Para registrar una empresa unipersonal en Ontario, el propietario registra el nombre comercial del negocio en el Registro de Empresas de Ontario (Ontario Business Registry). El registro en línea cuesta 60 $, se procesa de inmediato y vence cada cinco años. El registro es necesario cuando el negocio opera con un nombre distinto al nombre del propietario. Quien opera únicamente con su propio nombre no tiene un nombre comercial que registrar ante la provincia, aunque las inscripciones fiscales ante la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) pueden aplicarse de todos modos.
Esta guía explica paso a paso cómo registrar una empresa unipersonal en Ontario: cuándo es obligatorio el registro, cuánto cuesta, qué es el número de identificación empresarial de Ontario (BIN) y en qué se diferencia del número de negocio de la CRA, cuándo entra en juego el GST/HST y cómo funciona la renovación. Para una visión general de todas las estructuras y de cómo se registra cada una, consulte la guía cómo registrar un negocio en Ontario.
Qué es una empresa unipersonal en Ontario
Una empresa unipersonal (sole proprietorship) pertenece a una sola persona y es operada por ella, sin una entidad jurídica separada. La descripción del gobierno de Ontario destaca sus dos rasgos principales: el propietario es responsable de todas las deudas y pérdidas del negocio, y los acreedores pueden tomar sus bienes personales, además del negocio, para cobrar esas deudas. En materia fiscal, el ingreso del negocio tributa a la tasa personal del propietario, y las pérdidas y gastos del negocio pueden deducirse de su ingreso personal.
Como no existe una entidad separada, no hay nada que constituir ni estatutos que presentar. El único trámite provincial vinculado a una empresa unipersonal es el registro de su nombre comercial, y ese trámite solo existe cuando se usa un nombre comercial.
Cuándo hay que registrar una empresa unipersonal en Ontario
La indicación de Ontario es directa: una empresa unipersonal debe registrarse si el propietario no usa su propio nombre como nombre del negocio. La regla proviene de la Ley de Nombres Comerciales de Ontario (Business Names Act), que regula el registro de los nombres que usan las personas físicas, las sociedades de personas y las sociedades.
En la práctica, la línea divisoria está entre el nombre propio del propietario y cualquier otro nombre. Algunos ejemplos muestran cómo funciona.
| Nombre que usa el negocio | Registro del nombre comercial en Ontario |
|---|---|
| Ana García (solo el nombre de la propietaria) | No se requiere |
| Ana García Consulting | Se requiere, porque se añaden palabras al nombre de la propietaria |
| Maplewind Studio | Se requiere, porque es un nombre distinto al de la propietaria |
| AG Design | Se requiere, porque es un nombre distinto al de la propietaria |
El mismo nombre puede aparecer también en un sitio web, facturas, letreros o perfiles de redes sociales. Cuando un negocio se presenta al público con un nombre distinto al del propietario, ese nombre queda sujeto a la regla de registro.
Costo y plazo de procesamiento
Ontario publica una tabla de tarifas y plazos de servicio para los trámites de la Business Names Act. Para una empresa unipersonal, las cifras son las siguientes.
| Trámite | En línea | Por correo |
|---|---|---|
| Nuevo registro de nombre comercial | 60 $, inmediato | 60 $, 15 días hábiles |
| Renovación | 60 $, inmediato | 60 $, 15 días hábiles |
| Modificación (por ejemplo, una nueva dirección) | 0 $, inmediato | 0 $, 15 días hábiles |
| Cancelación | 0 $, inmediato | 0 $, 15 días hábiles |
Estas son tarifas del gobierno. Un proveedor de servicios que prepara y presenta el registro cobra además su propia tarifa.
Cómo registrar una empresa unipersonal en Ontario, paso a paso
El registro se hace en línea en el Registro de Empresas de Ontario. Según Ontario, el registro en línea requiere una dirección de correo electrónico activa y una tarjeta de débito o crédito válida para el pago, y el proceso incluye crear un Ontario.ca Login y una Ontario Business Account.
