Para verificar un número de GST/HST en Canadá, se usa el GST/HST Registry de la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA), una herramienta de consulta en línea gratuita. Usted ingresa los primeros nueve dígitos del número de cuenta de GST/HST del proveedor (sin las letras), el nombre de la empresa tal como aparece en la factura o en el letrero, y la fecha de la transacción. El registro indica si ese número estaba registrado para el GST/HST en esa fecha. La CRA explica el objetivo con claridad: verificar el número ayuda a que sus solicitudes de créditos fiscales por insumos (input tax credits, ITC) incluyan solo el GST/HST cobrado por alguien que está registrado.
Esta guía explica cómo se compone un número de GST/HST, qué pide el registro, cómo leer el resultado, qué hacer cuando un número no puede confirmarse, y qué registros separados existen para el QST de Quebec y para las empresas de la economía digital.
Por qué verificar un número de GST/HST antes de reclamar un crédito
Una empresa registrada para el GST/HST generalmente puede recuperar el GST/HST que paga en sus compras empresariales reclamando créditos fiscales por insumos en sus declaraciones. Esos créditos dependen de que el impuesto haya sido cobrado por un registrante. Si un proveedor cobra GST/HST sin estar registrado, el comprador no tiene una base confiable para el crédito, y la documentación de la solicitud no se sostendrá en una revisión.
Consultar el registro es una forma rápida de cerrar esa brecha, sobre todo con un proveedor nuevo, una factura inusualmente alta o un número que parece incorrecto. Tras una búsqueda exitosa, la CRA indica imprimir la pantalla de detalles de la búsqueda (Search Details), para que la confirmación quede en sus registros junto a la factura.
Cómo es un número de GST/HST
Un número de cuenta de GST/HST tiene 15 caracteres. Comienza con el número de negocio (BN) de nueve dígitos de la empresa, seguido de las letras RT, que identifican el programa de GST/HST, y un número de referencia de cuatro dígitos. Un ejemplo típico es 123456789 RT 0001. El BN es la misma raíz que la empresa usa para sus otras cuentas de la CRA, como nómina (RP) e impuesto sobre la renta de sociedades (RC). La guía cómo obtener un número de negocio de la CRA explica cómo se relacionan el BN y las cuentas de programa.
Para una búsqueda en el registro, solo cuentan los primeros nueve dígitos. Las instrucciones de la CRA son ingresar los primeros nueve dígitos del número de cuenta de GST/HST sin incluir letras, así que 123456789 RT 0001 se busca como 123456789.
Qué necesita para verificar un número de GST/HST
El GST/HST Registry es un servicio gratuito, y la CRA indica que se necesitan los tres datos siguientes para usarlo:
- El número de cuenta de GST/HST: solo los primeros nueve dígitos, sin letras.
- El nombre de la empresa: el nombre legal, operativo o comercial del proveedor, tal como aparece en una factura o en un letrero en el lugar de negocio.
- La fecha de la transacción: la fecha del recibo, factura, contrato u otro documento comercial.
La fecha de la transacción importa porque el estado de registro puede cambiar con el tiempo. Una empresa puede registrarse a mitad de año o cancelar su registro más adelante. El registro responde para la fecha que usted ingresa, que es la fecha relevante para el crédito de esa factura en particular.
Cómo verificar un número de GST/HST, paso a paso
- Tome la factura o el recibo y ubique el número de cuenta de GST/HST del proveedor, el nombre que aparece y la fecha de la factura.
- Abra la página de la CRA "Confirming a GST/HST account number" en canada.ca e inicie una búsqueda en el GST/HST Registry.
- Ingrese los primeros nueve dígitos del número, el nombre de la empresa y la fecha de la transacción.
- Revise el resultado. Si el número se confirma, imprima la pantalla de detalles de la búsqueda y archívela con la factura.
- Si no hay resultado, revise los puntos de las secciones siguientes antes de sacar conclusiones.
