Los estatutos de constitución son el documento constitutivo de una sociedad canadiense: el documento presentado ante el gobierno que da existencia legal a la sociedad y fija su estructura básica. Según la Ley Canadiense de Sociedades por Acciones (CBCA), los estatutos establecen el nombre de la sociedad, la provincia de su domicilio social, las clases y el número máximo de acciones que puede emitir, cualquier restricción a la transferencia de acciones, el número de directores y cualquier restricción a la actividad que puede ejercer. Una vez aceptados los estatutos, se emite un certificado de constitución y la sociedad existe como entidad legal independiente. Todo lo que la sociedad puede hacer se desprende de lo que establecen los estatutos.
Esta guía explica qué contienen los estatutos a nivel federal y en Ontario, cómo funciona la estructura de acciones, en qué se diferencian los estatutos de los reglamentos internos y de un convenio de accionistas, y cómo modificar, refundir o localizar sus estatutos. Abarca las sociedades regidas por la CBCA y por la Ley de Sociedades por Acciones de Ontario (OBCA); las demás provincias usan sus propios formularios y, en algunos casos, una terminología distinta.
Qué son los estatutos de constitución
Una sociedad no existe hasta que el gobierno acepta sus estatutos. Las personas que los firman son los fundadores. Según la CBCA (artículo 5) y la OBCA (artículo 4), una o más personas físicas o sociedades pueden constituir una sociedad, y un fundador que sea persona física debe tener al menos 18 años, no haber sido declarado incapaz y no tener la condición de quebrado.
Los abogados llaman a los estatutos el documento "constitutivo" porque constituyen la sociedad. Son el primer nivel de las normas propias de la sociedad: los reglamentos internos, las resoluciones y cualquier convenio de accionistas operan dentro de lo que la ley y los estatutos permiten. Por eso los estatutos son el primer documento de todo libro de actas, y por eso los bancos, prestamistas, compradores y la CRA suelen pedir una copia.
Qué contienen los estatutos de constitución
A nivel federal, el artículo 6(1) de la CBCA enumera lo que los estatutos (presentados mediante el Formulario 1, Estatutos de Constitución) deben establecer:
- El nombre de la sociedad, o una solicitud de nombre numérico.
- La provincia de Canadá donde estará situado el domicilio social.
- Las clases y, en su caso, el número máximo de acciones que la sociedad está autorizada a emitir y, si hay dos o más clases, los derechos, privilegios, restricciones y condiciones de cada clase.
- Si la emisión, transferencia o propiedad de las acciones está restringida, una declaración en ese sentido y la naturaleza de las restricciones.
- El número de directores, o un número mínimo y máximo.
- Cualquier restricción a la actividad que la sociedad puede ejercer.
Según el artículo 6(2), los estatutos también pueden incluir cualquier disposición que la ley permita incluir en los reglamentos internos. Estas suelen figurar como "otras disposiciones".
En Ontario, el artículo 5(1) de la OBCA ya no enumera el contenido por sí mismo. Establece que los estatutos deben seguir el formulario aprobado por el Director y contener la información exigida por la ley, los reglamentos o el Director. El aviso del ministerio sobre la constitución de una sociedad por acciones enumera esa información: el nombre de la sociedad, la dirección del domicilio social, el número de directores y los datos de cada primer director, los fundadores, cualquier restricción a la actividad o a las facultades de la sociedad, la estructura de acciones y cualquier restricción a la transferencia de acciones, y otras disposiciones. Como en la CBCA, el artículo 5(3) permite incluir en los estatutos todo lo que puede figurar en los reglamentos internos.
| Elemento | Federal (CBCA) | Ontario (OBCA) |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre con palabras, o nombre numérico seguido de "Canada" y un elemento legal | Nombre con palabras respaldado por un informe NUANS con sesgo de Ontario de menos de 90 días, o nombre numérico seguido de "Ontario" y un elemento legal |
| Domicilio social | Solo la provincia en los estatutos; la dirección va en un formulario aparte presentado con ellos | Dirección física completa en Ontario; un apartado postal por sí solo no se acepta |
| Clases y número máximo de acciones | Obligatorio | Obligatorio |
| Derechos de cada clase | Obligatorio si hay dos o más clases | Obligatorio si hay más de una clase |
| Restricciones a la transferencia de acciones | Se indican si las acciones están restringidas | Se indican si las acciones están restringidas |
| Directores | Número fijo, o mínimo y máximo; al menos uno | Número fijo, o mínimo y máximo; al menos una persona (tres para una sociedad que ofrece valores al público) |
| Restricciones a la actividad | Si las hay | Si las hay, incluidas las restricciones a las facultades |
| Otras disposiciones | Todo lo permitido en los reglamentos internos | Todo lo permitido en los reglamentos internos |
| Tasa gubernamental | $200 | $300 |
La estructura de acciones: la parte que da forma al negocio
La mayor parte de los estatutos es administrativa. La estructura de acciones es la parte que realmente da forma al negocio. Determina quién puede poseer qué, cómo pueden pagarse las ganancias como dividendos, quién controla los votos y cómo podrá entrar más adelante un cofundador, un familiar, una sociedad de cartera o un inversionista.
