Rapport NUANS en Ontario : comment le commander et le déposer

Si vous constituez une société nominative en Ontario, il vous faut un rapport NUANS, et pas n'importe lequel. L'Ontario n'accepte qu'un rapport à pondération ontarienne, daté d'au plus 90 jours avant le dépôt des statuts, obtenu auprès d'un fournisseur privé de recherche. La province n'effectue pas la recherche pour vous et n'accepte pas un rapport à pondération fédérale à la place.

Ce guide présente la démarche NUANS propre à l'Ontario. Il s'adresse aux fondateurs qui constituent leur propre société comme aux techniciens juridiques et adjoints qui commandent ces rapports chaque semaine. Il couvre les dépôts ontariens qui exigent un rapport, la façon de le commander, ce que vous inscrivez réellement au Registre des entreprises de l'Ontario et les règles de délai à l'origine de la plupart des nouvelles commandes.

Qu'est-ce qu'un rapport NUANS ontarien ?

NUANS (Nouveau système automatisé de recherche de noms) est une base de données fédérale des dénominations sociales, noms commerciaux et marques de commerce au Canada, administrée par Innovation, Sciences et Développement économique Canada. Une recherche de nom NUANS compare le nom proposé à ces données et produit un rapport des noms existants les plus proches.

Tous les rapports NUANS puisent dans les mêmes données nationales, mais chacun est produit pour une administration précise. Un rapport à pondération ontarienne accorde la priorité aux noms qui comptent le plus pour un dépôt en Ontario. L'avis ontarien sur la constitution est clair : une recherche NUANS à pondération fédérale (Canada) n'est pas acceptée. Si l'en-tête du rapport n'indique pas l'Ontario, il ne peut pas appuyer un dépôt ontarien.

L'Ontario ne vend pas non plus le rapport. Son avis précise que le rapport doit être obtenu auprès d'une entreprise privée de recherche de noms et que le ministère n'offre pas cette recherche. En pratique, on passe par une maison de recherche inscrite à NUANS, ou par un service comme Korporex qui commande le rapport pour vous.

L'Ontario ne vérifie pas votre nom

C'est la différence la plus importante entre une constitution ontarienne et une constitution fédérale, et c'est pourquoi le rapport compte davantage en Ontario qu'ailleurs. Au fédéral, un examinateur de Corporations Canada étudie le nom proposé avant de l'accorder. En Ontario, non : selon la province, le ministère n'examine pas les dénominations proposées pour déterminer leur similitude avec d'autres noms.

La responsabilité revient aux fondateurs. L'avis ontarien indique qu'il incombe au demandeur de vérifier le rapport pour repérer les noms semblables ou identiques et d'obtenir tout consentement nécessaire, et qu'une société qui adopte un nom semblable à celui d'une autre peut faire l'objet d'une audience sur les dénominations en vertu de l'article 12 de la Loi sur les sociétés par actions, ou d'une poursuite.

Si vous n'en avez jamais analysé, notre guide sur la lecture d'un rapport NUANS explique la liste classée, les codes de source et comment distinguer un conflit sérieux du simple bruit de fond.

Les dépôts ontariens qui exigent un rapport NUANS

La constitution est la raison la plus courante de commander un rapport ontarien, mais pas la seule. Les avis de dépôt de l'Ontario prévoient ce qui suit :

Deux de ces cas méritent qu'on s'y arrête. Changer le nom d'une société existante passe par un changement de nom par statuts de modification, qui exige un nouveau rapport pour le nouveau nom. Une reconstitution n'exige un rapport que si la société est dissoute depuis 10 ans ou plus, ce qui surprend ceux qui croient que toute reconstitution en exige un.

