Pour enregistrer une entreprise individuelle en Ontario, le propriétaire enregistre le nom commercial de l'entreprise au moyen du Registre des entreprises de l'Ontario. L'enregistrement en ligne coûte 60 $ et est traité immédiatement, et il expire tous les cinq ans. L'enregistrement est nécessaire lorsque l'entreprise exerce ses activités sous un nom autre que celui du propriétaire. Une personne qui exploite son entreprise uniquement sous son propre nom n'a aucun nom commercial à enregistrer auprès de la province, mais des inscriptions fiscales auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC) peuvent tout de même s'appliquer.
Ce guide explique, étape par étape, comment enregistrer une entreprise individuelle en Ontario : quand l'enregistrement est obligatoire, ce qu'il coûte, ce qu'est le numéro d'identification d'entreprise de l'Ontario (NIE) et en quoi il diffère du numéro d'entreprise de l'ARC, à quel moment la TPS/TVH entre en jeu et comment fonctionne le renouvellement. Pour un survol de toutes les structures d'entreprise et de la façon d'enregistrer chacune, consultez le guide comment enregistrer une entreprise en Ontario.
Qu'est-ce qu'une entreprise individuelle en Ontario
Une entreprise individuelle appartient à une seule personne et est exploitée par elle, sans entité juridique distincte. La description qu'en fait le gouvernement de l'Ontario en présente les deux traits principaux : le propriétaire est responsable de toutes les dettes et pertes de l'entreprise, et les créanciers peuvent saisir ses biens personnels, en plus de l'entreprise, pour se faire payer. Sur le plan fiscal, le revenu de l'entreprise est imposable au taux personnel du propriétaire, et les pertes et dépenses de l'entreprise peuvent être déduites de son revenu personnel.
Comme il n'y a pas d'entité distincte, il n'y a rien à constituer et aucun statut à déposer. Le seul dépôt provincial lié à une entreprise individuelle est l'enregistrement de son nom commercial, et ce dépôt n'existe que si un nom commercial est utilisé.
Quand faut-il enregistrer une entreprise individuelle en Ontario
Les indications de l'Ontario sont claires : une entreprise individuelle doit être enregistrée si le propriétaire n'utilise pas son propre nom comme nom d'entreprise. La règle découle de la Loi sur les noms commerciaux de l'Ontario, qui régit l'enregistrement des noms utilisés par les particuliers, les sociétés de personnes et les sociétés par actions.
En pratique, la ligne de démarcation se situe entre le nom du propriétaire et tout autre nom. Quelques exemples illustrent la règle.
| Nom utilisé par l'entreprise | Enregistrement du nom commercial en Ontario |
|---|---|
| Julie Tremblay (le seul nom de la propriétaire) | Non requis |
| Julie Tremblay Consultation | Requis, puisque des mots s'ajoutent au nom de la propriétaire |
| Studio Érable | Requis, puisqu'il s'agit d'un nom autre que celui de la propriétaire |
| JT Design | Requis, puisqu'il s'agit d'un nom autre que celui de la propriétaire |
Le même nom peut aussi figurer sur un site Web, des factures, une enseigne ou des profils de médias sociaux. Dès qu'une entreprise se présente au public sous un nom autre que celui du propriétaire, ce nom est visé par la règle d'enregistrement.
Coût et délai de traitement
L'Ontario publie un barème des droits et des délais de service pour les dépôts faits en vertu de la Loi sur les noms commerciaux. Pour une entreprise individuelle, les données sont les suivantes.
| Dépôt | En ligne | Par la poste |
|---|---|---|
| Nouvel enregistrement du nom commercial | 60 $, immédiat | 60 $, 15 jours ouvrables |
| Renouvellement | 60 $, immédiat | 60 $, 15 jours ouvrables |
| Modification (par exemple, une nouvelle adresse) | 0 $, immédiat | 0 $, 15 jours ouvrables |
| Annulation | 0 $, immédiat | 0 $, 15 jours ouvrables |
Il s'agit de droits gouvernementaux. Un fournisseur de services qui prépare et dépose l'enregistrement exige ses propres honoraires en plus.
Comment enregistrer une entreprise individuelle en Ontario, étape par étape
L'enregistrement se fait en ligne dans le Registre des entreprises de l'Ontario. Selon l'Ontario, l'enregistrement en ligne exige une adresse courriel fonctionnelle et une carte de débit ou de crédit valide pour le paiement, et le processus comprend la création d'un compte Connexion Ontario et d'un compte d'entreprise de l'Ontario.