- Elegir el nombre comercial. Una búsqueda en el Registro de Empresas de Ontario muestra los nombres ya registrados en la provincia, lo que ayuda a evitar un nombre que ya está en uso.
- Crear un Ontario.ca Login y una Ontario Business Account, que dan acceso al Registro de Empresas de Ontario.
- Seleccionar el registro de nombre comercial para una empresa unipersonal e ingresar los datos requeridos: el nombre comercial, el nombre y la dirección del propietario, la dirección del negocio y una descripción de su actividad.
- Pagar la tarifa gubernamental de 60 $ con tarjeta de débito o crédito.
- Recibir el registro, que incluye un número de identificación empresarial de Ontario (BIN) de 9 dígitos y una clave de empresa (company key) que se usa para trámites posteriores.
- Guardar el registro con los documentos del negocio. Los bancos y proveedores que tratan con un nombre comercial suelen pedir verlo.
Este registro antes se llamaba Master Business Licence. Ontario ahora lo denomina Business Name Registration, aunque muchos bancos y formularios siguen usando el nombre anterior.
BIN de Ontario frente al número de negocio de la CRA
En esta etapa se suelen confundir dos números distintos. Ontario indica que el BIN de 9 dígitos que emite ServiceOntario es diferente del número de negocio (BN) que proporciona la CRA. Registrar un nombre comercial en Ontario no crea un número de negocio de la CRA.
| BIN de Ontario | Número de negocio (BN) de la CRA | |
|---|---|---|
| Emitido por | ServiceOntario, mediante el Registro de Empresas de Ontario | Agencia de Ingresos de Canadá |
| Finalidad | Identifica el nombre comercial registrado en Ontario | Identifica el negocio ante los programas fiscales federales |
| Cuándo lo obtiene el propietario | Al registrar el nombre comercial | Solo al inscribirse en una cuenta de programa de la CRA |
La CRA explica que un negocio no constituido en sociedad solo necesita un BN cuando se inscribe en cuentas de programa de la CRA, como el GST/HST o la nómina. Un propietario sin empleados que no está inscrito en el GST/HST no necesita un BN. La guía cómo obtener un número de negocio de la CRA explica esa inscripción.
El GST/HST para una empresa unipersonal
El GST/HST es una inscripción federal ante la CRA, distinta del registro del nombre en Ontario. Según las reglas de la CRA sobre pequeños proveedores, un negocio generalmente sigue siendo un pequeño proveedor, y no tiene que inscribirse, mientras sus ingresos gravables no superen 30 000 $ en cuatro trimestres calendario consecutivos.
- Si se supera el umbral de 30 000 $ en un solo trimestre calendario, la condición de pequeño proveedor termina en ese trimestre, y la CRA exige la inscripción y el cobro del GST/HST a partir de la venta con la que se superó el límite.
- Si el umbral se supera en cuatro trimestres calendario consecutivos o menos, pero no en un solo trimestre, la condición de pequeño proveedor termina al final del mes siguiente a ese trimestre.
- Un negocio por debajo del umbral que realiza ventas gravables en Canadá puede inscribirse voluntariamente.
Los detalles, incluido cómo calcular el umbral y cómo inscribirse, están en la guía cómo obtener un número de GST/HST en Ontario.
La renovación cada cinco años
El registro de una empresa unipersonal no es permanente. Ontario indica que el Business Name Registration, antes llamado Master Business Licence, vence cada 5 años y debe renovarse dentro del período que va de 6 meses antes a 60 días después de la fecha de vencimiento. La tarifa de renovación es la misma que la de un nuevo registro: 60 $ para una empresa unipersonal.
El plazo importa. Si el registro lleva más de 60 días vencido, Ontario ya no permite renovarlo. El propietario debe registrar de nuevo el mismo nombre, lo que genera un nuevo BIN y una nueva clave de empresa.
