Numéro d'entreprise ou numéro de société : ces deux numéros sont sans cesse confondus, en partie parce qu'ils se ressemblent et en partie parce qu'une société possède les deux. Si vous avez déjà fixé une lettre du gouvernement en vous demandant lequel ils veulent au juste, ceci est pour vous.
La version courte
Un numéro de société identifie votre société auprès de l'organisme qui l'a constituée. Il concerne l'existence de votre entreprise en tant qu'entité juridique. Un numéro d'entreprise identifie votre entreprise auprès de l'Agence du revenu du Canada à des fins fiscales. Il concerne vos rapports avec l'ARC.
Ils proviennent d'endroits différents, remplissent des fonctions différentes, et une société finit par avoir les deux. Une entreprise individuelle, en revanche, n'a aucun numéro de société, parce qu'elle n'est pas une société.
Le numéro de société
Lorsque vous vous constituez en société, le gouvernement qui vous enregistre, soit Corporations Canada à l'échelle fédérale, soit un registre provincial comme celui de l'Ontario, attribue un numéro à votre société. C'est votre numéro de société.
Si vous vous êtes constitué à l'échelle fédérale, il s'agit généralement d'un numéro de sept chiffres. Les numéros de société provinciaux ont des formats variables. Vous verrez ce numéro sur votre certificat de constitution et vos statuts. Vous l'utilisez lorsque vous produisez votre déclaration annuelle auprès de ce registre, apportez des changements à votre société ou devez prouver que l'entreprise existe et est en règle.
Le numéro d'entreprise
Le numéro d'entreprise, ou NE, provient de l'ARC. C'est un numéro de neuf chiffres qui sert d'identifiant unique pour tous vos rapports avec le système fiscal fédéral. Ce qui rend le NE un peu déroutant, c'est qu'il est la racine de plusieurs comptes de programme différents. Les neuf chiffres constituent votre NE de base, puis l'ARC y ajoute un code de deux lettres et quatre chiffres pour chaque type de compte que vous ouvrez :
- RT pour la TPS/TVH
- RP pour la paie
- RC pour l'impôt sur le revenu des sociétés
- RM pour l'import-export
Un même numéro d'entreprise peut donc avoir plusieurs comptes rattachés, chacun partageant la même base de neuf chiffres. Quand l'ARC demande votre numéro d'entreprise, elle veut habituellement ces neuf chiffres de base.
Pourquoi une société a les deux
Lorsque vous vous constituez en société, vous obtenez un numéro de société du registre. Séparément, vous obtenez un numéro d'entreprise de l'ARC pour pouvoir payer l'impôt des sociétés, percevoir la TPS/TVH et gérer la paie. Ils ne sont pas interchangeables. Le registre ne se soucie pas de votre NE. L'ARC ne se soucie pas de votre numéro de société. Chacun veut le sien.
L'entrepreneur individuel n'a aucun numéro de société. Il n'est pas constitué en société, alors il n'y a rien à numéroter pour un registre. Mais il obtiendra tout de même un numéro d'entreprise de l'ARC dès qu'il s'inscrira à la TPS/TVH ou à la paie.
Comment trouver chacun d'eux
Votre numéro de société figure sur votre certificat de constitution et vos statuts. Si vous les avez perdus, vous pouvez le retrouver auprès du registre qui vous a constitué, fédéral ou provincial, à l'aide du nom de votre société. Votre numéro d'entreprise figure sur la plupart des correspondances de l'ARC, dans votre dossier Mon dossier d'entreprise, ainsi que sur vos documents de TPS/TVH et de paie. Si vous ne le trouvez vraiment pas, l'ARC peut vous le communiquer par téléphone après avoir confirmé votre identité.
Quand cela importe
Pour l'exploitation au quotidien, vous pensez rarement à l'un ou à l'autre. Ils comptent à des moments précis : la production des déclarations annuelles, vos rapports avec l'ARC, l'ouverture d'un compte bancaire d'entreprise, une demande de financement, ou la preuve que votre société est réelle et en règle.
Lorsque vous vous constituez en société avec Korporex, vos statuts, votre numéro d'entreprise de l'ARC et votre livre des procès-verbaux sont mis en place ensemble, de sorte que votre numéro de société et votre numéro d'entreprise sont tous deux prêts dès le départ.