Según ambas leyes, las acciones no tienen valor nominal y se emiten en forma nominativa. Cuando una sociedad tiene una sola clase de acciones, todas otorgan los mismos derechos. Cuando los estatutos crean más de una clase, deben detallar los derechos, privilegios, restricciones y condiciones de cada una, y cada derecho básico debe corresponder al menos a una clase: el derecho de voto y el derecho al remanente de los bienes en la disolución según la OBCA (artículo 22), más el derecho a recibir los dividendos declarados según la CBCA (artículo 24). La ley no dicta el nombre de una clase. Una acción es "preferente" u "ordinaria" únicamente por los derechos que le otorgan los estatutos.
Muchas sociedades autorizan un número ilimitado de acciones de cada clase. La presentación en línea de Ontario incluso ofrece un texto predefinido para una sola clase de acciones ordinarias en número ilimitado. Las estructuras habituales incluyen las siguientes clases, descritas en términos generales:
| Clase | Características habituales | Suele usarse para |
|---|---|---|
| Acciones ordinarias con voto | Un voto por acción, derecho a los dividendos declarados sobre la clase, participación en el remanente en la disolución | Fundadores y dueños que dirigen la empresa; la clase única por defecto |
| Acciones ordinarias sin voto | Los mismos derechos económicos que las ordinarias, pero sin voto en las asambleas | Dar una participación sin dar el control |
| Acciones preferentes | Dividendo preferente o fijo, prioridad sobre las ordinarias en la disolución, a menudo rescatables por la sociedad o a solicitud del titular, normalmente sin voto | Inversionistas, familiares o sociedades de cartera |
| Acciones especiales o de "congelación" | Valor de rescate fijo, a menudo con voto y un dividendo limitado | Congelaciones patrimoniales y reorganizaciones |
Las estructuras de varias clases son comunes en las sociedades dirigidas por sus dueños, pero las normas fiscales delimitan su uso. Por ejemplo, las normas federales del impuesto sobre la renta dividida (TOSI) limitan el beneficio fiscal de pagar dividendos a familiares que no participan activamente en el negocio. Un contador o un abogado puede explicar cómo se trata una estructura determinada en una situación concreta.
Estatutos, reglamentos internos y convenio de accionistas
Estos tres documentos se confunden a menudo. Cumplen funciones distintas y se modifican de maneras distintas.
| Estatutos de constitución | Reglamentos internos | Convenio de accionistas | |
|---|---|---|---|
| Qué es | El documento constitutivo presentado ante el gobierno | Las normas internas de funcionamiento de la sociedad | Un contrato privado entre los accionistas |
| ¿Se presenta ante el gobierno? | Sí | No; se guarda en el libro de actas | No; se guarda en el libro de actas |
| Quién lo modifica | Los accionistas, por resolución especial, y luego se presentan estatutos de modificación | Los directores por resolución, confirmada por los accionistas en la siguiente asamblea por resolución ordinaria | Las partes, según lo que prevea el convenio (a menudo todas) |
| ¿Es público? | Sí, pueden pedirse copias al registro | No | No |
| Contenido habitual | Nombre, clases y derechos de las acciones, restricciones a la transferencia, número de directores | Asambleas, quórum, funcionarios, operaciones bancarias y facultades de firma | Transferencias de acciones, reglas de compraventa, toma de decisiones, disputas |
Las normas sobre los reglamentos internos provienen del artículo 103 de la CBCA y del artículo 116 de la OBCA. Un convenio firmado por todos los accionistas que restringe las facultades de los directores es un convenio unánime de accionistas (artículo 146 de la CBCA, artículo 108 de la OBCA), y debe conservarse una copia con los registros de la sociedad. Nuestra guía sobre los convenios de accionistas en Canadá explica lo que suelen contener.
