¿Cuánto cuesta constituirse en sociedad en Ontario?

El gobierno de Ontario cobra $300 por presentar los estatutos de constitución a través del Registro de Empresas de Ontario, y la tarifa es la misma en línea o por correo. Es la única tarifa del gobierno que toda sociedad de Ontario debe pagar. Si quiere una sociedad con nombre, también necesita un informe de búsqueda de nombre NUANS orientado a Ontario, que se compra a una empresa de búsqueda privada. La declaración inicial y la declaración anual no tienen tarifa del gobierno. Todo lo demás, desde el libro de actas hasta la ayuda profesional, depende de sus decisiones.

Esta guía reúne todos los costos en un solo lugar: lo que cobra el gobierno, lo que es opcional, lo que paga una sola vez y lo que paga cada año, y cómo se compara el total con una constitución federal. Todas las tarifas del gobierno que aparecen abajo se verificaron con las tablas oficiales de Ontario y de Corporations Canada.

La tarifa de presentación del gobierno

El costo central es la tarifa de $300 para constituirse bajo la Ley de Sociedades por Acciones de Ontario (OBCA). Se paga al Registro de Empresas de Ontario al presentar los estatutos de constitución. En línea, la constitución se procesa de inmediato. Por correo, ServiceOntario indica un plazo de unos 15 días hábiles. La tarifa no cambia según el método, por lo que la mayoría de las personas presenta en línea.

La tarifa de presentación del gobierno no lleva HST. Si recurre a un abogado o a un servicio de constitución, el HST se aplica a sus honorarios o tarifa de servicio, no a los $300 que cobra el gobierno. Ontario no ofrece un servicio exprés pagado para la constitución, porque las presentaciones en línea ya son inmediatas.

Desglose completo de tarifas

Estos son todos los costos que puede esperar una sociedad por acciones de Ontario en torno a su constitución, incluidas las presentaciones gratuitas pero obligatorias. La tarifa federal aparece al final como comparación.

Para comparar Ontario con una sociedad federal lado a lado, con cada tasa enlazada a su fuente oficial, use nuestra calculadora del costo de constituir en Canadá.

Con nombre o numérica: el informe NUANS

Si quiere una sociedad con nombre («Maplewind Consultoría Inc.»), necesita un informe de búsqueda de nombre NUANS para confirmar que el nombre está disponible y no se confunde con uno existente. Ese informe tiene su propio costo. Una sociedad numérica («1234567 Ontario Inc.») evita por completo el paso NUANS, lo que es más rápido y barato, con la contrapartida de que tiene un número en lugar de un nombre de marca.

Ontario tiene reglas específicas para el informe. Debe estar orientado a Ontario, porque un informe orientado al ámbito federal no se acepta para una presentación en Ontario, y su fecha no puede ser anterior en más de 90 días a la presentación de los estatutos. El gobierno de Ontario no vende informes NUANS. Se piden a una empresa de búsqueda privada, que fija su propio precio. Si el nombre que quiere es rechazado o el informe vence antes de presentar, tendrá que pagar uno nuevo, así que conviene entender cómo funciona una búsqueda NUANS antes de pedirlo.

Una sociedad numérica que quiera operar con una marca puede registrar ese nombre comercial bajo la Ley de Nombres Comerciales por $60, con renovación cada cinco años. Algunos dueños empiezan con una sociedad numérica para ahorrar tiempo y dinero, y eligen un nombre más adelante. Nuestra guía sobre la sociedad con nombre o numerada explica esa decisión.

Costos únicos y costos recurrentes

Conviene dividir el presupuesto en dos. Los costos únicos sirven para crear la sociedad y organizarla correctamente:

• La tarifa de $300 por los estatutos de constitución.
• Un informe NUANS, si elige una sociedad con nombre.
• El montaje del libro de actas: reglamentos internos, resoluciones de organización, suscripciones y certificados de acciones, y los registros de la sociedad.
• La declaración inicial, sin tarifa del gobierno pero obligatoria dentro de los 60 días siguientes a la constitución.
• Los honorarios o tarifas de servicio por preparar y presentar los documentos, si los hay.

Los costos recurrentes llegan cada año mientras exista la sociedad, tenga ingresos o no:

• La declaración anual de Ontario, gratuita pero obligatoria.
• La declaración del impuesto de sociedades (T2), que suele preparar un contador.
• La contabilidad diaria, que la mayoría de las sociedades lleva con un programa o encarga a alguien.
• Las resoluciones anuales de los administradores y accionistas, que se guardan en el libro de actas.
• Un servicio de domicilio social o de dirección, si lo usa en lugar de su propia dirección.
• Las comisiones de la cuenta bancaria empresarial, que varían según la institución.

