Cómo obtener un número de negocio de la CRA

Para obtener un número de negocio de la CRA en Canadá, la mayoría de las empresas se registran en línea mediante Business Registration Online (BRO), el servicio de registro en línea de la Agencia de Ingresos de Canadá, que asigna el número de negocio (BN) de nueve dígitos y abre, en la misma sesión, cuentas de programa como las de GST/HST y nómina. Si BRO no está disponible para usted, puede enviar en su lugar el formulario RC1 por correo a su centro fiscal. Las sociedades constituidas a nivel federal o en Ontario no necesitan presentar ninguna solicitud: el BN y la cuenta del impuesto sobre la renta de sociedades se asignan como parte de la constitución. Un empresario unipersonal solo necesita un BN cuando se registra para una cuenta de programa de la CRA.

Esta guía explica qué es el número de negocio, cómo se vinculan a él las cuentas de programa, quién lo recibe automáticamente, cómo registrarse, qué información pide la CRA y cómo encontrar un BN extraviado.

Qué es el número de negocio

La CRA describe el número de negocio como un identificador estándar para una empresa o entidad legal. Tiene nueve dígitos, y cada empresa o entidad legal tiene solo uno. Los programas provinciales, municipales y otros programas federales también usan el BN para identificarlo, por lo que aparece en mucho más que formularios fiscales.

El BN por sí solo es solo la raíz. Cuando usted se registra en un programa de la CRA, esta le añade un identificador de programa de dos letras y un número de referencia de cuatro dígitos. Juntos, esos 15 caracteres forman su número de cuenta de programa. Una empresa que cobra GST/HST y maneja nómina podría tener 123456789 como BN, 123456789 RT 0001 como cuenta de GST/HST y 123456789 RP 0001 como cuenta de nómina. El número de referencia permite que una empresa tenga más de una cuenta del mismo tipo, por ejemplo cuentas de nómina separadas para divisiones separadas.

El BN no es lo mismo que su número de sociedad, que proviene del registro que lo constituyó. La diferencia se explica más abajo.

Las principales cuentas de programa de la CRA

Estas son las cuentas de programa con las que trata la mayoría de las pequeñas y medianas empresas:

También existen otras cuentas más especializadas, entre ellas los derechos de impuestos especiales (RD), el impuesto especial y gravámenes especiales (RE), el impuesto sobre primas de seguros (RN), el impuesto sobre bienes de lujo (LT) y el impuesto sobre viviendas subutilizadas (RU). Cada cuenta de programa tiene sus propios requisitos de registro y declaración, separados del BN en sí.

Cuándo necesita un número de negocio

No todas las empresas necesitan un BN. Según la CRA, una empresa lo necesita en dos situaciones: cuando requiere una cuenta de GST/HST, de nómina u otra cuenta de programa de la CRA, y cuando se constituye en sociedad. En la práctica, usted necesita un BN cuando:

• Se registra para el GST/HST, ya sea por obligación o de forma voluntaria.
• Contrata empleados, o paga de otro modo montos que requieren retenciones de nómina, y necesita una cuenta de nómina.
• Se constituye en sociedad, a nivel federal o provincial, y la sociedad debe presentar el impuesto de sociedades.
• Debe presentar ciertas declaraciones informativas, como formularios T5 por dividendos pagados.
• Planea participar en licitaciones del gobierno federal, ya que se exige un BN de la CRA antes de registrarse para un Procurement Business Number.

Una empresa no constituida en sociedad, como una empresa unipersonal, solo necesita un BN cuando se registra para una cuenta de programa de la CRA. Un empresario unipersonal que opera por debajo del umbral de pequeño proveedor del GST/HST, no tiene empleados y no tiene ninguna otra obligación de cuenta de programa puede operar un tiempo sin uno. El ingreso empresarial del propietario se declara en su declaración personal T1 con su número de seguro social. Registrar un nombre comercial en Ontario tampoco crea un BN: el Ontario Business Identification Number (BIN) que se asigna al registrar una empresa unipersonal es un número distinto, y la CRA no lo acepta en lugar de un BN.

Las sociedades que reciben un BN automáticamente

En el caso de las sociedades, el BN suele llegar sin una solicitud separada. La CRA confirma que, una vez aprobada la constitución federal por Corporations Canada, la sociedad recibe un número de negocio y su cuenta de programa del impuesto sobre la renta de sociedades (RC). No se requiere un registro separado ante la CRA para la cuenta RC.

Lo mismo ocurre con las sociedades constituidas en Ontario. La CRA enumera ocho provincias donde registrar o constituir una empresa también produce un BN: Alberta, Columbia Británica, Manitoba, Nuevo Brunswick, Nueva Escocia, Ontario, Isla del Príncipe Eduardo y Saskatchewan. Una sociedad constituida en una de esas provincias también recibe su cuenta RC como parte del proceso. Las empresas registradas en Terranova y Labrador, los Territorios del Noroeste, Nunavut, Quebec o Yukón no reciben un BN del registro provincial o territorial y deben registrarse por separado ante la CRA.

