Constituirse en sociedad en Ontario: todo lo que necesita saber

Para constituirse en sociedad en Ontario, usted elige un nombre (o acepta un nombre numérico), presenta los estatutos de constitución ante el Registro de Empresas de Ontario con la tarifa gubernamental de 300 $ y luego organiza la nueva sociedad con estatutos internos, resoluciones de organización, una emisión de acciones y un libro de actas. Una sociedad con nombre necesita un informe NUANS orientado a Ontario con fecha de 90 días o menos antes de la presentación. Presentados en línea, los estatutos se tramitan de inmediato. Dentro de los 60 días siguientes a la constitución, la sociedad presenta una declaración inicial, que no tiene tarifa gubernamental.

Las sociedades de Ontario se rigen por la Ley de Sociedades por Acciones de Ontario (OBCA), y sus presentaciones de información pública, como la declaración inicial, la declaración anual y los avisos de cambio, se rigen por la Corporations Information Act (Ley de Información de Sociedades). Ambas se administran a través del Registro de Empresas de Ontario (OBR), el registro en línea de la provincia, que se lanzó en octubre de 2021. Esta guía recorre cada paso en orden, lo que exige la ley en cada uno y cómo se compara una sociedad de Ontario con una federal.

Qué se requiere para constituirse en Ontario

• Un nombre de sociedad: ya sea un nombre propuesto respaldado por un informe NUANS orientado a Ontario, o un nombre numérico asignado por el registro.
• Estatutos de constitución que indiquen las clases de acciones, cualquier restricción a la transferencia de acciones o a las actividades, el número de directores, los primeros directores y la dirección del domicilio social.
• Uno o más constituyentes. Un constituyente puede ser una persona física o una sociedad. Una persona física debe tener al menos 18 años, no haber sido declarada incapaz de administrar bienes y no tener la condición de quebrada (OBCA, art. 4).
• Al menos un director, que debe ser una persona física. Ontario no impone ningún requisito de residencia canadiense a los directores.
• Un domicilio social en una dirección física en Ontario. Una simple casilla de correo no es aceptable.
• El consentimiento firmado de cada primer director que no sea constituyente, conservado en el domicilio social (OBCA, art. 5).

Cómo constituirse en Ontario, paso a paso

• Paso 1. Decidir entre una sociedad con nombre y una sociedad numérica.
• Paso 2. Para una sociedad con nombre, encargar un informe NUANS orientado a Ontario y verificar el nombre frente a las reglas de Ontario.
• Paso 3. Definir la estructura de acciones, el número de directores, los primeros directores y la dirección del domicilio social.
• Paso 4. Presentar los estatutos de constitución ante el Registro de Empresas de Ontario y pagar la tarifa gubernamental de 300 $.
• Paso 5. Recibir el certificado de constitución y el número de sociedad de Ontario.
• Paso 6. Organizar la sociedad: estatutos internos, resoluciones de organización, emisión de acciones, funcionarios y libro de actas.
• Paso 7. Presentar la declaración inicial dentro de los 60 días siguientes a la constitución.
• Paso 8. Abrir ante la CRA las cuentas fiscales que necesite el negocio, con el número de negocio asignado al constituirse.

Las secciones siguientes explican cada paso con más detalle.

Sociedad con nombre o sociedad numérica

Una sociedad con nombre lleva un nombre elegido por sus fundadores, por ejemplo «Maplewind Consulting Inc.». Según el artículo 10 de la OBCA, el nombre debe incluir uno de los elementos legales Limited, Limitée, Incorporated, Incorporée o Corporation, o las abreviaturas Ltd., Ltée, Inc. o Corp. El nombre también debe ser lo bastante distintivo para no confundirse con un nombre existente, que es para lo que sirve el informe NUANS.

Si los estatutos no indican ningún nombre, el registro asigna a la sociedad un nombre numérico basado en su número de sociedad de Ontario, por ejemplo 1234567 Ontario Inc. (OBCA, art. 8). Una sociedad numérica no necesita informe NUANS, por lo que se constituye de forma más rápida y económica. Para operar bajo una marca, puede registrar un nombre comercial conforme a la Business Names Act por 60 $, renovable cada cinco años, o cambiar más adelante su denominación mediante estatutos de modificación. Nuestra guía sobre la sociedad con nombre o numerada analiza las ventajas y desventajas.