Los costos únicos son lo que la mayoría compara al buscar quién le constituya la sociedad. Los costos recurrentes son los que de verdad determinan si constituirse tiene sentido financiero, así que revise ambos antes de decidir.

Costos opcionales que conviene conocer

• Montaje del libro de actas. Las sociedades de Ontario están legalmente obligadas a llevar uno. Puede armarlo usted mismo o hacerlo preparar, lo que la mayoría de los dueños considera que vale la pena.
• Servicio de domicilio social o dirección. Si no quiere que su dirección personal figure en el registro público, un servicio de dirección es un costo adicional.
• Ayuda profesional. Un abogado o servicio de constitución cobra honorarios además del costo del gobierno, a cambio de dejar bien la estructura de acciones y los documentos.
• Registro de nombre comercial. $60 si opera con un nombre distinto de la denominación legal de la sociedad.
• Certificado de vigencia. $26 cuando un banco, arrendador o prestamista pide prueba de que la sociedad está al día.

El libro de actas merece atención especial, porque suele ser la partida que se recorta para ahorrar. La OBCA exige que toda sociedad lleve registros como sus estatutos, reglamentos internos, actas, resoluciones y los registros de administradores, de accionistas y de personas con control significativo. No hay tarifa del gobierno, pero los documentos deben redactarse correctamente. Un libro de actas inicial preparado al constituirse cuesta menos que reconstruirlo años después, cuando un banco, un comprador o la CRA pide verlo. Nuestra guía del libro de actas explica qué contiene.

El domicilio social es el otro añadido frecuente. Una sociedad de Ontario debe tener su domicilio social en una dirección física en Ontario, y esa dirección figura en el registro público. Muchos dueños que trabajan desde casa prefieren un servicio de domicilio social para mantener privada su dirección personal.

Hacerlo por su cuenta o usar un servicio

Hay tres formas generales de constituirse en sociedad en Ontario, con tres niveles de precio distintos.

Hacerlo por su cuenta es lo más barato en dinero. Presenta directamente ante el Registro de Empresas de Ontario y paga solo la tarifa del gobierno, más un informe NUANS si quiere un nombre. A cambio, usted redacta los estatutos, elige la estructura de acciones, prepara los reglamentos internos y las resoluciones de organización, y monta el libro de actas. El registro acepta los estatutos que presenta; no revisa si su estructura de acciones se ajusta a su negocio.

Un servicio de constitución en línea cuesta más que hacerlo por su cuenta, pero bastante menos que un despacho de abogados de servicio completo. Un buen servicio se encarga de la presentación, la búsqueda de nombre, una estructura de acciones adecuada para las situaciones habituales y el libro de actas, por un precio conocido. Korporex constituye sociedades de Ontario y federales en línea por un precio fijo que incluye la presentación, la búsqueda de nombre, la estructura de acciones y el libro de actas, con documentos entregados en 24 horas.

Un abogado es la vía más cara y la correcta cuando la situación no es estándar: varios fundadores que necesitan un convenio de accionistas, inversionistas externos, una estructura con sociedad de cartera, una sociedad profesional o una planificación fiscal que depende de las clases de acciones. Los honorarios varían mucho según el trabajo, así que pida un presupuesto por escrito que separe las tarifas del gobierno, el informe NUANS y los honorarios legales.

Qué cuesta cada año después

Constituirse no es un costo único. Cada año, una sociedad de Ontario presenta una declaración anual y una declaración del impuesto de sociedades (T2) aparte, y mantiene su libro de actas al día. Presupueste sobre todo la declaración del impuesto de sociedades, que suele implicar un contador.

La declaración anual de Ontario se presenta ante el Registro de Empresas de Ontario dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio de la sociedad. No tiene tarifa del gobierno, pero no es opcional: una sociedad que deja de presentarla puede acabar disuelta. Si prefiere no estar pendiente del plazo, un servicio de presentación de la declaración anual de Ontario puede encargarse. La T2 se presenta a la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA), que también administra el impuesto de sociedades de Ontario, de modo que una sola T2 cubre ambos. Como las declaraciones de sociedades y los estados financieros son más complejos que una declaración personal, los honorarios contables suelen ser el mayor costo recurrente de una sociedad.

El libro de actas también necesita mantenimiento anual. Los administradores aprueban los estados financieros, los accionistas nombran un auditor o aprueban una resolución para prescindir de él cuando la ley lo permite, y se confirman los administradores y directivos. Estas resoluciones anuales no cuestan nada en tarifas porque no se presentan ante ningún registro, pero deben prepararse y firmarse.

