Cómo registrar un negocio en Ontario

Para registrar un negocio en Ontario, primero elige una estructura legal y luego presenta la solicitud ante el registro gubernamental que corresponde. Una empresa unipersonal o una sociedad colectiva registra su nombre comercial a través del Registro de Empresas de Ontario (Ontario Business Registry), con una tasa gubernamental de 60 $ y una validez de cinco años. Una sociedad por acciones presenta estatutos de constitución, ya sea ante Ontario (300 $) o ante Corporations Canada (200 $). Después, la mayoría de los negocios obtiene un número de negocio de la CRA, se registra para el GST/HST al superar 30 000 $ en ventas gravables y revisa qué licencias municipales o registros de empleador le aplican.

Registrar un negocio en Ontario es una de esas tareas que suenan intimidantes y resultan ser, sobre todo, papeleo. Lo difícil es la decisión que toma antes del papeleo: qué tipo de negocio está registrando en realidad. Acierte en eso y lo demás viene solo. Esta guía recorre todo el proceso, de principio a fin, y le indica la guía detallada para cada paso.

Primero, elija su estructura

Antes de registrar nada, necesita saber qué está registrando. En Ontario, la mayoría de los negocios nuevos cae en una de tres categorías: la empresa unipersonal, la sociedad colectiva o la sociedad por acciones. Cada una se registra de forma distinta, implica un nivel distinto de riesgo personal y conlleva obligaciones continuas distintas.

Una empresa unipersonal es usted, operando como negocio. Es la más sencilla y económica de montar. El inconveniente es que no hay separación legal entre usted y el negocio: las deudas del negocio son sus deudas, y los ingresos del negocio se declaran en su declaración de impuestos personal.

Una sociedad colectiva son dos o más personas que operan un negocio juntas con fines de lucro. Misma sencillez, misma falta de separación, más el detalle adicional de que cada socio puede responder por las deudas de la sociedad, incluidas las obligaciones que otro socio haya asumido sin usted. Se recomienda firmemente un acuerdo de sociedad por escrito, aunque la ley no lo exige. En Ontario también existen las sociedades en comandita y las sociedades colectivas de responsabilidad limitada (LLP), pero son estructuras especializadas que se usan para vehículos de inversión y ciertas profesiones reguladas, y se registran bajo reglas distintas.

Una sociedad por acciones es una entidad legal independiente. Es dueña de sus propios bienes, firma sus propios contratos y responde por sus propias deudas. Cuesta más y exige más mantenimiento, pero levanta un muro entre sus bienes personales y el negocio, y puede ser más eficiente desde el punto de vista fiscal una vez que gana más de lo que necesita para vivir.

Si no está seguro de cuál le conviene, esa elección merece más reflexión que el registro en sí. La abordamos en una guía aparte sobre empresa unipersonal frente a constituirse en sociedad.

Estructuras de negocio en Ontario, comparadas

Así se comparan las principales opciones en los puntos que importan al momento de registrarse. Los montos son solo las tasas gubernamentales de presentación, según las publican ServiceOntario y Corporations Canada.

Ambos tipos de sociedad por acciones también presentan cada año una declaración de impuestos de sociedades (T2) y llevan un libro de actas. Esos costos no son tasas gubernamentales, pero son la verdadera diferencia de mantenimiento entre una sociedad por acciones y un negocio no constituido.

Registrar una empresa unipersonal o una sociedad de personas

Según la Ley de Nombres Comerciales de Ontario, una persona física que opera un negocio bajo un nombre distinto del suyo debe registrar ese nombre. Si opera como «Juana Pérez», no necesita registrarse. Si opera como «Juana Pérez Consultoría» o «Estudio Maplewind», sí. Las sociedades de personas tienen una regla más estricta: los socios deben registrar la razón social de la sociedad y cualquier otro nombre que usen ante el público.

Este registro antes se llamaba Master Business Licence. Hoy es el registro de un nombre comercial, que se presenta a través del Registro de Empresas de Ontario. El proceso es así:

• Busque primero el nombre. Revise el Registro de Empresas de Ontario y la Base de Datos de Marcas Canadienses en busca de nombres iguales o similares en su sector.
• Reúna sus datos: el nombre comercial, su nombre legal y dirección, la dirección del negocio y una breve descripción de la actividad.
• Presente la solicitud en línea a través del Registro de Empresas de Ontario. Los registros en línea se procesan de inmediato. Por correo tardan unos 15 días hábiles.
• Pague la tasa gubernamental de 60 $. Es la misma en línea o por correo.
• Guarde el registro y anote la fecha de vencimiento. El registro tiene vigencia de cinco años y debe renovarse antes de que venza, por otros 60 $.

Si cambia algún dato, como su dirección o la actividad del negocio, actualícelo en el registro. Ontario exige que los cambios en la información registrada se notifiquen dentro de 15 días. Si prefiere no encargarse usted mismo del trámite, Korporex puede presentar el registro de su empresa unipersonal, o registrar un nombre comercial para un negocio existente.