El informe NUANS

Una sociedad de Ontario con nombre necesita un informe NUANS orientado a Ontario. NUANS compara el nombre propuesto con las denominaciones sociales, nombres comerciales y marcas existentes en todo Canadá, y el informe enumera las coincidencias más cercanas. El informe debe tener fecha de 90 días o menos antes de la presentación de los estatutos, y un informe orientado al ámbito federal no se acepta para una presentación en Ontario. El gobierno de Ontario no vende informes NUANS; se encargan a una casa de búsqueda privada, que fija su propio precio.

El registro no examina el nombre por usted antes de aceptar los estatutos. Si una sociedad termina con un nombre que no cumple con la OBCA, el Director puede cambiarlo más adelante emitiendo un certificado de modificación, después de dar a la sociedad la oportunidad de ser oída (OBCA, art. 12). La mayoría de los solicitantes reducen ese riesgo leyendo el informe antes de presentar. Para saber cómo funciona la búsqueda y qué hacer si se rechaza un nombre, consulte nuestra guía sobre la búsqueda de nombre NUANS.

Directores y funcionarios

Una sociedad que no hace oferta pública debe tener al menos un director, y una sociedad que hace oferta pública necesita al menos tres (OBCA, art. 115). Los estatutos fijan un número determinado de directores o bien un mínimo y un máximo. La mayoría de las pequeñas sociedades cerradas usan un rango, lo que deja margen para agregar directores más adelante.

Un director debe ser una persona física de al menos 18 años, que no haya sido declarada incapaz de administrar bienes y que no tenga la condición de quebrada (OBCA, art. 118). Salvo que los estatutos digan otra cosa, un director no necesita ser accionista. Ontario exigía antes que al menos el 25 % de los directores fueran residentes canadienses. Ese requisito se derogó con efecto el 5 de julio de 2021, por lo que una sociedad de Ontario puede tener hoy un consejo formado totalmente por no residentes. Una sociedad federal sigue necesitando al menos un 25 % de directores residentes canadienses, o al menos uno si tiene menos de cuatro directores (CBCA, art. 105).

Los primeros directores nombrados en los estatutos ejercen el cargo desde la constitución hasta la primera asamblea de accionistas (OBCA, art. 119). Los funcionarios, como el presidente y el secretario, no figuran en los estatutos; los directores los nombran después de la constitución. Cualquier cambio de directores o funcionarios posterior se informa al registro mediante un aviso de cambio dentro de los 15 días.

Domicilio social

Una sociedad de Ontario debe tener en todo momento un domicilio social en Ontario (OBCA, art. 14). La dirección debe ser un lugar físico; una simple casilla de correo no se acepta. La dirección del domicilio social figura en el registro público, y los registros de la sociedad se conservan allí, salvo que los directores designen otro lugar en Ontario. Los directores pueden trasladar el domicilio dentro del mismo municipio por resolución, mientras que un traslado a otro municipio exige una resolución especial de los accionistas. En ambos casos, el cambio de dirección se informa al registro.

Como la dirección es pública, muchos propietarios que trabajan desde casa usan un servicio de domicilio social para que su dirección personal no aparezca en el registro.

Estructura de acciones

Los estatutos indican las clases de acciones que la sociedad puede emitir, cualquier número máximo de acciones de cada clase y los derechos, privilegios, restricciones y condiciones de cada una. La estructura más simple es una sola clase de acciones ordinarias con derecho a voto y a dividendos. Muchas sociedades dirigidas por su propietario autorizan en cambio varias clases, por ejemplo acciones con y sin derecho a voto o clases que pueden recibir dividendos por separado, para dejar lugar a familiares, socios o una futura sociedad de cartera.

Las sociedades cerradas suelen restringir la transferencia de acciones en sus estatutos, normalmente exigiendo la aprobación de los directores. Este tipo de restricción forma parte de lo que permite a una sociedad cerrada acogerse a la exención de emisor privado prevista en la legislación de valores cuando emite acciones a fundadores, familiares y allegados.