Cuándo un proveedor debe mostrar su número de GST/HST
Según la CRA, un proveedor debe incluir su número de cuenta de GST/HST en los recibos, facturas, contratos u otros documentos comerciales que entrega cuando suministra bienes o servicios gravables de 100 $ o más. La tabla de la CRA sobre la información requerida para los ITC establece qué debe contener la documentación del comprador, según el monto total de la venta:
| Información en la factura o recibo | Menos de 100 $ | De 100 $ a 499,99 $ | 500 $ o más |
|---|---|---|---|
| Nombre o nombre comercial del proveedor (o nombre del intermediario) | Requerido | Requerido | Requerido |
| Fecha de la factura, o fecha en que el GST/HST se pagó o es pagadero | Requerido | Requerido | Requerido |
| Monto total pagado o pagadero | Requerido | Requerido | Requerido |
| Monto total de GST/HST cobrado, o indicación de que el precio incluye GST/HST | No requerido | Requerido | Requerido |
| Estado de cada suministro, cuando se combinan suministros gravables y exentos | No requerido | Requerido | Requerido |
| Número de registro de GST/HST del proveedor o del intermediario | No requerido | Requerido | Requerido |
| Nombre o nombre comercial del comprador (o de su agente autorizado) | No requerido | No requerido | Requerido |
| Breve descripción de los bienes o servicios | No requerido | No requerido | Requerido |
| Condiciones de pago | No requerido | No requerido | Requerido |
En la práctica, el número de GST/HST es algo que cabe esperar en cualquier factura de 100 $ o más de un proveedor registrado. La falta de número en una factura de ese monto es en sí misma un motivo para hacer seguimiento.
Cómo leer el resultado del GST/HST Registry
Un resultado confirmado significa que los registros de la CRA muestran el número como registrado para el GST/HST en la fecha de transacción ingresada. Esa es la confirmación que la CRA sugiere imprimir y conservar.
La falta de resultado no significa automáticamente que el proveedor no esté registrado. Las causas más comunes de una búsqueda fallida son sencillas:
- Un error de tipeo en los nueve dígitos, o letras incluidas en el campo del número.
- Un nombre que no coincide con el que la empresa dio a la CRA. La CRA señala que si el nombre mostrado no da resultados, el propietario de la empresa puede indicarle el nombre exacto que dio a la CRA.
- Una fecha de transacción anterior al inicio del registro del proveedor o posterior a su fin.
- Un proveedor que en realidad no está registrado para el GST/HST.
Si un número de GST/HST no puede confirmarse
La CRA establece una secuencia breve. Si no encuentra el número de cuenta de GST/HST, comuníquese con el proveedor. Si el proveedor no proporciona su número, la línea de consultas empresariales de la CRA puede confirmar si está registrado. Esa misma línea atiende los problemas técnicos con el registro.
Mientras el número no esté confirmado, el GST/HST que figura en esa factura no tiene un registro confirmado que lo respalde. Si se debe reclamar un crédito en esa situación, y cómo, es una pregunta para su contador; el registro solo responde a la pregunta de hecho de si el número estaba registrado en esa fecha.
Los números de QST de Quebec se verifican en otro lugar
El GST/HST Registry solo cubre el GST/HST. Para verificar un número del impuesto sobre las ventas de Quebec (QST), la CRA lo remite a Revenu Québec, que tiene su propia herramienta de validación. La CRA señala una excepción: administra el QST en nombre de Revenu Québec para las instituciones financieras designadas especiales (selected listed financial institutions, SLFI). Ni la herramienta de Revenu Québec ni el registro de la CRA pueden validar un número de QST usado por una SLFI; en ese caso, el canal es la línea de consultas empresariales de la CRA.
