Número de negocio o número de sociedad: estos dos se confunden constantemente, en parte porque suenan parecido y en parte porque una sociedad tiene ambos. Si alguna vez se quedó mirando una carta del gobierno preguntándose cuál número quieren en realidad, esto es para usted.
La versión corta
Un número de sociedad identifica a su sociedad ante el organismo que la constituyó. Tiene que ver con la existencia de su empresa como entidad legal. Un número de negocio identifica a su negocio ante la Agencia de Ingresos de Canadá para fines fiscales. Tiene que ver con su trato con la CRA.
Provienen de lugares distintos, cumplen funciones distintas, y una sociedad termina teniendo ambos. Una empresa unipersonal, en cambio, no tiene número de sociedad, porque no es una sociedad.
El número de sociedad
Cuando se constituye en sociedad, el gobierno que lo registra, ya sea Corporations Canada a nivel federal o un registro provincial como el de Ontario, le asigna un número a su sociedad. Ese es su número de sociedad.
Si se constituyó a nivel federal, suele ser un número de siete dígitos. Los números de sociedad provinciales varían en formato. Verá este número en su certificado de constitución y en sus estatutos. Lo usa cuando presenta su declaración anual ante ese registro, hace cambios a su sociedad o necesita probar que la empresa existe y está en regla.
El número de negocio
El número de negocio, o BN, proviene de la CRA. Es un número de nueve dígitos que funciona como el identificador único para todos sus tratos con el sistema fiscal federal. Lo que hace que el BN resulte algo confuso es que es la raíz de varias cuentas de programa distintas. Los nueve dígitos son su BN base, y luego la CRA le añade un código de dos letras y cuatro dígitos por cada tipo de cuenta que abre:
- RT para el GST/HST
- RP para la nómina
- RC para el impuesto sobre la renta de sociedades
- RM para importación y exportación
Así que un mismo número de negocio puede tener varias cuentas colgando de él, cada una con la misma base de nueve dígitos. Cuando la CRA pide su número de negocio, suele referirse a esos nueve dígitos base.
Por qué una sociedad tiene ambos
Cuando se constituye en sociedad, obtiene un número de sociedad del registro. Por separado, obtiene un número de negocio de la CRA para poder pagar el impuesto de sociedades, cobrar el GST/HST y manejar la nómina. No son intercambiables. Al registro no le importa su BN. A la CRA no le importa su número de sociedad. Cada uno quiere el suyo.
El empresario unipersonal se salta el número de sociedad por completo. No está constituido en sociedad, así que no hay nada que un registro deba numerar. Pero igual obtendrá un número de negocio de la CRA en cuanto se registre para el GST/HST o la nómina.
Cómo encontrar cada uno
Su número de sociedad está en su certificado de constitución y en sus estatutos. Si los perdió, puede encontrarlo a través del registro que lo constituyó, federal o provincial, usando el nombre de su sociedad. Su número de negocio está en la mayoría de la correspondencia de la CRA, en su Mi cuenta de empresa y en sus documentos de GST/HST y nómina. Si de verdad no lo encuentra, la CRA puede dárselo por teléfono después de confirmar su identidad.
Cuándo importa
Para la operación del día a día, rara vez piensa en alguno de los dos. Importan en momentos concretos: presentar declaraciones anuales, tratar con la CRA, abrir una cuenta bancaria de empresa, solicitar financiamiento o probar que su sociedad es real y está en regla.
Cuando se constituye en sociedad con Korporex, sus estatutos, su número de negocio de la CRA y su libro de actas se configuran juntos, de modo que su número de sociedad y su número de negocio están ambos listos desde el inicio.