Como las clases de acciones influyen en el control, los dividendos y la planificación fiscal, muchos propietarios revisan la estructura con un contador o abogado antes de presentar, ya que cambiarla después exige estatutos de modificación. Cuando hay más de un accionista, un convenio de accionistas suele acompañar a los estatutos. Nuestra guía sobre los estatutos de constitución explica cada parte del documento.

La presentación ante el Registro de Empresas de Ontario

Los estatutos de constitución se presentan en el OBR, directamente o a través de un intermediario como un abogado o un servicio de constitución. La tarifa gubernamental es de 300 $ con cualquier método. Presentada en línea, la constitución se tramita de inmediato; por correo, ServiceOntario indica un plazo de unos 15 días hábiles. Los estatutos los firman los constituyentes, y el informe NUANS debe seguir dentro de su plazo de 90 días en la fecha de presentación. Una vez aprobados, el registro emite el certificado de constitución, y la sociedad existe desde la fecha que figura en él.

Costos

Los honorarios profesionales o de servicio se suman a las tarifas gubernamentales, y el HST se aplica a esos honorarios, no a los 300 $ que cobra el gobierno. Para un desglose completo, incluidos los costos únicos y recurrentes y los gastos que suelen olvidarse, consulte nuestra guía sobre el costo para constituirse en sociedad en Ontario.

Plazos

Para una constitución sencilla en Ontario, el calendario típico es:

• Nombre: un informe NUANS suele generarse el mismo día en que se encarga. Una sociedad numérica se salta este paso.
• Estatutos de constitución: se preparan una vez definidos el nombre, la estructura de acciones, los directores y el domicilio social.
• Presentación: se tramita de inmediato en línea, o en unos 15 días hábiles por correo.
• Número de negocio: la CRA lo asigna automáticamente después de la constitución.
• Resoluciones de organización y libro de actas: suelen completarse justo después de la constitución, ya que los bancos los piden al abrir la cuenta.
• Declaración inicial: vence dentro de los 60 días siguientes a la constitución.

Qué recibe después de presentar

• Un certificado de constitución con la fecha de constitución y el número de sociedad de Ontario.
• Los estatutos de constitución tal como se presentaron.
• Acceso al expediente de la sociedad en el Registro de Empresas de Ontario. Las presentaciones posteriores usan la clave de empresa (company key) de la sociedad, un código de 9 dígitos exclusivo de la empresa que debe mantenerse en reserva.
• Un número de negocio y una cuenta del programa de impuesto sobre la renta de sociedades de la CRA, asignados automáticamente después de la constitución.

Organizar la sociedad: estatutos internos, resoluciones y libro de actas

Presentar los estatutos crea la sociedad, pero no emite acciones ni nombra funcionarios. El artículo 117 de la OBCA prevé una reunión de los directores después de la constitución, en la que pueden adoptar estatutos internos, adoptar modelos de certificados de acciones y de registros, autorizar la emisión de acciones, nombrar funcionarios, nombrar un auditor hasta la primera asamblea de accionistas y hacer arreglos bancarios. Estos asuntos también pueden resolverse mediante una resolución escrita firmada por todos los directores, que es como lo hace la mayoría de las sociedades cerradas.

Los estatutos internos fijan las reglas internas: cómo se reúnen los directores y los accionistas, quién firma los documentos y cómo opera la sociedad con su banco. Los estatutos internos adoptados por los directores se someten a los accionistas para su confirmación en su próxima asamblea (OBCA, art. 116). Una sociedad que no hace oferta pública también puede quedar exenta de nombrar un auditor para un ejercicio si todos sus accionistas lo consienten por escrito (OBCA, art. 148).

Todo esto se registra en el libro de actas. La OBCA obliga a toda sociedad a llevar, en su domicilio social o en otro lugar de Ontario designado por los directores, sus estatutos y estatutos internos, las actas y resoluciones de accionistas y directores, un registro de directores, un registro de valores y registros contables adecuados (OBCA, arts. 140 y 141). Desde el 1 de enero de 2023, las sociedades de Ontario también deben llevar un registro de personas con control significativo, que abarca, entre otras, a las personas que poseen o controlan el 25 % o más de los votos o del valor justo de mercado de las acciones (OBCA, art. 140.2).