Omitir el registro tiene consecuencias. Operar bajo un nombre no registrado es una infracción de la Ley de Nombres Comerciales, con multas de hasta 2 000 $ para una persona física y de hasta 25 000 $ para una persona jurídica. En la práctica, un negocio que opera bajo un nombre no registrado no puede iniciar una demanda ante un tribunal de Ontario en relación con ese negocio sin permiso del tribunal. Eso importa la primera vez que un cliente se niega a pagar. Para el paso a paso completo, consulte nuestra guía sobre cómo registrar una empresa unipersonal en Ontario.

Registrar una sociedad por acciones

Constituirse en sociedad es un paso mayor. Primero elige si se constituye a nivel provincial, en Ontario, o a nivel federal, bajo la Ley Canadiense de Sociedades por Acciones. Lo provincial suele ser más sencillo si piensa operar principalmente en Ontario. Lo federal le da protección del nombre en todo el país.

Una sociedad federal que opera en Ontario igualmente debe registrarse en Ontario presentando una declaración inicial dentro de los 60 días siguientes al inicio de sus actividades en la provincia, pero no necesita una licencia extraprovincial. En sentido inverso, una sociedad de Ontario que se expande a otra provincia se registra allí como sociedad extraprovincial según las reglas de esa provincia.

En cualquier caso, la constitución sigue la misma secuencia básica:

• Elija una sociedad con nombre o una numerada. Una sociedad numerada usa el número que asigna el registro, por ejemplo «1234567 Ontario Inc.». Una sociedad con nombre necesita un nombre distintivo que no se confunda con nombres existentes.
• Para una sociedad de Ontario con nombre, obtenga un informe de búsqueda NUANS orientado a Ontario. A nivel federal, ya no se exige un informe NUANS aparte para un nombre en palabras presentado en línea, porque la búsqueda de nombre está integrada en el proceso federal.
• Defina su estructura de acciones: las clases de acciones, sus derechos y cualquier restricción a su transferencia.
• Nombre a sus primeros directores e indique la dirección de su domicilio social en la jurisdicción.
• Presente los estatutos de constitución y pague la tasa gubernamental: 300 $ en Ontario, 200 $ a nivel federal. En línea, Ontario procesa de inmediato y el trámite federal suele tardar un día hábil.
• Complete los pasos posteriores a la constitución: organice la sociedad mediante resolución, emita las acciones, prepare el libro de actas y presente la declaración inicial de Ontario dentro de 60 días de la constitución (sin tasa gubernamental).

Esta es la etapa en la que hacerlo por su cuenta puede costarle caro en silencio. La estructura de acciones y los estatutos no son solo formularios. Determinan cómo podrá incorporar socios, pagarse a usted mismo y vender el negocio más adelante. La gente suele constituirse en sociedad de forma barata en línea y luego paga más un año después para corregir una estructura que no anticipó hacia dónde fue el negocio. Nuestra guía sobre cómo constituirse en sociedad en Ontario detalla cada paso, y la guía sobre sociedad con nombre o numerada le ayuda con la primera decisión.

Una sociedad que quiera operar bajo un nombre distinto de su denominación social, como una sociedad numerada que opera como «Estudio Maplewind», también debe registrar ese nombre bajo la Ley de Nombres Comerciales. Una vez constituida, la sociedad sigue presentando una declaración anual a través del Registro de Empresas de Ontario, dentro de los seis meses siguientes al cierre de su ejercicio fiscal, y omitirla puede llevar con el tiempo a su disolución. Nuestra guía sobre las declaraciones anuales de sociedades explica los plazos.

Cuando esté listo, puede iniciar una constitución en línea en unos 10 minutos.

Número de negocio de la CRA y GST/HST

Registrarse ante Ontario y registrarse ante la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) son pasos distintos. El número de negocio de la CRA es un identificador de nueve dígitos para todas sus cuentas fiscales federales. Una persona que opera una empresa unipersonal bajo su propio nombre puede no necesitarlo al principio. Lo necesita en cuanto abre una cuenta de programa: GST/HST, nómina, impuesto sobre la renta de sociedades o importación y exportación. Toda sociedad por acciones lo necesita, porque presenta su propia declaración de impuestos. Una constitución federal normalmente genera un número de negocio por usted; de lo contrario, se registra ante la CRA en línea, por teléfono o por correo.