Commander un rapport NUANS en Ontario, étape par étape

• Faites d'abord un tri gratuit. Cherchez le nom dans le Registre des entreprises de l'Ontario (Ontario.ca/BusinessRegistry), ce que l'Ontario recommande lui-même avant de commander un rapport, et dans la Base de données sur les marques de commerce canadiennes. Si un nom identique apparaît dans votre secteur, vous économisez le coût d'un rapport.
• Arrêtez le nom exact, élément juridique compris. L'Ontario exige que le nom des statuts soit identique au nom recherché dans NUANS et qu'il contienne un élément juridique : Limitée, Limited, Incorporée, Incorporated, Corporation, ou les abréviations Ltée, Ltd., Inc. ou Corp.
• Repérez l'élément distinctif. NUANS pondère la partie distinctive du nom, pas les mots descriptifs. Pour « Logistique Maple Ridge Inc. », la recherche porte en fait sur « Maple Ridge ».
• Choisissez anglais, français ou les deux. Chaque forme du nom exige sa propre recherche, sauf si les formes anglaise et française sont identiques et que seul l'élément juridique est traduit.
• Commandez un rapport à pondération ontarienne. Précisez l'Ontario comme administration. Inscrire deux ou trois noms candidats sur la même commande fait gagner beaucoup plus de temps que de découvrir les conflits un à un.
• Vérifiez l'en-tête du rapport. Confirmez que l'administration indiquée est l'Ontario, que le nom est écrit exactement comme vous le déposerez, et notez la date et le numéro de référence.
• Déposez dans les 90 jours. Inscrivez le numéro de référence, le nom recherché et la date du rapport dans les statuts, et conservez le rapport avec les registres de la société.

Ce que vous inscrivez au Registre des entreprises de l'Ontario

Vous ne téléversez pas le rapport. Lors d'une constitution au Registre des entreprises de l'Ontario, on vous demande trois renseignements : le numéro de référence du rapport NUANS, le nom proposé qui a été recherché et la date du rapport. L'avis ontarien précise que le ministère récupère le rapport directement à l'aide de ces renseignements.

Le rapport reste chez vous. L'Ontario exige qu'il soit conservé au siège social de la société, et les instructions des statuts papier demandent expressément de ne pas l'envoyer avec le formulaire. La plupart des cabinets le classent dans le livre des procès-verbaux avec le certificat et les statuts, là où toute personne qui examinera plus tard les registres de la société le cherchera.

La règle des 90 jours, et ses pièges

Un rapport NUANS ontarien ne peut être daté de plus de 90 jours avant le dépôt des statuts. L'exemple de l'Ontario : des statuts reçus le 28 novembre pourraient être appuyés par un rapport daté au plus tôt du 30 août, mais pas avant. Le délai court à partir de la date imprimée sur le rapport, et non du jour où vous l'avez payé ou téléchargé.

Trois détails font de cette règle simple la cause la plus fréquente d'un second rapport :

• Le rapport doit encore être valide au moment de l'endossement des statuts. L'Ontario prévient que s'il expire avant, un rapport valide doit être obtenu pour terminer le dépôt.
• Une date d'effet future ne vous donne pas de délai supplémentaire. Vous pouvez demander une date d'effet jusqu'à 30 jours civils plus tard, mais seulement si la date du rapport NUANS est encore valide.
• Enregistrer une ébauche n'arrête pas le compteur. Le Registre permet d'enregistrer une ébauche, mais l'Ontario précise qu'il vous revient de déposer les documents à échéance, comme les rapports NUANS, avant leur expiration.

La bonne habitude est simple : commandez le rapport une fois la structure du capital, les administrateurs et le siège social arrêtés, et non dès que le client évoque un nom, puis inscrivez l'échéance au dossier le jour même où le rapport arrive.

Noms anglais et français

En Ontario, une société peut avoir un nom anglais, un nom français, un nom combinant l'anglais et le français, ou des noms anglais et français équivalents utilisés séparément. Une recherche NUANS est exigée pour chaque forme du nom. Une exception : si les formes anglaise et française sont identiques et que seule la version française de l'élément juridique diffère (Inc. et Incorporée, par exemple), une seule recherche couvre les deux.

