Para abrir una cuenta bancaria empresarial en Canadá, la institución financiera tiene que confirmar dos cosas: que el negocio existe y quién está detrás de él. Para una sociedad, eso significa documentos corporativos como el certificado y los estatutos de constitución, los nombres de los directores, las personas que poseen o controlan el 25 % o más de las acciones, y una identificación con fotografía de las personas que operarán la cuenta. Para una empresa unipersonal, el negocio no es una persona separada, así que el banco verifica principalmente la identidad del propietario, junto con el registro del nombre comercial cuando el negocio usa un nombre distinto al del propietario.
Estos requisitos no son solo preferencias del banco. Los bancos son entidades informantes bajo las normas canadienses contra el lavado de dinero, y el Centro de Análisis de Transacciones e Informes Financieros de Canadá (FINTRAC) establece lo que deben obtener y verificar. Esta guía explica esas normas en términos sencillos, enumera los documentos que suelen intervenir para una sociedad y para una empresa unipersonal, y muestra dónde encajan los registros de su sociedad.
Por qué un negocio tiene su propia cuenta
La propia guía empresarial de Ontario traza una línea clara. Una sociedad es una entidad jurídica que mantiene el negocio separado de su propietario, y sus propietarios tienen responsabilidad limitada. La empresa unipersonal no tiene esa separación: los acreedores pueden tomar los bienes personales del propietario y el negocio para pagar las deudas.
Para una sociedad, una cuenta bancaria a su nombre se deriva de esa separación. La sociedad obtiene sus propios ingresos, paga sus propios gastos y presenta su propia declaración de impuestos, y una cuenta a su nombre reúne esas operaciones. Para una empresa unipersonal, una cuenta separada no es un requisito legal en el mismo sentido, pero separa la actividad del negocio de los gastos personales, lo que facilita la contabilidad y los registros fiscales.
Lo que el banco debe verificar según las normas de FINTRAC
La guía de FINTRAC establece lo que una entidad informante debe obtener al verificar la identidad de una sociedad: su nombre, su dirección y los nombres de sus directores. Los documentos aceptables incluyen un certificado de constitución, o la versión más reciente de cualquier otro documento que confirme la existencia de la sociedad y contenga su nombre, su dirección y los nombres de sus directores, como un certificado de que la sociedad está activa. FINTRAC también señala que esta información puede obtenerse en bases de datos de acceso público, como la de Corporations Canada. Los documentos utilizados deben ser auténticos, válidos y vigentes.
Los bancos también deben recopilar información sobre la propiedad efectiva (beneficiarios reales). Para una sociedad, FINTRAC enumera tres elementos:
- Los nombres de todos los directores de la sociedad.
- Los nombres y direcciones de todas las personas que, directa o indirectamente, poseen o controlan al menos el 25 % de las acciones de la sociedad.
- La información que establece la propiedad, el control y la estructura de la sociedad.
Luego, el banco debe tomar medidas razonables para confirmar que esa información es exacta, y FINTRAC indica que esas medidas no pueden ser las mismas que el método usado para obtener la información en primer lugar. Entre las formas que menciona FINTRAC están revisar documentos oficiales como el libro de actas, el registro de accionistas y los estatutos de constitución, o consultar registros públicos. Por eso, en la práctica, el banco pide ver los registros corporativos en lugar de basarse solo en lo que dice el propietario.
Las personas que tratan con el banco también se verifican. FINTRAC permite varios métodos para identificar a una persona, entre ellos una identificación con fotografía emitida por un gobierno que sea auténtica, válida y vigente, el método del historial de crédito y el método de doble proceso con dos fuentes confiables distintas. Qué método usa cada institución, y en qué orden, lo decide la propia institución dentro de las normas.
Documentos para abrir una cuenta bancaria empresarial en Canadá
Cada institución fija su propia lista de documentos, y esa lista puede cambiar según el tipo de negocio y de cuenta. La tabla siguiente muestra los documentos que suelen intervenir, relacionados con el requisito legal al que responden. Es una referencia de lo que conviene tener a mano, no una lista publicada por un banco en particular.
| Lo que el banco debe confirmar | Sociedad | Empresa unipersonal |
|---|---|---|
| Que el negocio existe | Certificado de constitución, o un documento vigente como un certificado de estado o perfil corporativo | Registro del nombre comercial, si el negocio usa un nombre distinto al del propietario |
| Nombre y dirección del negocio | Estatutos de constitución y dirección de la oficina registrada que consta en el registro público | Dirección del propietario y nombre comercial registrado, si lo hay |
| Quiénes son los directores | Registro de directores o documento gubernamental vigente que los enumere | No aplica: no hay directores |
| Quién posee o controla el 25 % o más | Registro de accionistas y registro de personas con control significativo, del libro de actas | No aplica: el propietario es el negocio |
| Quién puede operar la cuenta | Resolución de los directores o lista de firmantes autorizados para la cuenta | El propietario |
| Identidad de cada persona involucrada | Identificación con fotografía u otro método permitido por FINTRAC para cada firmante y, según el banco, cada director y propietario significativo | Identificación con fotografía u otro método permitido por FINTRAC para el propietario |
También es común que se pida el número de negocio de la CRA cuando el negocio ya lo tiene. Una sociedad recibe un número de negocio como parte de su constitución; la guía cómo obtener un número de negocio de la CRA explica cómo funciona el BN y cuándo se registran otros negocios.
Abrir una cuenta de sociedad: de dónde salen los documentos
La mayor parte de lo que un banco pide a una sociedad proviene de dos lugares: los documentos emitidos en la constitución y el libro de actas de la sociedad.
El certificado y los estatutos de constitución demuestran que la sociedad existe e indican su nombre legal exacto, su estructura de acciones y su oficina registrada. El gobierno los emite cuando se presenta la constitución.