Los bancos, compradores, prestamistas y la CRA pueden pedir ver el libro de actas. Un libro de actas inicial preparado al constituirse deja estos documentos en orden desde el primer día, y nuestra guía sobre el libro de actas explica lo que contiene.

La declaración inicial: vence dentro de los 60 días

Según el artículo 2 de la Corporations Information Act, toda sociedad de Ontario debe presentar una declaración inicial dentro de los 60 días siguientes a la fecha de constitución. Esta confirma en el registro público los directores, los funcionarios y el domicilio social de la sociedad. No hay tarifa gubernamental. La declaración inicial es fácil de pasar por alto porque los estatutos se acaban de presentar, pero es una obligación legal aparte.

Después, la sociedad informa los cambios mediante un aviso de cambio dentro de los 15 días siguientes al cambio (Corporations Information Act, art. 4) y presenta una declaración anual de Ontario en el OBR cada año, dentro de los seis meses posteriores al cierre de su ejercicio. La declaración anual tampoco tiene tarifa gubernamental, pero una sociedad que deja de presentarla puede terminar disuelta. Nuestra guía sobre las declaraciones anuales de sociedades explica el ciclo anual.

Número de negocio de la CRA y cuentas fiscales

Cuando una sociedad se constituye en Ontario, la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) le asigna automáticamente un número de negocio (BN) y una cuenta del programa de impuesto sobre la renta de sociedades. La sociedad presenta cada año una declaración del impuesto de sociedades T2, haya obtenido ingresos o no, y la CRA administra el impuesto de sociedades de Ontario, por lo que una sola T2 cubre ambos.

Las demás cuentas de programa se abren según se necesiten. Se exige una cuenta de GST/HST cuando la sociedad deja de ser un pequeño proveedor, lo que ocurre cuando sus ingresos gravables superan 30 000 $ en un solo trimestre calendario o en cuatro trimestres calendario consecutivos; inscribirse voluntariamente antes está permitido. Se necesita una cuenta de nómina cuando la sociedad paga sueldos o salarios, incluso a su propietario. Nuestras guías para obtener un número de negocio de la CRA y obtener un número de GST/HST en Ontario explican la inscripción.

Constitución en Ontario o federal

Un negocio con sede en Ontario puede constituirse bajo la OBCA o a nivel federal bajo la Ley de Sociedades por Acciones de Canadá (CBCA). Cualquiera de las dos puede operar en Ontario. Las principales diferencias se resumen a continuación.

Un negocio que operará principalmente en Ontario trata con un solo registro como sociedad de Ontario. Una sociedad federal conviene a los negocios que prevén operar en varias provincias o que quieren protección nacional del nombre, pero presenta documentos ante Corporations Canada y ante Ontario, además de cualquier otra provincia donde opere mediante un registro extraprovincial. Nuestra guía sobre la constitución federal o provincial profundiza en la comparación.

Después de la constitución

Una vez que la sociedad existe y está organizada, quedan algunos pasos prácticos:

• Emitir las acciones iniciales a los fundadores e inscribirlas en el registro de valores, con certificados de acciones si la sociedad los usa.
• Abrir una cuenta bancaria empresarial. Los bancos suelen pedir el certificado y los estatutos de constitución, una resolución bancaria y una identificación de los funcionarios firmantes.
• Inscribirse en GST/HST, nómina y cualquier otra cuenta de la CRA que necesite el negocio.
• Registrar cualquier nombre comercial distinto de la denominación social.
• Verificar si el negocio necesita licencias municipales o permisos del sector.
• Agendar los plazos recurrentes: la declaración anual de Ontario, la declaración T2 y las resoluciones anuales de directores y accionistas.

Las resoluciones anuales no se presentan ante el gobierno, pero mantienen al día el libro de actas, y un servicio de resoluciones anuales puede prepararlas cada año. Nuestra guía para abrir una cuenta bancaria empresarial en Canadá explica lo que piden los bancos.

Korporex constituye sociedades de Ontario en línea, y se encarga en conjunto del informe NUANS, la presentación, la estructura de acciones y el libro de actas inicial. Puede iniciar su constitución en Ontario en línea, o leer nuestra guía para registrar un negocio en Ontario y comparar una sociedad con una empresa unipersonal o una sociedad colectiva.

Preguntas frecuentes