Estatutos federales o de Ontario
Los estatutos federales se presentan bajo la Ley Canadiense de Sociedades por Acciones a través de Corporations Canada; los de Ontario, bajo la Ley de Sociedades por Acciones de Ontario a través del Registro de Empresas de Ontario. Los documentos son similares en su fondo, pero la protección del nombre y los trámites anuales difieren entre federal y provincial.
La tasa gubernamental es de $200 para presentar estatutos federales en línea y de $300 para estatutos de Ontario. Para una sociedad federal con nombre con palabras presentada en línea, la búsqueda de nombre forma parte del proceso federal y no se exige un informe NUANS aparte. Una sociedad de Ontario con nombre con palabras necesita un informe NUANS con sesgo de Ontario de menos de 90 días antes de la presentación. Una sociedad numérica no requiere búsqueda de nombre en ninguna de las dos jurisdicciones. Para el proceso completo en Ontario, consulte nuestra guía para constituirse en sociedad en Ontario.
Cómo se presentan los estatutos
Elige un nombre (con un informe NUANS) o toma una sociedad numérica, define su estructura de acciones, nombra a sus directores y domicilio social, y presenta. Una vez aceptados, recibe un certificado de constitución y una copia sellada de sus estatutos, que se convierten en los primeros documentos de su libro de actas.
Con más detalle, una presentación típica sigue estos pasos:
- Elegir el nombre: un nombre con palabras (con la búsqueda de nombre exigida) o un nombre numérico.
- Definir la estructura de acciones: las clases, el número máximo si lo hay, los derechos de cada clase y las restricciones a la transferencia.
- Fijar el número de directores (fijo, o mínimo y máximo) y reunir los datos de cada primer director.
- Confirmar el domicilio social: la provincia para estatutos federales, y una dirección física completa en Ontario para estatutos de Ontario.
- Añadir las restricciones a la actividad y otras disposiciones, si las hay.
- Hacer firmar a cada fundador, y luego presentar en línea y pagar la tasa gubernamental.
El certificado de constitución
A nivel federal, al recibir los estatutos, el Director designado conforme a la CBCA emite un certificado de constitución (artículo 8), y la sociedad nace en la fecha que figura en el certificado (artículo 9). En Ontario, el Director endosa los estatutos con un certificado que constituye el certificado de constitución (artículo 6 de la OBCA). Ese certificado es prueba concluyente de que la sociedad se constituyó en la fecha que indica, salvo en un procedimiento para anularlo por causa justificada (artículo 7).
Cuando los estatutos de Ontario se presentan en línea, el ministerio envía por correo electrónico el certificado de constitución, una copia de los estatutos endosados, un recibo de pago y una clave de empresa que se usa para trámites futuros. El certificado indica el nombre de la sociedad, el número de sociedad de Ontario y la fecha de efecto, y una presentación en Ontario puede solicitar una fecha de efecto de hasta 30 días después. El número de la sociedad nunca cambia durante toda su existencia.
El certificado es un comienzo, no un final. Una sociedad de Ontario debe presentar su declaración inicial dentro de los 60 días siguientes a la constitución, sin tasa gubernamental, y toda sociedad necesita después tener en orden sus reglamentos internos, sus primeras resoluciones, sus emisiones de acciones y sus registros. Korporex los prepara mediante su servicio de libro de actas inicial.
Modificar sus estatutos
Los estatutos no son inamovibles. Una sociedad los modifica para cambiar su nombre, crear una nueva clase de acciones, cambiar los derechos de las acciones, cambiar el número de directores, o añadir, cambiar o eliminar restricciones a la transferencia de acciones o a su actividad. El artículo 173 de la CBCA y el artículo 168 de la OBCA enumeran las modificaciones permitidas.
Una modificación se autoriza por resolución especial de los accionistas. Según ambas leyes, una resolución especial se aprueba con al menos dos tercios de los votos emitidos en una asamblea, o se firma por escrito por todos los accionistas con derecho a votarla. Una excepción: los directores pueden por sí solos cambiar un nombre numérico por un nombre con palabras. Cuando una modificación afecta a una clase en particular, por ejemplo al cambiar sus derechos o al crear una clase de rango superior, los titulares de esa clase generalmente tienen derecho a votar por separado (artículo 176 de la CBCA, artículo 170 de la OBCA). Las modificaciones que añaden, cambian o eliminan restricciones a la transferencia de acciones o a la actividad también dan a los accionistas con voto un derecho de disenso y a que se les pague el valor justo de sus acciones (artículo 190 de la CBCA, artículo 185 de la OBCA).