Noms identiques et avis juridique

Un nom identique n'est pas automatiquement exclu en Ontario. Le règlement sur les noms et les dépôts permet, dans des circonstances précises, d'adopter un nom identique, mais la société doit alors s'appuyer sur un avis juridique conforme au règlement, le conserver au siège social et fournir les coordonnées de l'avocat lors du dépôt. C'est une question pour un avocat, pas pour un fournisseur de recherche. Notez aussi que l'ajout ou la suppression de ponctuation ou de symboles ne rend pas un nom différent à ces fins.

Existe-t-il une recherche NUANS gratuite en Ontario ?

Pas une que vous pouvez déposer. Il existe des vérifications gratuites utiles, qui valent la peine d'être faites avant de payer quoi que ce soit :

• La recherche du Registre des entreprises de l'Ontario, pour les sociétés et noms commerciaux inscrits en Ontario.
• La recherche des Registres d'entreprises canadiens, pour les sociétés fédérales et les provinces participantes.
• La Base de données sur les marques de commerce canadiennes de l'Office de la propriété intellectuelle du Canada, pour les marques enregistrées et en attente.
• Les « présélections » gratuites offertes par certains fournisseurs, qui donnent un aperçu rapide des conflits évidents.

Aucune ne produit de numéro de référence NUANS, et aucune ne peut être inscrite dans des statuts ontariens. Elles servent à présélectionner des noms. Le document déposé est toujours un rapport NUANS payant à pondération ontarienne.

Combien coûte un rapport NUANS en Ontario ?

Aucun droit gouvernemental ne s'applique au rapport lui-même, puisque l'Ontario ne le vend pas. Le prix est fixé par le fournisseur qui effectue la recherche. Korporex facture un tarif fixe de 39,99 $ plus TVH par nom proposé. Par ailleurs, l'Ontario perçoit 300 $ pour le dépôt des statuts constitutifs. Notre guide sur le coût pour constituer une société en Ontario présente l'ensemble des frais, et une société à matricule évite complètement la recherche de nom.

Ontario ou fédéral : quel rapport vous faut-il ?

Le rapport suit l'administration où vous vous constituez, et non l'endroit où vous vivez ou exercez vos activités. Une société ontarienne exige un rapport à pondération ontarienne. Une société fédérale n'a pas besoin d'un rapport commandé séparément pour se constituer, car Corporations Canada effectue la recherche dans son dépôt en ligne, même si un rapport fédéral demeure exigé pour certains dépôts comme une reconstitution ou une fusion. Si vous n'avez pas encore choisi, consultez notre guide sur la constitution au Canada, et voyez quelles provinces exigent un rapport NUANS si vous déposez hors de l'Ontario, ou notre guide du rapport NUANS en Alberta pour l'Alberta.

Pour les cabinets d'avocats et les techniciens juridiques

Les cabinets de droit des sociétés de l'Ontario commandent plus de rapports à pondération ontarienne que quiconque, généralement par la même plateforme intégrée depuis des années. Un rapport NUANS est un PDF autonome muni d'un numéro de référence; il n'a pas à provenir du même fournisseur que vos livres des procès-verbaux ou vos recherches corporatives. Korporex accepte plusieurs noms proposés sur une seule commande à un tarif fixe par nom, saisit l'élément distinctif dans un champ distinct et transmet les rapports par courriel. Notre guide d'approvisionnement NUANS pour les cabinets présente les points à comparer.

Commandez votre rapport NUANS ontarien

Korporex commande des rapports NUANS à pondération ontarienne pour les constitutions, changements de nom, fusions et tout autre dépôt ontarien qui en exige un, à 39,99 $ plus TVH par nom, sans compte ni adhésion. Commandez un rapport NUANS pour un ou plusieurs noms et, si le nom est libre, Korporex peut aussi déposer votre constitution en Ontario. Korporex n'est pas un cabinet d'avocats et ne se prononce pas sur la sûreté d'un nom; les questions de conflits, de consentements ou de noms identiques relèvent d'un avocat.

Les exigences décrites ici reflètent les avis de dépôt et règlements publiés par l'Ontario en date d'octobre 2026. Elles changent de temps à autre; confirmez les règles en vigueur auprès de ServiceOntario avant de déposer. Rien dans ce guide ne constitue un avis juridique.

Questions fréquentes