El registro para el GST/HST es obligatorio en cuanto deja de ser un pequeño proveedor. Sigue siendo pequeño proveedor mientras sus ventas gravables no superen 30 000 $ en cuatro trimestres calendario consecutivos, ni en un solo trimestre calendario. Una vez superado el umbral, tiene 29 días a partir de la fecha de vigencia de su registro para registrarse. Los conductores de taxi y de transporte compartido deben registrarse desde su primera venta, sin importar sus ingresos. Por debajo del umbral, el registro es opcional, y muchos negocios se registran voluntariamente para recuperar créditos por impuestos soportados en sus gastos iniciales. En Ontario, la tasa armonizada es del 13 %. Nuestra guía sobre cómo obtener un número de GST/HST en Ontario explica los detalles, y Korporex puede registrar su número de negocio y sus cuentas fiscales por usted.

Licencias municipales y otros registros

Un registro provincial no autoriza, por sí solo, cualquier actividad. Según lo que haga y dónde lo haga, puede necesitar más:

• Licencias municipales de negocio. Muchos municipios de Ontario otorgan licencias para actividades concretas, como servicios de comida, servicios personales, oficios y vehículos de alquiler con conductor. Las reglas varían según la ciudad, y las normas de zonificación pueden limitar lo que opera desde casa. Consulte con su municipio o use BizPaL, un servicio gubernamental que enumera los permisos y licencias según su actividad y ubicación.
• WSIB. La mayoría de los negocios debe registrarse ante la Junta de Seguridad Laboral y Seguro (WSIB) dentro de los 10 días calendario siguientes a la contratación de su primer trabajador. Los negocios de construcción tienen reglas propias, incluso para propietarios sin empleados.
• Impuesto de Salud del Empleador (EHT). El EHT de Ontario se aplica a la nómina. Los empleadores elegibles están exentos sobre el primer millón de dólares de nómina anual en Ontario y deben registrarse cuando la nómina supere esa exención. Los empleadores con más de 5 millones de dólares de nómina en Ontario no pueden reclamar la exención.
• Cuenta de nómina. Antes de pagar a su primer empleado, abra una cuenta de nómina (RP) ante la CRA para remitir las retenciones en la fuente.
• Organismos reguladores del sector. Las profesiones y actividades reguladas, desde los bienes raíces hasta la manipulación de alimentos y los oficios especializados, tienen sus propios organismos de licencias. Registrar su negocio no los sustituye.

Errores comunes al registrar un negocio en Ontario

• Tratar el registro de un nombre comercial como protección del nombre. Es un aviso público de quién está detrás de un nombre, no un derecho exclusivo. Los derechos de marca provienen del uso y del registro ante la Oficina de Propiedad Intelectual de Canadá (CIPO).
• Operar bajo un nombre comercial sin registrarlo, incluida una sociedad por acciones que opera bajo un nombre distinto del suyo.
• Dejar que venza el registro quinquenal del nombre comercial porque nadie anotó la renovación.
• Elegir el nombre de una sociedad antes de verificar su disponibilidad y luego pagar un segundo informe NUANS tras un rechazo.
• Aceptar una estructura de acciones por defecto sin pensar en futuros socios, familiares o una venta.
• Suponer que registrarse ante Ontario también lo registra ante la CRA, o tardar demasiado en registrarse para el GST/HST después de superar 30 000 $.
• Constituirse en sociedad y luego olvidar la declaración inicial, la declaración anual y el libro de actas.

Después de registrarse

Sea cual sea la vía que tomó, suelen seguir algunos pasos.

• Obtiene un número de negocio de la CRA si no lo tiene ya.
• Se registra para el GST/HST si espera superar el umbral de 30 000 $, o voluntariamente si los créditos por impuestos soportados lo justifican.
• Si va a contratar, abre una cuenta de nómina y se registra ante la WSIB.
• Abre una cuenta bancaria empresarial separada para que el dinero del negocio y el personal nunca se mezclen.
• Y si se constituyó en sociedad, comienza a llevar un libro de actas, el registro obligatorio de las decisiones de la sociedad, y presenta la declaración inicial dentro de 60 días.

Ninguno de estos pasos es urgente el primer día, pero se acumulan si los ignora, y algunos conllevan multas cuando se omiten. Nuestras guías sobre el libro de actas y sobre cómo abrir una cuenta bancaria empresarial cubren los dos pasos que la gente más suele postergar.

Dónde encaja Korporex

Puede registrar una empresa unipersonal usted mismo en una tarde a través del Registro de Empresas de Ontario. Para constituirse en sociedad, Korporex maneja los trámites de constitución de Ontario y federales en línea, incluida la búsqueda de nombre NUANS, la estructura de acciones y el libro de actas, para que pueda hacerlo todo en un solo lugar y reciba sus documentos en 24 horas. Si quiere comparar primero el costo gubernamental total, nuestra guía sobre el costo para constituirse en sociedad en Ontario lo desglosa, y cuando esté listo puede constituirse en línea.

Esta guía ofrece información general sobre las reglas de registro de Ontario y federales; no constituye asesoría legal ni fiscal para su situación. Para decisiones sobre estructura, acciones y planificación fiscal, consulte a un abogado o contador calificado.

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