- Choisir le nom commercial. Une recherche dans le Registre des entreprises de l'Ontario montre les noms déjà enregistrés dans la province, ce qui aide à éviter un nom déjà utilisé.
- Créer un compte Connexion Ontario et un compte d'entreprise de l'Ontario, qui donnent accès au Registre des entreprises de l'Ontario.
- Choisir l'enregistrement d'un nom commercial pour une entreprise individuelle et saisir les renseignements demandés : le nom commercial, le nom et l'adresse du propriétaire, l'adresse de l'entreprise et une description de ses activités.
- Payer les droits gouvernementaux de 60 $ par carte de débit ou de crédit.
- Recevoir l'enregistrement, qui comprend un numéro d'identification d'entreprise de l'Ontario (NIE) à 9 chiffres et une clé d'entreprise servant aux dépôts ultérieurs.
- Conserver l'enregistrement avec les dossiers de l'entreprise. Les banques et les fournisseurs qui traitent avec un nom commercial demandent souvent à le voir.
Cet enregistrement s'appelait auparavant le permis principal d'entreprise (Master Business Licence). L'Ontario parle maintenant d'enregistrement d'un nom commercial, mais bien des banques et des formulaires utilisent encore l'ancien nom.
NIE de l'Ontario et numéro d'entreprise de l'ARC
Deux numéros différents sont souvent confondus à cette étape. L'Ontario précise que le NIE à 9 chiffres délivré par ServiceOntario est différent du numéro d'entreprise (NE) fourni par l'ARC. L'enregistrement d'un nom commercial en Ontario ne crée pas de numéro d'entreprise de l'ARC.
| NIE de l'Ontario | Numéro d'entreprise (NE) de l'ARC | |
|---|---|---|
| Délivré par | ServiceOntario, au moyen du Registre des entreprises de l'Ontario | Agence du revenu du Canada |
| Utilité | Identifie le nom commercial enregistré en Ontario | Identifie l'entreprise pour les programmes fiscaux fédéraux |
| Quand le propriétaire l'obtient | Lors de l'enregistrement du nom commercial | Seulement lors de l'inscription à un compte de programme de l'ARC |
L'ARC explique qu'une entreprise non constituée en société n'a besoin d'un NE que lorsqu'elle s'inscrit à des comptes de programme de l'ARC, comme la TPS/TVH ou les retenues sur la paie. Un propriétaire unique sans employés qui n'est pas inscrit à la TPS/TVH n'a pas besoin de NE. Le guide comment obtenir un numéro d'entreprise de l'ARC présente cette inscription.
La TPS/TVH pour une entreprise individuelle
La TPS/TVH est une inscription fédérale auprès de l'ARC, distincte de l'enregistrement du nom en Ontario. Selon les règles de l'ARC sur les petits fournisseurs, une entreprise demeure généralement un petit fournisseur, et n'a pas à s'inscrire, tant que ses revenus taxables ne dépassent pas 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs.
- Si le seuil de 30 000 $ est dépassé au cours d'un seul trimestre civil, le statut de petit fournisseur prend fin dans ce trimestre, et l'ARC exige l'inscription et la perception de la TPS/TVH à partir de la vente qui a fait dépasser le seuil.
- Si le seuil est dépassé sur quatre trimestres civils consécutifs ou moins, sans l'être au cours d'un seul trimestre, le statut de petit fournisseur prend fin à la fin du mois suivant ce trimestre.
- Une entreprise sous le seuil qui effectue des ventes taxables au Canada peut s'inscrire volontairement.
Les détails, dont le calcul du seuil et la façon de s'inscrire, se trouvent dans le guide comment obtenir un numéro de TPS/TVH en Ontario.
Le renouvellement tous les cinq ans
L'enregistrement d'une entreprise individuelle n'est pas permanent. L'Ontario précise que l'enregistrement d'un nom commercial, autrefois appelé permis principal d'entreprise, expire tous les 5 ans et doit être renouvelé dans la période allant de 6 mois avant à 60 jours après la date d'expiration. Les droits de renouvellement sont les mêmes que pour un nouvel enregistrement : 60 $ pour une entreprise individuelle.
Le délai a son importance. Si l'enregistrement est expiré depuis plus de 60 jours, l'Ontario ne permet plus de le renouveler. Le propriétaire doit alors enregistrer de nouveau le même nom, ce qui entraîne un nouveau NIE et une nouvelle clé d'entreprise.