El libro de actas contiene el resto: los reglamentos internos, los registros de directores, funcionarios y accionistas, las emisiones de acciones y las resoluciones aprobadas por los directores y los accionistas. Los bancos suelen pedir una resolución que autorice la cuenta y nombre a los firmantes, y los registros son la forma en que la sociedad demuestra quiénes son sus directores y propietarios significativos.
El registro de personas con control significativo forma parte de esos documentos. Las sociedades regidas por la Ley de Sociedades Comerciales de Canadá (CBCA) deben llevar un registro de personas con control significativo, es decir, quienes poseen o controlan el 25 % o más de las acciones (por votos o por valor justo de mercado) o ejercen un control de hecho. Desde el 22 de enero de 2024, las sociedades federales también presentan esa información ante Corporations Canada, cada año con la declaración anual y dentro de los 15 días siguientes a cualquier cambio en el registro. En Ontario, desde el 1 de enero de 2023, las sociedades privadas deben conservar el mismo tipo de información y proporcionarla cuando la soliciten las fuerzas del orden y las autoridades regulatorias y fiscales.
Cómo abre una empresa unipersonal una cuenta bancaria empresarial en Canadá
Una empresa unipersonal no es una entidad jurídica separada, así que no hay una sociedad que verificar. La verificación se centra en el propietario, con alguno de los métodos permitidos por FINTRAC para personas, como una identificación con fotografía emitida por un gobierno.
Cuando el negocio opera con un nombre distinto al nombre completo del propietario, Ontario exige registrar ese nombre conforme a la Ley de Nombres Comerciales (Business Names Act). El registro, antes llamado Master Business Licence, tiene una validez de cinco años y luego se renueva. Un banco que abre una cuenta a nombre comercial suele pedir verlo, ya que vincula el nombre con el propietario. La guía cómo registrar una empresa unipersonal en Ontario explica el trámite, y Korporex ofrece el registro de empresa unipersonal como servicio.
El proceso, paso a paso
- Completar la constitución o el registro del nombre comercial, para que el negocio conste en el registro público.
- Reunir los documentos: certificado y estatutos, libro de actas con registros y una resolución sobre firmantes para una sociedad; el registro del nombre para una empresa unipersonal que usa un nombre comercial.
- Identificar a todas las personas que el banco tendrá que verificar: los firmantes y, para una sociedad, los directores y cualquier persona con el 25 % o más de las acciones.
- Tener lista para cada una de esas personas una identificación que cumpla con el método de verificación del banco.
- Contactar a la institución, confirmar su lista vigente de documentos para su tipo de negocio y presentar la solicitud.
- Mantener el libro de actas al día después, ya que los bancos vuelven a confirmar la información de propiedad durante el seguimiento continuo.
Después de abrir la cuenta
Según la guía de FINTRAC, la confirmación de la propiedad efectiva ocurre al inicio de la relación y durante el seguimiento continuo. Cuando cambian los directores, se transfieren acciones o entra un nuevo propietario significativo, el banco puede pedir registros actualizados. Una sociedad con sus registros y resoluciones al día puede responder a esas solicitudes con su propio libro de actas.
En cuanto a la cuenta, la Agencia de Consumo en Materia Financiera de Canadá (FCAC) supervisa a las instituciones financieras reguladas a nivel federal y publica información sobre cargos y divulgación de datos de las cuentas. Su guía sobre apertura de cuentas está dirigida a cuentas personales; para una cuenta empresarial, los documentos de divulgación de la institución establecen los cargos y las condiciones.
Preparar los documentos
Si su negocio todavía no está constituido, puede constituirse en sociedad con Korporex, a nivel federal o en Ontario, y recibir juntos el certificado, los estatutos y un libro de actas completo, listos para el banco. Korporex no es un despacho de abogados ni una institución financiera; las preguntas sobre los requisitos de un banco en particular corresponden a ese banco.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentos necesita una sociedad para abrir una cuenta bancaria empresarial en Canadá?+
Los requisitos varían según la institución, pero se derivan de las normas de FINTRAC: prueba de que la sociedad existe (como el certificado de constitución o un certificado de estado vigente), su nombre y dirección, los nombres de sus directores, los nombres y direcciones de quienes poseen o controlan el 25 % o más de las acciones, información sobre su estructura de propiedad y control, y la identificación de las personas que operarán la cuenta. Los bancos también suelen pedir los estatutos y una resolución que nombre a los firmantes.
¿Por qué el banco quiere ver el libro de actas?+
Los bancos deben tomar medidas razonables para confirmar la exactitud de la información sobre la propiedad efectiva, con un método distinto al usado para recopilarla. FINTRAC menciona la revisión de documentos oficiales como el libro de actas, el registro de accionistas y los estatutos de constitución como una forma de hacerlo.
¿Puede una empresa unipersonal abrir una cuenta bancaria empresarial?+
Sí. Una empresa unipersonal no es una entidad jurídica separada, así que el banco verifica la identidad del propietario. Si el negocio usa un nombre distinto al nombre completo del propietario, Ontario exige registrar ese nombre, y los bancos suelen pedir ver el registro.
¿Hay que identificar a todos los accionistas?+
Las normas de FINTRAC exigen que el banco obtenga los nombres y direcciones de todas las personas que, directa o indirectamente, poseen o controlan al menos el 25 % de las acciones. Los accionistas menores no están cubiertos por ese requisito concreto, aunque una institución puede pedir más información.
¿Una constitución con Korporex incluye los documentos que pide el banco?+
Cada paquete de constitución de Korporex incluye el certificado y los estatutos de constitución, y un libro de actas con reglamentos internos, resoluciones de organización y registros. El banco decide cuáles necesita ver.