Costos que se suelen olvidar

• Presentaciones tardías. La declaración anual no tiene tarifa, pero omitirla puede llevar a la disolución, y reactivar una sociedad disuelta cuesta mucho más que presentar a tiempo. La CRA cobra multas e intereses sobre una T2 tardía cuando hay impuesto por pagar.
• Cambios después de constituirse. Cambiar la denominación o la estructura de acciones exige estatutos de modificación, con una tarifa del gobierno de $150, más un nuevo informe NUANS si cambia el nombre.
• Corregir una mala estructura de acciones. Una estructura que no se ajusta a sus planes puede costar caro de reorganizar más tarde, cuando ya hay accionistas, inversionistas o planificación fiscal de por medio.
• Mantener al día el registro público. Los cambios de administradores o de domicilio social se comunican con un aviso de cambio. La tarifa del gobierno es $0, pero alguien tiene que presentarlo.
• La banca. Las cuentas empresariales suelen tener comisiones mensuales, y los bancos a menudo piden los estatutos, el libro de actas y a veces un certificado de vigencia ($26) para abrir una.

Ninguno de estos costos es grande por sí solo. Juntos explican por qué el costo real de una sociedad se mide mejor a lo largo de los primeros años que el día en que se presenta.

Ontario o federal: comparación de costos

Una sociedad federal bajo la Ley de Sociedades por Acciones de Canadá (CBCA) es más barata de presentar, pero la comparación no termina en la tarifa de presentación. Así se comparan las dos opciones.

Solo por tarifas, una sociedad federal cuesta menos de crear, y la constitución federal incluye la búsqueda de nombre para un nombre con palabras. Aun así, una sociedad federal que opera en Ontario debe presentar una declaración inicial en Ontario y mantener al día allí su información, y paga cada año una declaración anual federal de $12. Si su negocio operará solo en Ontario, la vía de Ontario es más sencilla de mantener. Si piensa operar en todo Canadá o quiere protección nacional del nombre, la vía federal suele compensar. Nuestra guía sobre constitución federal o provincial compara ambas más allá del costo.

Costos extraprovinciales

El registro extraprovincial se aplica cuando una sociedad opera fuera de la jurisdicción donde se constituyó. Una sociedad de Ontario que se expande a otra provincia debe registrarse allí, y cada provincia fija sus propias tarifas y presentaciones anuales. Una sociedad federal también debe registrarse en cada provincia donde opera, incluida Ontario.

Dentro de Ontario, las sociedades de otras provincias y las sociedades federales no necesitan licencia para operar. Presentan una declaración inicial bajo la Ley de Información de Sociedades, sin tarifa del gobierno. Solo las sociedades constituidas fuera de Canadá necesitan una licencia extraprovincial de Ontario, que cuesta $330. Si es probable que se expanda, tenga en cuenta el registro extraprovincial en su comparación.

Cuándo vale la pena el costo

La tarifa del gobierno es modesta. La verdadera pregunta es si el costo recurrente de mantener una sociedad, sobre todo la contabilidad, se compensa con lo que la constitución le aporta.

• Responsabilidad limitada. Una sociedad es una persona jurídica distinta, por lo que sus deudas y obligaciones son en general suyas y no de usted. Las garantías personales y su propia responsabilidad profesional son excepciones.
• Diferimiento de impuestos. Los ingresos de negocio activo que se quedan en la sociedad pueden tributar a la tasa reducida para pequeñas empresas, y usted paga impuesto personal solo cuando retira dinero como salario o dividendos.
• Credibilidad y continuidad. Algunos clientes, arrendadores y prestamistas prefieren tratar con una sociedad, y la sociedad continúa si cambia la propiedad.
• Flexibilidad. Las acciones facilitan incorporar socios o inversionistas, o vender el negocio más adelante.

Constituirse suele compensar cuando el negocio gana más de lo que usted necesita para vivir, o conlleva un riesgo real de responsabilidad. Si necesita cada dólar que gana el negocio para sus gastos personales, el diferimiento de impuestos aporta poco, y el costo contable adicional puede pesar más por ahora. Un contador puede hacer los números según sus ingresos. Nuestra guía sobre la tasa del impuesto de sociedades en Canadá explica cómo funciona la tasa para pequeñas empresas.

Cuando esté listo, puede constituirse en sociedad en Ontario en línea con Korporex. La presentación, la búsqueda de nombre, la estructura de acciones y el libro de actas se gestionan juntos, de modo que el precio que ve cubre lo necesario para empezar bien. Para ver el proceso paso a paso, consulte nuestra guía sobre cómo constituirse en sociedad en Ontario, o empiece su constitución ahora.

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