¿Qué es un libro de actas y por qué lo necesita su sociedad?

El libro de actas es el conjunto de registros que una sociedad canadiense está legalmente obligada a llevar sobre su propia existencia, su propiedad y sus decisiones. Contiene los estatutos y los reglamentos internos, las actas y las resoluciones escritas de los directores y de los accionistas, los registros de directores y de valores, y el registro de personas con control significativo. Para una sociedad federal, la lista básica está en el artículo 20 de la Ley de Sociedades por Acciones de Canadá (CBCA); para una sociedad de Ontario, en el artículo 140 de la Ley de Sociedades por Acciones de Ontario (OBCA). La obligación empieza el día de la constitución y dura mientras la sociedad exista.

Qué es un libro de actas

A pesar del nombre, el libro de actas no es solo una colección de actas de reuniones. Es el archivo organizado de todos los documentos que establecen la situación jurídica de la sociedad, quién posee sus acciones, quién integra su consejo y qué han decidido sus directores y accionistas. Las sociedades privadas pequeñas rara vez celebran reuniones formales; la mayoría de sus decisiones se toman mediante resoluciones escritas firmadas por todos los directores o todos los accionistas, y ambas leyes reconocen a esas resoluciones la misma validez que a una resolución aprobada en reunión (CBCA, arts. 117 y 142; OBCA, arts. 129 y 104). Esas resoluciones firmadas llenan la mayor parte de los libros.

La expresión libro de actas no aparece en ninguna de las dos leyes. La CBCA y la OBCA hablan de registros que la sociedad debe preparar y mantener. En la práctica, abogados, contadores, bancos y compradores usan la expresión para referirse a ese conjunto completo de registros, ya sea que se guarde en una carpeta física o en un sistema digital.

La obligación legal: el artículo 20 de la CBCA y el artículo 140 de la OBCA

El artículo 20(1) de la CBCA obliga a la sociedad federal a preparar y mantener registros que contengan sus estatutos y reglamentos internos y todas sus modificaciones, una copia de cualquier acuerdo unánime de accionistas, las actas de las asambleas y las resoluciones de los accionistas, copias de los avisos de directores y de cambio de directores enviados a Corporations Canada, y un registro de valores conforme al artículo 50. El artículo 20(2) añade una contabilidad adecuada y las actas y resoluciones de los directores y de cualquier comité. El artículo 21.1 exige además un registro de personas con control significativo.

El artículo 140(1) de la OBCA obliga a la sociedad de Ontario a preparar y mantener sus estatutos, reglamentos internos y modificaciones, una copia de cualquier acuerdo unánime de accionistas que conozcan los directores, las actas y resoluciones de los accionistas, un registro de directores, un registro de valores conforme al artículo 141, un registro de derechos de propiedad sobre inmuebles en Ontario y un registro de personas con control significativo. El artículo 140(2) añade una contabilidad adecuada y las actas y resoluciones de los directores y sus comités. El artículo 141(2) exige también un registro de transferencias que consigne cada transferencia de los valores nominativos de la sociedad.

Ambas leyes permiten desechar los registros contables después de seis años, sujeto a cualquier plazo de conservación más largo que exija la ley tributaria u otra ley (CBCA, art. 20(2.1); OBCA, art. 140(2)). Los registros societarios en sí, como los estatutos, los reglamentos, las actas y los registros, se conservan durante toda la vida de la sociedad.

Qué contiene: los registros obligatorios

La tabla siguiente muestra los registros que exige cada ley y la disposición que los exige. Las dos listas se parecen, pero no son idénticas: la OBCA exige un registro de directores y un registro de inmuebles en Ontario, mientras que la CBCA exige en su lugar copias de los avisos sobre directores presentados ante Corporations Canada.

