le 22 janvier 2024, les sociétés fédérales déposent aussi ces renseignements auprès de Corporations Canada, chaque année avec le rapport annuel et dans les 15 jours suivant toute modification du registre. En Ontario, depuis le 1er janvier 2023, les sociétés fermées doivent conserver le même type de renseignements et les fournir sur demande aux organismes d'application de la loi et aux autorités de réglementation et fiscales.
Ouvrir un compte bancaire d'entreprise au Canada comme entreprise individuelle
Une entreprise individuelle n'est pas une entité juridique distincte : il n'y a donc pas de société à vérifier. La vérification porte sur le propriétaire, selon l'une des méthodes permises par CANAFE pour les particuliers, comme une pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement.
Lorsque l'entreprise exerce ses activités sous un nom autre que le nom complet du propriétaire, l'Ontario exige que ce nom soit enregistré en vertu de la Loi sur les noms commerciaux. L'enregistrement, autrefois appelé permis principal d'entreprise, est valide cinq ans et se renouvelle ensuite. Une banque qui ouvre un compte sous un nom commercial demande souvent à le voir, puisqu'il relie le nom au propriétaire. Le guide comment enregistrer une entreprise individuelle en Ontario décrit le dépôt, et Korporex offre l'enregistrement d'entreprise individuelle comme service.
Les étapes, une à une
- Terminer la constitution ou l'enregistrement du nom commercial, pour que l'entreprise figure au registre public.
- Réunir les documents : certificat et statuts, livre des procès-verbaux avec registres et résolution sur les signataires pour une société; enregistrement du nom pour une entreprise individuelle qui utilise un nom commercial.
- Repérer toutes les personnes que la banque devra vérifier : les signataires et, pour une société, les administrateurs et toute personne détenant 25 % ou plus des actions.
- Prévoir pour chacune de ces personnes une pièce d'identité conforme à la méthode de vérification de la banque.
- Communiquer avec l'institution, confirmer sa liste de documents à jour pour votre type d'entreprise, puis présenter la demande.
- Tenir le livre des procès-verbaux à jour par la suite, puisque les banques confirment de nouveau les renseignements sur la propriété dans le cadre du contrôle continu.
Une fois le compte ouvert
Selon CANAFE, la confirmation de la propriété effective se fait au début de la relation d'affaires et pendant le contrôle continu. Lorsque des administrateurs changent, que des actions sont transférées ou qu'un nouveau propriétaire important arrive, la banque peut demander des documents à jour. Une société dont les registres et les résolutions sont à jour peut répondre à ces demandes à partir de son propre livre des procès-verbaux.
Pour le compte lui-même, l'Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC) surveille les institutions financières sous réglementation fédérale et publie de l'information sur les frais et la divulgation des renseignements sur les comptes. Ses conseils sur l'ouverture d'un compte visent les comptes personnels; pour un compte d'entreprise, les documents de divulgation de l'institution précisent les frais et les conditions.
Préparer les documents
Si votre entreprise n'est pas encore constituée, vous pouvez vous constituer en société avec Korporex, au fédéral ou en Ontario, et recevoir ensemble le certificat, les statuts et un livre des procès-verbaux complet, prêts pour la banque. Korporex n'est ni un cabinet d'avocats ni une institution financière; les questions sur les exigences d'une banque en particulier relèvent de cette banque.
Questions fréquentes
Quels documents une société doit-elle fournir pour ouvrir un compte bancaire d'entreprise au Canada?+
Les exigences varient selon l'institution, mais elles découlent des règles de CANAFE : une preuve d'existence de la société (comme le certificat de constitution ou un certificat de statut à jour), son nom et son adresse, le nom de ses administrateurs, le nom et l'adresse de toute personne détenant ou contrôlant 25 % ou plus des actions, des renseignements sur sa structure de propriété et de contrôle, et l'identification des personnes qui utiliseront le compte. Les banques demandent souvent aussi les statuts et une résolution nommant les signataires.
Pourquoi la banque veut-elle voir le livre des procès-verbaux?+
Les banques doivent prendre des mesures raisonnables pour confirmer l'exactitude des renseignements sur la propriété effective, au moyen d'une méthode différente de celle utilisée pour les recueillir. CANAFE mentionne l'examen de documents officiels comme le livre des procès-verbaux, le registre des actionnaires et les statuts constitutifs parmi les moyens d'y parvenir.
Une entreprise individuelle peut-elle ouvrir un compte bancaire d'entreprise?+
Oui. Une entreprise individuelle n'est pas une entité juridique distincte, donc la banque vérifie l'identité du propriétaire. Si l'entreprise utilise un nom autre que le nom complet du propriétaire, l'Ontario exige l'enregistrement de ce nom, et les banques demandent souvent à voir cet enregistrement.
Tous les actionnaires doivent-ils être identifiés?+
Les règles de CANAFE obligent la banque à obtenir le nom et l'adresse de toutes les personnes qui détiennent ou contrôlent, directement ou indirectement, au moins 25 % des actions. Les actionnaires plus petits ne sont pas visés par cette exigence précise, mais une institution peut demander davantage de renseignements.
Une constitution Korporex comprend-elle les documents demandés par la banque?+
Chaque forfait de constitution Korporex comprend le certificat et les statuts constitutifs ainsi qu'un livre des procès-verbaux avec règlements administratifs, résolutions d'organisation et registres. C'est la banque qui décide lesquels elle doit voir.