Lo que la constitución no hace es abrir sus otras cuentas. Si la nueva sociedad debe cobrar GST/HST o manejar nómina, esas cuentas se añaden después al BN existente, normalmente mediante Business Registration Online. Si está comparando las dos vías de constitución, la guía cómo constituirse en sociedad en Canadá explica en qué se diferencian más allá del BN.

Una sociedad es una entidad legal separada de su propietario, por lo que se registra con su propio BN. Un empresario unipersonal que luego se constituye en sociedad no traslada su BN existente a la sociedad; la CRA menciona los cambios en la propiedad legal o en la estructura de una empresa entre las situaciones que pueden requerir un nuevo BN.

Cómo registrarse para obtener un número de negocio

Si ya tiene un BN, no se registra para obtener uno nuevo. La CRA permite un solo BN por empresa o entidad legal, y cualquier nueva cuenta de programa se añade al BN que ya tiene. Para los demás, hay dos vías para los residentes de Canadá.

En línea mediante Business Registration Online (BRO)

La CRA describe BRO como la forma más rápida y sencilla de obtener un BN. Permite registrarse para el BN y varias cuentas de programa al mismo tiempo, entre ellas GST/HST (fuera de Quebec), retenciones de nómina, impuesto sobre la renta de sociedades, declaraciones informativas y organizaciones benéficas registradas. Los pasos son:

• Inicie sesión en su cuenta de la CRA. Necesita una cuenta de la CRA para usar BRO, y no puede registrarse para una si no ha presentado sus declaraciones de impuestos o si tiene activada la protección reforzada en su cuenta.
• Desde la página de bienvenida, añada una cuenta de empresa y elija registrar una empresa.
• Ingrese la información de los propietarios y de la empresa (vea la lista más abajo) y seleccione las cuentas de programa que quiere abrir.
• Guarde o imprima su BN y sus números de cuenta de programa al final de la sesión. La CRA indica que el BN no se le enviará.

Se aplican algunos límites prácticos. Una sesión de BRO caduca tras 10 minutos de inactividad y no se puede guardar un registro parcial, por lo que conviene tener todo listo antes de empezar. BRO está disponible todos los días, excepto entre las 3 y las 6 de la mañana, hora del Este. No puede usarse para reactivar una cuenta de programa cerrada, registrar una empresa que pertenece a otra empresa (por ejemplo, una sociedad colectiva con un socio que es una sociedad), registrar una empresa cuyo propietario o director ha fallecido, ni registrar una empresa canadiense cuyos propietarios son todos no residentes. Los residentes de Ontario y Nueva Escocia pueden pasar directamente de BRO al sitio de registro provincial al terminar.

Por correo con el formulario RC1

Si no puede completar el registro en línea, la CRA exige que envíe un formulario por correo. El formulario RC1, Request for a Business Number and Certain Program Accounts, permite registrarse para un BN junto con las cuentas de GST/HST, retenciones de nómina, impuesto sobre la renta de sociedades, organización benéfica registrada y declaraciones informativas en un solo formulario. Usted completa las secciones que necesita y envía el formulario a su centro fiscal. El RC1 no puede usarse para las cuentas del impuesto sobre viviendas subutilizadas ni del impuesto sobre bienes de lujo. El correo es más lento que BRO, por lo que la mayoría de los solicitantes solo lo usa cuando BRO no es una opción, por ejemplo cuando BRO no acepta su código postal.

La información que debe tener lista

La CRA publica una lista de lo que pueden pedirle al registrarse. Para la mayoría de las empresas incluye:

• El nombre, cargo y número de teléfono de cada propietario, y el número de seguro social de cada uno.
• El nombre legal de la empresa y cualquier nombre comercial.
• La dirección postal y la dirección física de la empresa.
• El tipo de empresa: empresa unipersonal, sociedad colectiva, sociedad, fideicomiso u otra forma.
• Una descripción de la actividad principal de la empresa, y los principales productos o servicios con un porcentaje estimado de ingresos para cada uno.
• Para una sociedad, la fecha de constitución, la jurisdicción y el número del certificado.
• Su BN existente, si ya tiene uno.

Cada cuenta de programa tiene además sus propias preguntas. Un registro de GST/HST puede pedir las ventas gravables anuales mundiales y nacionales, la fecha de entrada en vigor del registro, el cierre del ejercicio y el período de declaración. Un registro de nómina puede pedir el número de empleados, los salarios anuales previstos, la fecha en que los empleados reciben su primer pago y la frecuencia de pago.