La mayoría de los libros contienen además documentos que ninguna de las dos leyes nombra, pero que se le pedirán a la sociedad: el certificado y los estatutos de constitución, un registro de funcionarios, los certificados de acciones o un libro mayor de acciones, los consentimientos de los directores para actuar, las copias de las declaraciones anuales y otras presentaciones, los consentimientos para prescindir de auditor y cualquier convenio de accionistas que no sea unánime. Ni la CBCA ni la OBCA exigen un registro de funcionarios, pero es práctica común llevarlo, porque los bancos y los compradores preguntan sistemáticamente quiénes son los funcionarios.

El registro de personas con control significativo

El registro obligatorio más reciente es el registro de personas con control significativo (a menudo llamado registro ISC o registro de transparencia). Las sociedades federales deben llevarlo desde el 13 de junio de 2019, y las sociedades de Ontario desde el 1 de enero de 2023. Ambas leyes eximen a los emisores sujetos a la regulación de valores y a las sociedades cotizadas en una bolsa de valores designada, de modo que la obligación recae casi por completo en las sociedades privadas.

Según ambas leyes, una persona tiene control significativo si es titular registrada o propietaria beneficiaria de un número significativo de acciones, o si ejerce control o dirección, directa o indirectamente, sobre ellas. Un número significativo de acciones significa acciones con el 25 % o más de los derechos de voto, o equivalentes al 25 % o más de todas las acciones en circulación según su valor justo de mercado. También califica la persona cuya influencia, si se ejerciera, daría lugar al control de hecho de la sociedad, aunque no tenga el 25 % (CBCA, art. 2.1; OBCA, art. 1.1).

• Contenido: el nombre, la fecha de nacimiento y el domicilio de cada persona, su jurisdicción de residencia a efectos fiscales, la fecha en que pasó a tener o dejó de tener control significativo, una descripción de cómo ejerce ese control, y una descripción de las medidas que tomó la sociedad para mantener el registro al día. El registro federal también debe indicar la ciudadanía.
• Revisión anual: al menos una vez en cada ejercicio, la sociedad debe tomar medidas razonables para asegurarse de haber identificado a todas las personas con control significativo y de que el registro sea exacto y completo (CBCA, art. 21.1(2); OBCA, art. 140.2(3)).
• Actualizaciones: toda información nueva debe inscribirse en el registro dentro de los 15 días siguientes a que la sociedad tenga conocimiento de ella.
• Deber de los accionistas: el accionista al que se le pide esa información debe responder de forma exacta y completa, según su leal saber.
• Eliminación: la información personal de una antigua persona con control significativo debe eliminarse dentro del año siguiente al sexto aniversario del día en que dejó de tener ese control.

Los dos regímenes difieren en quién recibe la información. Desde el 22 de enero de 2024, la sociedad federal debe enviar cada año información de su registro a Corporations Canada, al mismo tiempo que su declaración anual. La CBCA también le exige enviar los cambios dentro de los 15 días siguientes a su inscripción en el registro (CBCA, art. 21.21). Corporations Canada hace pública parte de esa información, como el nombre y un domicilio de cada persona, con excepciones limitadas. La sociedad de Ontario no presenta su registro ante el gobierno; debe entregarlo a solicitud de la policía, de funcionarios tributarios y de ciertos organismos reguladores (OBCA, art. 140.3), y los accionistas y acreedores no tienen derecho a consultarlo (OBCA, art. 145(1)).

Las sanciones son considerables. La sociedad federal que, sin causa razonable, no lleve el registro se expone a una multa de hasta 100 000 $, y el director o funcionario que a sabiendas permita una infracción o inscriba información falsa se expone a una multa de hasta 200 000 $ y hasta dos años de prisión en procedimiento sumario, o hasta 1 000 000 $ y cinco años en procedimiento por acusación formal (CBCA, arts. 21.1(6) y 21.4). En Ontario, la sociedad se expone a una multa de hasta 5 000 $, y el director o funcionario que a sabiendas permita una infracción se expone a una multa de hasta 200 000 $, hasta seis meses de prisión, o ambas (OBCA, art. 258.1).