Après l'enregistrement : les étapes courantes
L'enregistrement du nom n'est habituellement qu'une des démarches administratives au démarrage d'une entreprise individuelle. Selon l'entreprise, la liste comprend souvent :
- Un numéro d'entreprise de l'ARC et un compte de TPS/TVH, lorsque l'entreprise s'inscrit à un programme de l'ARC.
- Un compte bancaire au nom commercial enregistré.
- Des permis municipaux, qui varient selon la ville et le type d'entreprise.
- Des modifications à l'enregistrement dans les délais requis si l'adresse ou d'autres renseignements changent.
Des registres distincts pour les revenus et les dépenses de l'entreprise facilitent aussi la déclaration du revenu net d'entreprise dans la déclaration de revenus personnelle du propriétaire, puisque l'entreprise ne produit pas de déclaration propre. Le guide sur le compte bancaire d'entreprise présente les documents qu'une banque demande à un propriétaire unique.
Entreprise individuelle ou constitution en société en Ontario
L'enregistrement d'un nom commercial ne change pas la nature juridique de l'entreprise. Le propriétaire demeure personnellement responsable de ses dettes, et le revenu reste imposé à son taux personnel. La société par actions est différente : il s'agit d'une entité juridique distincte, ses actionnaires ne sont généralement pas responsables de ses dettes, et elle produit sa propre déclaration de revenus.
| Caractéristique | Entreprise individuelle | Société par actions |
|---|---|---|
| Entité juridique distincte | Non | Oui |
| Responsabilité des dettes | Le propriétaire, y compris sur ses biens personnels | En général la société, et non les actionnaires |
| Dépôt provincial | Enregistrement du nom commercial, seulement si un nom autre que celui du propriétaire est utilisé | Statuts constitutifs |
| Impôt sur le revenu | Déclaration personnelle du propriétaire, aux taux personnels | Déclaration T2 de la société |
Le guide entreprise individuelle ou société compare les deux structures plus en détail, y compris les coûts et les obligations continues.
L'enregistrement avec Korporex
Korporex prépare et dépose en ligne l'enregistrement du nom commercial d'une entreprise individuelle en Ontario, des renseignements sur le nom jusqu'à l'enregistrement déposé. Korporex est un service de préparation de documents, et non un cabinet d'avocats ou de comptables.
Questions fréquentes
Faut-il enregistrer une entreprise individuelle en Ontario?+
Seulement si l'entreprise utilise un nom autre que celui du propriétaire. L'Ontario précise qu'une entreprise individuelle doit être enregistrée lorsque le propriétaire n'utilise pas son propre nom comme nom d'entreprise. Exercer sous le nom « Julie Tremblay » n'exige pas d'enregistrement; « Julie Tremblay Consultation » ou « Studio Érable », oui.
Combien coûte l'enregistrement d'une entreprise individuelle en Ontario?+
Les droits gouvernementaux sont de 60 $, en ligne ou par la poste. L'enregistrement en ligne est traité immédiatement, et l'enregistrement par la poste prend environ 15 jours ouvrables. Le renouvellement, tous les cinq ans, coûte aussi 60 $.
Combien de temps l'enregistrement est-il valide en Ontario?+
L'enregistrement d'un nom commercial expire tous les 5 ans. Il peut être renouvelé de 6 mois avant à 60 jours après la date d'expiration. Au-delà de 60 jours après l'expiration, il ne peut plus être renouvelé et le nom doit être enregistré de nouveau, avec un nouveau NIE et une nouvelle clé d'entreprise.
Le NIE de l'Ontario est-il le même que le numéro d'entreprise de l'ARC?+
Non. L'Ontario précise que le NIE à 9 chiffres de ServiceOntario est différent du numéro d'entreprise (NE) fourni par l'ARC. Une entreprise non constituée en société n'a besoin d'un NE que lorsqu'elle s'inscrit à un compte de programme de l'ARC, comme la TPS/TVH ou les retenues sur la paie.
Un propriétaire unique doit-il percevoir la TPS/TVH?+
Pas tant que l'entreprise est un petit fournisseur. Selon les règles de l'ARC, une entreprise demeure généralement un petit fournisseur tant que ses revenus taxables ne dépassent pas 30 000 $ sur quatre trimestres civils consécutifs. Au-delà de ce seuil, l'inscription à la TPS/TVH est obligatoire. Une entreprise sous le seuil peut s'inscrire volontairement.