El GST/HST y la regla del pequeño proveedor de 30 000 $

Para la mayoría de las empresas, el GST/HST es la cuenta que primero genera la necesidad de un BN. Una empresa es un pequeño proveedor, y no tiene que registrarse, mientras sus suministros gravables no superen 30 000 $ en cuatro trimestres naturales consecutivos. Los pequeños proveedores pueden igualmente optar por registrarse de forma voluntaria. Una vez superado el umbral, el momento depende de cómo se supere:

• Si supera 30 000 $ en un solo trimestre natural, deja de ser pequeño proveedor de inmediato. Debe registrarse, la fecha de entrada en vigor de su registro es a más tardar el día del suministro que lo hizo superar 30 000 $, y cobra GST/HST sobre ese suministro.
• Si supera 30 000 $ en los cuatro (o menos) trimestres naturales consecutivos anteriores, pero no en un solo trimestre, deja de ser pequeño proveedor al final del mes siguiente al trimestre en que superó 30 000 $. La fecha de entrada en vigor de su registro es a más tardar el día de su primer suministro después de ese momento.

Algunas empresas, como los conductores de taxi y de viajes compartidos, deben registrarse para el GST/HST sin importar el umbral. La guía para obtener un número de GST/HST en Ontario explica ese registro con más detalle, y la guía sobre cómo verificar un número de GST/HST explica cómo confirmar el número de un proveedor.

La cuenta de nómina cuando contrata

Un empleador, incluida una sociedad que paga un salario a su propietario-gerente, necesita una cuenta de retenciones de nómina (RP). La CRA exige el registro antes de la fecha de vencimiento de la primera remesa, que generalmente es el día 15 del mes siguiente a aquel en que comenzó a retener deducciones del pago de un empleado. Por ejemplo, si contrata a alguien el 11 de marzo y le paga el 25 de marzo, la primera remesa vence el 15 de abril. Registrarse tarde no aplaza la obligación: las deducciones deben calcularse y remitirse igualmente en la fecha de vencimiento, y pueden imponerse multas si no se hace. Los propietarios que deciden cómo pagarse suelen comparar el salario con los dividendos, como hace la guía salario o dividendos; un contador puede asesorar sobre la combinación adecuada para cada situación.

Número de negocio y números de sociedad

Una sociedad termina con al menos dos números de dos gobiernos distintos, y no son intercambiables:

El número de sociedad aparece en su certificado de constitución y es el que usa al presentar sus declaraciones anuales ante el registro. El BN es el que le pedirán la CRA, su banco y su proveedor de nómina. La comparación completa está en la guía número de negocio o número de sociedad.

Cómo encontrar un número de negocio perdido

Si sabe que tiene un BN pero no lo encuentra, la CRA sugiere probar estas opciones en orden:

• Revise sus registros: cartas o avisos de la CRA, y cualquier confirmación que haya guardado o impreso al final de una sesión de BRO.
• Inicie sesión en su cuenta de la CRA. Si ha añadido My Business Account, el BN aparece en la página de bienvenida. Si se registró a través de su provincia, la cuenta provincial en línea también puede mostrarlo.
• Busque en un registro de empresas en línea. Corporations Canada muestra el BN de las sociedades federales, el Registro de Empresas de Ontario cubre las empresas de Ontario (la información puede tardar dos días hábiles en aparecer después del registro, y algunos servicios pueden tener costo), y Canada's Business Registries cubre las sociedades federales y las de ciertas provincias.
• Llame a la línea de consultas de empresas de la CRA al 1-800-959-5525, de lunes a viernes, de 8 a. m. a 8 p. m., hora del Este. Es posible que deba confirmar datos que ingresó durante el registro.

Tenga en cuenta que también puede haberse creado un BN si comenzó un registro en BRO y la sesión caducó. Antes de registrarse de nuevo, conviene verificar si esa sesión parcial le dejó un número, ya que una empresa solo puede tener uno.

Una vez que lo tiene

Una vez que tiene su BN, póngalo en los documentos que lo requieren (facturas de GST/HST, remesas de nómina, declaraciones de sociedades) y guárdelo a la mano. Los bancos suelen pedirlo cuando usted abre una cuenta bancaria empresarial, y lo usará cada vez que trate con la CRA. Si más adelante la empresa cambia su propiedad legal o su estructura, consulte con la CRA si necesita un nuevo BN.

Obtener un número de negocio con Korporex

Cuando se constituye en sociedad con Korporex, a nivel federal o en Ontario, el número de negocio se asigna como parte de la constitución, y Korporex se lo entrega una vez completada la constitución. Ese BN es la base de cualquier cuenta de GST/HST, nómina u otra cuenta de programa que la sociedad abra después. Si necesita registrar un BN fuera de una constitución, por ejemplo para una empresa unipersonal existente, consulte el servicio de registro del número de negocio. Korporex no es un despacho de abogados ni una firma contable; para saber qué cuentas fiscales necesita su empresa, consulte a un contador o abogado. Para una visión general del proceso, vea también la guía cómo constituirse en sociedad en Canadá.

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