Después del registro: pasos habituales
El registro del nombre suele ser solo uno de varios trámites administrativos cuando una empresa unipersonal empieza a operar. Según el negocio, la lista suele incluir:
- Un número de negocio de la CRA y una cuenta de GST/HST, cuando el negocio se inscribe en un programa de la CRA.
- Una cuenta bancaria a nombre del nombre comercial registrado.
- Licencias o permisos municipales, que dependen de la ciudad y del tipo de negocio.
- Modificaciones del registro dentro del plazo requerido si cambian la dirección u otros datos.
Llevar registros separados de los ingresos y gastos del negocio también facilita declarar el ingreso neto del negocio en la declaración personal del propietario, ya que el negocio no presenta una declaración propia. La guía sobre la cuenta bancaria empresarial explica los documentos que un banco pide a un propietario único.
Empresa unipersonal o constituir una sociedad en Ontario
Registrar un nombre comercial no cambia la naturaleza jurídica del negocio. El propietario sigue siendo personalmente responsable de sus deudas, y el ingreso sigue tributando a su tasa personal. Una sociedad es distinta: es una entidad jurídica separada, sus accionistas generalmente no son responsables de sus deudas y presenta su propia declaración de impuestos.
| Característica | Empresa unipersonal | Sociedad |
|---|---|---|
| Entidad jurídica separada | No | Sí |
| Responsabilidad por las deudas | El propietario, incluidos sus bienes personales | Generalmente la sociedad, no los accionistas |
| Trámite provincial | Registro del nombre comercial, solo si se usa un nombre distinto al del propietario | Estatutos de constitución |
| Impuesto sobre la renta | Declaración personal del propietario, a tasas personales | Declaración T2 de la sociedad |
La guía empresa unipersonal o sociedad compara ambas estructuras con más detalle, incluidos los costos y las obligaciones continuas.
Registrar con Korporex
Korporex prepara y presenta en línea el registro del nombre comercial de una empresa unipersonal en Ontario, desde los datos del nombre hasta el registro presentado. Korporex es un servicio de preparación de documentos, no un despacho de abogados ni de contadores.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio registrar una empresa unipersonal en Ontario?+
Solo si el negocio usa un nombre distinto al del propietario. Ontario indica que una empresa unipersonal debe registrarse cuando el propietario no usa su propio nombre como nombre del negocio. Operar como "Ana García" no requiere registro; "Ana García Consulting" o "Maplewind Studio" sí.
¿Cuánto cuesta registrar una empresa unipersonal en Ontario?+
La tarifa del gobierno es de 60 $, en línea o por correo. El registro en línea se procesa de inmediato, y el registro por correo tarda unos 15 días hábiles. La renovación cada cinco años también cuesta 60 $.
¿Cuánto tiempo es válido el registro en Ontario?+
El Business Name Registration vence cada 5 años. Puede renovarse desde 6 meses antes hasta 60 días después de la fecha de vencimiento. Pasados 60 días del vencimiento, ya no puede renovarse y el nombre debe registrarse de nuevo, con un nuevo BIN y una nueva clave de empresa.
¿El BIN de Ontario es lo mismo que el número de negocio de la CRA?+
No. Ontario indica que el BIN de 9 dígitos de ServiceOntario es diferente del número de negocio (BN) que proporciona la CRA. Un negocio no constituido en sociedad solo necesita un BN cuando se inscribe en una cuenta de programa de la CRA, como el GST/HST o la nómina.
¿Un propietario único debe cobrar el GST/HST?+
No mientras el negocio sea un pequeño proveedor. Según las reglas de la CRA, un negocio generalmente sigue siendo un pequeño proveedor mientras sus ingresos gravables no superen 30 000 $ en cuatro trimestres calendario consecutivos. Al superar ese umbral, la inscripción en el GST/HST es obligatoria. Un negocio por debajo del umbral puede inscribirse voluntariamente.