Tras la aprobación, se presentan estatutos de modificación y la sociedad recibe un certificado de modificación. La tasa gubernamental es de $150 en Ontario y de $200 a nivel federal en línea ($250 por correo electrónico o postal); algunas modificaciones federales, como añadir una versión en inglés o en francés del nombre, son gratuitas. Korporex presenta estatutos de modificación y cambios de nombre de la sociedad para sociedades federales y de Ontario.
Algunos cambios habituales no son modificaciones de los estatutos. Trasladar el domicilio social dentro de la misma provincia corresponde a los directores y se notifica al registro, y reemplazar directores dentro del número fijado en los estatutos se notifica mediante un aviso de cambio. Consulte cambio de dirección y cambio de directores.
Estatutos refundidos
Tras varias modificaciones, los estatutos de una sociedad pueden quedar repartidos entre la presentación original y una serie de certificados de modificación. Los directores pueden reunirlos en cualquier momento en estatutos de constitución refundidos, y deben hacerlo cuando el Director lo ordene (artículo 180 de la CBCA, artículo 173 de la OBCA). Refundir no cambia nada: reúne los estatutos modificados en un solo documento. Se emite un certificado de constitución refundido, y los estatutos refundidos sustituyen a los originales y a todas sus modificaciones. La tasa gubernamental es de $150 en Ontario y de $100 a nivel federal.
Dónde encontrar sus estatutos
Ambas leyes exigen que la sociedad conserve sus estatutos, sus reglamentos internos y todas sus modificaciones con sus registros (artículo 20 de la CBCA, artículo 140 de la OBCA), así que el primer lugar donde buscar es el libro de actas. Si falta o está incompleto, hay otras fuentes:
- El correo electrónico del registro que confirmó la constitución, que incluía el certificado y los estatutos.
- Corporations Canada, para una sociedad federal: pueden pedirse en línea copias no certificadas de los documentos de la sociedad de forma gratuita, y las copias certificadas cuestan $40 por documento.
- El Registro de Empresas de Ontario, para una sociedad de Ontario: pueden pedirse copias de los documentos presentados pagando una tasa.
- El abogado, el contador o el servicio de trámites que se encargó de la constitución.
Una vez que tenga los estatutos, guarde con ellos una copia de cada certificado de modificación, para que la versión completa y vigente esté siempre disponible cuando un banco, un comprador o un prestamista la pida.
Korporex prepara y presenta en línea los estatutos de constitución de sociedades federales y de Ontario, incluida la estructura de acciones. Puede iniciar su constitución aquí.
Preguntas frecuentes
¿Los estatutos de constitución son lo mismo que el certificado de constitución?+
No, pero van juntos. Los estatutos son el documento que presentan los fundadores y establecen el nombre, la estructura de acciones, los directores y otras disposiciones. El certificado de constitución lo emite el gobierno una vez aceptados los estatutos y confirma la fecha en que la sociedad comenzó a existir. En Ontario, el certificado es un endoso sobre los propios estatutos.
¿Los estatutos de constitución indican quiénes son los accionistas?+
No. Los estatutos establecen las clases y el número de acciones que la sociedad está autorizada a emitir, no quién las posee. Los accionistas se inscriben en el registro de valores que se lleva en el libro de actas. Las primeras acciones suelen emitirse por resolución de los directores después de la constitución, y las transferencias posteriores deben respetar las restricciones de los estatutos.
¿Puedo cambiar mis estatutos de constitución después de constituirme?+
Sí. Los accionistas aprueban el cambio por resolución especial, es decir, dos tercios de los votos emitidos en una asamblea o el consentimiento por escrito de cada accionista con voto, y la sociedad presenta luego estatutos de modificación. La tasa gubernamental es de $150 en Ontario y de $200 a nivel federal en línea. Un certificado de modificación confirma el cambio.
¿Cuál es la diferencia entre los estatutos y los reglamentos internos?+
Los estatutos se presentan ante el gobierno y fijan la estructura fundamental de la sociedad, como su nombre, sus clases de acciones y el número de directores. Los reglamentos internos son normas internas sobre asambleas, funcionarios, operaciones bancarias y facultades de firma. Los directores los adoptan por resolución, los accionistas los confirman en la siguiente asamblea y no se presentan ante el gobierno.
¿Los estatutos de constitución son públicos?+
Sí. Los estatutos se presentan ante Corporations Canada o el Registro de Empresas de Ontario, y pueden pedirse copias al registro. A nivel federal, las copias no certificadas son gratuitas en línea. Los reglamentos internos y los convenios de accionistas, en cambio, son documentos privados que se guardan en el libro de actas de la sociedad.