Dónde se guardan los registros y quién puede verlos

Los registros deben guardarse en el domicilio social de la sociedad o en otro lugar designado por los directores. Para una sociedad federal, ese otro lugar debe estar en Canadá; para una sociedad de Ontario, en Ontario. Ambas leyes permiten guardar los registros en otro lugar (para una sociedad federal, incluso fuera de Canadá), siempre que puedan consultarse en el domicilio social por medios electrónicos durante el horario normal de oficina (CBCA, art. 20(5.1); OBCA, art. 144(3)). El registro de inmuebles de Ontario es la excepción: debe permanecer en el domicilio social.

La responsabilidad legal de los registros recae en la sociedad y, en la práctica, en sus directores, que deciden dónde se guardan y quién los lleva. Muchas sociedades llevan su propio libro de actas; otras lo encargan a su abogado o a un proveedor de servicios societarios. En cualquier caso, los directores siguen siendo responsables.

• Los directores pueden examinar las actas de las reuniones del consejo y la contabilidad (CBCA, art. 20(4)); según la OBCA, todos los registros de los artículos 140 y 141 están abiertos a cualquier director durante el horario habitual (OBCA, art. 144(1)).
• Los accionistas y los acreedores, así como sus agentes o representantes legales, pueden examinar gratuitamente los registros del art. 20(1) de la CBCA o del art. 140(1) de la OBCA durante el horario habitual y tomar extractos. La OBCA extiende este derecho a los propietarios beneficiarios de acciones.
• Ese derecho no se extiende a las actas y resoluciones de los directores ni a la contabilidad, que no figuran en ninguna de las dos listas.
• El accionista de una sociedad federal tiene derecho, a solicitud y sin costo, a una copia de los estatutos, los reglamentos internos y cualquier acuerdo unánime de accionistas (CBCA, art. 21(2)).

Papel o digital

Ninguna de las dos leyes exige una carpeta física. La CBCA permite llevar los registros en forma encuadernada o de hojas sueltas, en película, o en cualquier sistema electrónico capaz de reproducir la información en forma escrita inteligible dentro de un plazo razonable (CBCA, art. 22(1)). Desde el 1 de octubre de 2023, la OBCA dispone simplemente que un registro exigido puede llevarse en cualquier forma (OBCA, art. 139(1)).

Sea cual sea el formato, la sociedad debe tomar precauciones razonables contra la pérdida, la destrucción y la falsificación de sus registros, y poder presentarlos en forma exacta e inteligible dentro de un plazo razonable a cualquier persona con derecho a verlos (CBCA, art. 22(2); OBCA, art. 139(2)). Un libro digital suele significar documentos escaneados o firmados electrónicamente, registros organizados y copias de seguridad. Un libro en papel suele significar una carpeta dedicada con una pestaña para cada registro. Ambos son legales; lo que importa es que los registros estén completos, al día y accesibles.

Qué pasa cuando faltan registros

Un libro de actas faltante o incompleto rara vez causa problemas en el día a día. El problema surge en los momentos que importan, cuando alguien ajeno a la sociedad necesita pruebas de quién la posee y de lo que ha decidido:

• Venta del negocio o de sus acciones. El abogado del comprador revisa el libro de actas durante la debida diligencia para confirmar que cada acción se emitió y transfirió válidamente y que los directores fueron debidamente elegidos. Los vacíos retrasan el cierre y pueden llevar a ajustes de precio, indemnizaciones especiales o una operación que no se concreta.
• Cuentas bancarias y financiamiento. Los bancos y prestamistas suelen pedir los estatutos, los reglamentos o las resoluciones que autorizan a los firmantes, y la confirmación de los directores, funcionarios y personas con control significativo antes de abrir cuentas o desembolsar fondos.
• Revisiones de la CRA. El Reglamento del Impuesto sobre la Renta (art. 5800) obliga a la sociedad a conservar las actas de las reuniones de directores y de accionistas, así como los registros de propiedad y transferencia de acciones, hasta dos años después de su disolución. En una auditoría, la CRA puede pedir las resoluciones que declararon dividendos o aprobaron otros pagos a los accionistas.
• Disputas entre accionistas. Cuando los dueños no están de acuerdo sobre quién posee qué, el registro de valores y las resoluciones son la prueba de partida. Según la OBCA, la información de un registro exigido es admisible como prueba de los hechos que consigna, salvo prueba en contrario (OBCA, art. 139(3)).
• Infracciones. La sociedad federal que, sin causa razonable, no lleve los registros del artículo 20 se expone a una multa de hasta 5 000 $ (CBCA, art. 20(6)), además de las sanciones relativas al registro indicadas arriba.

