La constitution d'une société ontarienne n'est pas le dernier dépôt. Dans les 60 jours, la société doit aussi déposer un rapport initial auprès du Registre des entreprises de l'Ontario. Il est court, ne coûte rien en frais gouvernementaux et s'oublie facilement, car rien ne vous le rappelle une fois les statuts constitutifs revenus.
Ce qu'est le rapport initial
Le rapport initial est un dépôt unique prévu par la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales de l'Ontario. Il inscrit au registre public les renseignements de base de la société : l'adresse de son siège social, ses administrateurs et dirigeants, et son activité. Ce n'est pas une déclaration de revenus. Les déclarations de la société auprès de l'ARC sont entièrement distinctes.
Qui doit le déposer
Toute société constituée, fusionnée ou prorogée sous le régime de la loi ontarienne doit déposer un rapport initial. Cela comprend une société qui vient d'être constituée en vertu de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario, des sociétés qui ont fusionné, et une société arrivée en Ontario par prorogation.
Ce guide vise uniquement les sociétés ontariennes. Une société fédérale dépose son rapport annuel auprès de Corporations Canada, et les règles ontariennes applicables aux sociétés constituées hors de l'Ontario sont distinctes du rapport initial décrit ici. Les statuts ou le certificat indiquent la loi sous laquelle la société a été créée.
Le délai : 60 jours
L'article 2 de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales exige le rapport initial dans les 60 jours suivant la date de constitution, de fusion ou de prorogation. Cette date est celle qui figure sur les statuts. Les 60 jours courent à partir de cette date, et non du jour où la société ouvre un compte bancaire ou commence ses activités.
Ce que contient le rapport
Le rapport présente les renseignements de la société tels qu'ils sont le jour du dépôt. Préparez ce qui suit avant de commencer :
- La dénomination exacte de la société, son numéro de société ontarienne et sa date de constitution, tels qu'ils figurent sur les statuts.
- L'adresse du siège social, et une adresse postale si elle est différente.
- Chaque administrateur et dirigeant actuel, avec son adresse et, pour les dirigeants, leur poste, par exemple président ou secrétaire.
- L'activité principale de la société.
Les administrateurs inscrits doivent correspondre aux personnes réellement élues ou nommées dans les statuts, et les dirigeants à ceux que les administrateurs ont nommés. Si les registres de la société et le rapport ne concordent pas, corrigez d'abord les registres, car le rapport en devient la version publique.
Comment le déposer
Le rapport initial se dépose en ligne par l'intermédiaire du Registre des entreprises de l'Ontario. Le déposant saisit les renseignements de la société, les vérifie et soumet le rapport. Il n'y a aucuns frais gouvernementaux : ServiceOntario facture 0 $ pour le rapport initial, comme pour l'avis de modification et le rapport annuel.
Conservez une copie du rapport déposé avec les registres de la société. Le livre des procès-verbaux est l'endroit tout indiqué, avec les statuts, les règlements administratifs et les résolutions d'organisation.
Rapport initial, rapport annuel et avis de modification
L'Ontario prévoit trois dépôts en vertu de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales, et on les confond facilement. Le rapport initial vient en premier et une seule fois. Ensuite, les changements et les confirmations annuelles relèvent des deux autres.
| Dépôt | Quand | Frais gouvernementaux |
|---|---|---|
| Rapport initial | Une fois, dans les 60 jours suivant la constitution, la fusion ou la prorogation | 0 $ |
| Avis de modification | Dans les 15 jours suivant tout changement aux renseignements déposés | 0 $ |
| Rapport annuel | Chaque année par la suite | 0 $ |
Un nouvel administrateur, le départ d'un dirigeant ou une nouvelle adresse du siège social exigent chacun un avis de modification. Pour le fonctionnement du dépôt annuel, y compris son délai, consultez notre guide sur les rapports annuels des sociétés au Canada.
Si le rapport initial n'est pas déposé
Manquer le délai n'annule pas l'obligation. En vertu de l'article 241 de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario, le directeur peut aviser une société qui ne s'est pas conformée à une exigence de dépôt de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales. Si la société ne s'y conforme toujours pas dans les 90 jours suivant cet avis, le directeur peut ordonner sa dissolution. Un rapport initial en retard vaut tout de même la peine d'être déposé dès que l'oubli est constaté.
Passer à l'action
Si Korporex a constitué votre société ontarienne, le rapport initial fait déjà partie du forfait. Si vous l'avez constituée vous-même, Korporex peut déposer votre rapport initial ontarien pour vous à partir des renseignements que vous fournissez. Vous planifiez encore la constitution? Commencez par notre guide pour se constituer en société en Ontario, et si la société n'a pas encore de livre des procès-verbaux, voyez ce qu'il contient.
Korporex n'est pas un cabinet d'avocats et ce guide est de l'information générale, et non un avis juridique. Pour toute question sur la situation particulière de votre société, consultez un avocat ou un comptable.
Questions fréquentes
Quand le rapport initial ontarien doit-il être déposé?+
Dans les 60 jours suivant la date de constitution, de fusion ou de prorogation, selon l'article 2 de la Loi sur les renseignements exigés des personnes morales. La date est celle qui figure sur les statuts.
Combien coûte le dépôt d'un rapport initial en Ontario?+
Aucuns frais gouvernementaux. ServiceOntario facture 0 $ pour le rapport initial. Un service de dépôt facture ses propres honoraires pour le préparer et le soumettre.
Le rapport initial est-il le même que le rapport annuel?+
Non. Le rapport initial est déposé une seule fois, peu après la constitution. Le rapport annuel est déposé chaque année par la suite pour confirmer ou mettre à jour les renseignements de la société.
Dois-je déposer un avis de modification après le rapport initial?+
Seulement si quelque chose change. Un avis de modification doit être déposé dans les 15 jours suivant tout changement aux renseignements déposés, comme un nouvel administrateur ou une nouvelle adresse du siège social.
Que se passe-t-il si je ne dépose jamais le rapport initial?+
En vertu de l'article 241 de la Loi sur les sociétés par actions de l'Ontario, le directeur peut aviser la société du défaut et, si elle ne s'y conforme pas dans les 90 jours, ordonner sa dissolution.