El registro separado del GST/HST simplificado
Desde el 1 de julio de 2021, algunas empresas de la economía digital se registran bajo un régimen simplificado del GST/HST en lugar del régimen normal. El registro simplificado solo está disponible para empresas de la economía digital que suministran productos y servicios digitales transfronterizos, o alojamiento de corta duración a través de plataformas. La CRA está obligada a divulgar públicamente información sobre estas empresas y publica una lista separada con el nombre legal, el nombre comercial, el número de negocio y la fecha de entrada en vigor del registro de cada una.
Esto importa para las empresas que compran a esos proveedores. Según la CRA, una empresa registrada para el GST/HST normal que compra a una empresa del registro del GST/HST simplificado debe entregarle a ese proveedor una prueba de que está registrada para el GST/HST para que no se le cobre el impuesto. De lo contrario, se le cobrará el impuesto y no podrá reclamar créditos fiscales por insumos ni un reembolso por el GST/HST pagado en esas compras. La búsqueda en el GST/HST Registry normal no cubre a los registrantes simplificados, así que el número de uno de esos proveedores se verifica en la lista simplificada.
Qué herramienta usar
| Quiere verificar | Dónde verificar |
|---|---|
| El número de GST/HST de un proveedor registrado bajo el régimen normal | GST/HST Registry de la CRA (Confirming a GST/HST account number) |
| El número de GST/HST de una empresa de la economía digital registrada bajo el régimen simplificado | Lista de la CRA de empresas registradas para el GST/HST simplificado |
| Un número de QST de Quebec | Herramienta de validación del QST de Revenu Québec |
| Un número de QST usado por una institución financiera designada especial | Línea de consultas empresariales de la CRA |
Su propio número de GST/HST
Este mismo registro es el que usan sus clientes para verificarlo a usted. Si su empresa está registrada, buscarán el nombre que usted dio a la CRA y el número que aparece en sus facturas. Una empresa que aún no está registrada, o que está por superar el umbral de pequeño proveedor de 30 000 $, puede consultar la guía para obtener un número de GST/HST en Ontario para entender el registro. Recuerde que su número de GST/HST se basa en su BN, que es un número distinto de su número de sociedad.
Cuando usted se constituye en sociedad con Korporex, a nivel federal o en Ontario, el número de negocio de la sociedad se asigna como parte de la constitución, y después se le puede añadir una cuenta de GST/HST. Para una empresa existente que necesita un BN, consulte el servicio de registro del número de negocio. Korporex no es un despacho de abogados ni una firma de contabilidad; las preguntas sobre cómo reclamar créditos fiscales por insumos corresponden a un contador.
Preguntas frecuentes
¿El GST/HST Registry de la CRA es gratuito?+
Sí. La CRA describe el GST/HST Registry como un servicio gratuito. Para hacer una búsqueda necesita los primeros nueve dígitos del número de cuenta de GST/HST del proveedor, el nombre de la empresa y la fecha de la transacción.
¿Debo ingresar el número de GST/HST completo de 15 caracteres?+
No. Las instrucciones de la CRA son ingresar solo los primeros nueve dígitos del número de cuenta de GST/HST, sin letras. Para 123456789 RT 0001, usted busca 123456789.
¿Por qué el registro no muestra resultados para un proveedor real?+
Las causas comunes son un error de tipeo, un nombre de empresa distinto del que el proveedor dio a la CRA o una fecha de transacción fuera del período de registro del proveedor. La CRA sugiere pedir al propietario el nombre exacto que dio a la CRA, y llamar a la línea de consultas empresariales si el proveedor no proporciona su número.
¿Una factura de menos de 100 $ debe mostrar un número de GST/HST?+
Según los requisitos de información de la CRA para los ITC, el número de registro de GST/HST del proveedor no se exige para ventas totales de menos de 100 $. Se exige para ventas de 100 $ o más.
¿Puedo verificar un número de QST de Quebec en el GST/HST Registry?+
No. La CRA remite la verificación de números de QST a Revenu Québec. Para los números de QST usados por instituciones financieras designadas especiales, que administra la CRA, ninguna de las dos herramientas puede validar el número y la solicitud se atiende en la línea de consultas empresariales de la CRA.