Reconstruir un libro de actas años después es más lento y más caro que mantenerlo al día. Los antiguos directores pueden no estar disponibles para firmar, las fechas y condiciones de emisiones de acciones pasadas pueden no estar documentadas, y algunos vacíos solo pueden subsanarse con resoluciones de ratificación o, en casos difíciles, con una solicitud ante el tribunal. Un abogado societario es la persona indicada para evaluar qué puede corregirse en un caso concreto.

Mantenerlo al día cada año

Para la mayoría de las sociedades pequeñas, mantener el libro al día se reduce a un paquete anual de resoluciones, más actualizaciones cada vez que algo cambia. Un año típico se ve así:

• Celebrar la asamblea anual de accionistas, o hacer que todos los accionistas con derecho a voto firmen resoluciones escritas en su lugar. La primera debe celebrarse dentro de los 18 meses siguientes a la constitución y cada una de las siguientes dentro de los 15 meses posteriores a la anterior (CBCA, art. 133; OBCA, art. 94). La sociedad federal también debe celebrarla a más tardar seis meses después del cierre de su ejercicio anterior.
• Presentar los estados financieros a los accionistas (CBCA, art. 155; OBCA, art. 154) y dejar constancia de su aprobación por los directores.
• Elegir o confirmar a los directores, y nombrar un auditor o dejar constancia del consentimiento de todos los accionistas para prescindir de él, opción reservada a las sociedades que no ofrecen valores al público (CBCA, art. 163; OBCA, art. 148).
• Aprobar las resoluciones de los directores del año, como el nombramiento de funcionarios y, cuando corresponda, la declaración de dividendos.
• Revisar el registro de personas con control significativo, como exigen ambas leyes al menos una vez por ejercicio, y dejar constancia de las medidas tomadas.
• Presentar la declaración anual: las sociedades federales dentro de los 60 días siguientes a su fecha de aniversario (12 $ en línea); las sociedades de Ontario dentro de los seis meses siguientes al cierre de su ejercicio (sin tarifa gubernamental).

Los cambios durante el año se registran a medida que ocurren. Cuando un director entra o sale, el libro consigna la resolución y el consentimiento, los registros se actualizan y se presenta un aviso ante el registro; la sociedad federal debe enviar su aviso de cambio de directores dentro de los 15 días (CBCA, art. 113). Cuando se emiten o transfieren acciones, el registro de valores, el registro de transferencias y el registro ISC se actualizan juntos. Korporex gestiona en línea los cambios de directores y los cambios de accionistas, así como el paquete anual de resoluciones para sociedades federales y sociedades de Ontario.

Cómo poner en marcha un libro de actas

El libro de actas se organiza normalmente justo después de la constitución con un conjunto de documentos de organización: el reglamento interno general, las resoluciones de los directores que lo adoptan y emiten las primeras acciones, las suscripciones de esas acciones, los consentimientos de los directores para actuar, los primeros registros y las resoluciones de los accionistas que confirman el reglamento y eligen a los directores. Cuando se constituye en sociedad con Korporex, el libro se prepara como parte del trámite. Para una sociedad existente que nunca tuvo uno, o cuyos registros se interrumpieron hace años, Korporex prepara un libro de actas inicial a partir de los estatutos y de la titularidad actual de las acciones. Cuando hay operaciones pasadas disputadas o sin documentar, un abogado societario puede indicar lo que se necesita para regularizarlas.

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