Cómo disolver una sociedad en Ontario

Para disolver una sociedad en Ontario, los accionistas autorizan la disolución mediante una resolución especial, la sociedad paga o provee para sus deudas y distribuye lo que queda, sus cuentas fiscales se ponen al día con la CRA, y se presentan los Estatutos de Disolución por el Registro de Empresas de Ontario con una tasa gubernamental de $25. Una vez emitido el Certificado de Disolución, la sociedad deja de existir. Esta guía recorre cada paso según la Ley de Sociedades por Acciones de Ontario (OBCA), lo que revisa el gobierno y lo que sigue importando después de que la sociedad desaparece.

Dejar una sociedad inactiva sin más no es lo mismo. Sus obligaciones de declaración anual y de declaraciones fiscales siguen corriendo, y si la provincia termina disolviéndola por incumplimiento, todo lo que siga a su nombre pasa a la Corona. Una disolución voluntaria cierra la sociedad en sus términos y en sus tiempos.

Qué significa la disolución

Una disolución voluntaria bajo la OBCA pone fin a la existencia legal de la sociedad en la fecha indicada en el Certificado de Disolución. Desde esa fecha, la sociedad deja de ser una persona jurídica independiente: ya no puede operar, poseer bienes ni asumir obligaciones, y terminan sus exigencias de declaración anual.

La disolución no es lo mismo que vender el negocio, dejar de operar mientras la sociedad sigue inscrita en el registro o fusionarla con otra sociedad. Si el objetivo real es integrar una sociedad en otra relacionada, una fusión suele ser la mejor herramienta, porque los activos y el historial se conservan en lugar de liquidarse.

Dos vías: sociedades activas y sociedades que nunca empezaron

El artículo 237 de la OBCA establece quién puede autorizar una disolución voluntaria. La respuesta depende de si la sociedad llegó a ponerse en marcha.

• Sociedades que han emitido acciones. La disolución se autoriza mediante una resolución especial aprobada en una junta de accionistas convocada para ese fin, o mediante el consentimiento por escrito de todos los accionistas con derecho a voto en esa junta. Una resolución especial normalmente requiere al menos dos tercios de los votos emitidos. Los estatutos de una sociedad que no cotiza en bolsa (no offering corporation) pueden fijar otra proporción, nunca inferior al 50 % de los votos de todos los accionistas con derecho a voto. Un director o funcionario firma los Estatutos de Disolución.
• Sociedades que nunca iniciaron actividades ni emitieron acciones. La disolución la autorizan todos los fundadores o sus representantes personales, y todos ellos firman los estatutos. Los estatutos confirman que la sociedad no ha iniciado actividades, no ha emitido acciones y no tiene deudas, obligaciones ni responsabilidades.

La mayoría de las sociedades administradas por sus dueños usan una resolución por escrito firmada por cada accionista con derecho a voto, lo que evita convocar una junta. Archive la resolución firmada en el libro de actas de la sociedad antes de presentar cualquier trámite.

Si el dueño falleció, el albacea normalmente debe resolver primero lo relativo a los directores, ya que los estatutos deben estar firmados por un director o funcionario. El ministerio no puede asesorar a los albaceas, así que obtener asesoría legal sobre la elección de nuevos directores y la aprobación de la resolución de disolución es el primer paso habitual. Todo cambio de directores debe informarse presentando un Aviso de Cambio (Notice of Change) dentro de los 15 días.

Los pasos, en orden

• Confirmar la vía. Verifique si la sociedad emitió acciones o inició actividades, porque eso define quién autoriza la disolución y quién firma.
• Autorizar la disolución. Los accionistas aprueban una resolución especial (o los fundadores dan su autorización) que aprueba la disolución y faculta a los directores a liquidar los asuntos de la sociedad.
• Liquidar el negocio. Cese las operaciones, cobre lo que se le debe a la sociedad, venda o transfiera sus activos, pague sus deudas y obligaciones, y transfiera cualquier inmueble que posea en Ontario.
• Saldar con la CRA. Ponga al día todas las declaraciones, presente la declaración final de GST/HST, haga las últimas remesas de nómina y presente los formularios T4, y pague lo adeudado. Obtenga un certificado de liberación (clearance certificate) antes de distribuir bienes.
• Distribuir lo que queda. Reparta los bienes restantes entre los accionistas en proporción a sus derechos según los estatutos.
• Presentar los Estatutos de Disolución. Envíe el trámite de disolución por el Registro de Empresas de Ontario. La solicitud de consentimiento del Ministro de Finanzas se envía automáticamente y, una vez aceptado el trámite, la sociedad queda disuelta.
• Cerrar las cuentas de la CRA. Presente la declaración T2 final por el ejercicio fiscal que termina en la fecha de disolución y envíe a la CRA una copia de los estatutos para que se cierren las cuentas del número de negocio.

La liquidación: deudas, bienes e inmuebles

Los Estatutos de Disolución contienen declaraciones que la sociedad debe poder hacer con veracidad. Según el artículo 238 de la OBCA, una sociedad que emitió acciones confirma:

• que no tiene deudas, obligaciones ni responsabilidades, o que se ha provisto debidamente para ellas, o que sus acreedores consienten la disolución;
• que, después de satisfacer a sus acreedores, no le quedan bienes por distribuir, o que ha repartido sus bienes restantes entre sus accionistas en proporción a sus derechos;
• que, si alguna vez fue propietaria de un inmueble en Ontario, ya no es su propietaria registrada; y
• que no hay procesos judiciales pendientes en su contra.

Si no se puede localizar a un acreedor o a un accionista, la OBCA permite que la sociedad, por acuerdo con el Curador Público de Ontario (Public Guardian and Trustee), le pague o entregue la parte de esa persona para que la mantenga en fideicomiso. Ese pago cuenta como provisión para la deuda o como la distribución. La declaración sobre inmuebles es un control real: el Director puede negarse a certificar los estatutos si se entera de que la sociedad sigue siendo propietaria registrada de un inmueble en Ontario.

Las distribuciones en una liquidación también tienen consecuencias fiscales para los accionistas. Los montos pagados por encima del capital pagado de las acciones pueden tratarse como un dividendo presunto según la Ley del Impuesto sobre la Renta, así que planifique la distribución final con su contador antes de que el dinero salga de la cuenta de la sociedad.

Cerrar las cuentas fiscales con la CRA

El trámite en Ontario y la CRA son sistemas separados. Disolver la sociedad ante Ontario no cierra las cuentas de su número de negocio, y la CRA considera que la sociedad sigue existiendo, con declaraciones pendientes, hasta que se le informe lo contrario. Revise cada cuenta de programa:

• Impuesto sobre la renta de sociedades (RC). Presente todas las declaraciones T2 atrasadas. Después de la disolución, presente una T2 final por el ejercicio fiscal que termina en la fecha de disolución y responda sí en la línea 078, que pregunta si es la declaración final hasta la disolución. El impuesto de sociedades de Ontario se declara en la misma T2.
• GST/HST (RT). Cierre la cuenta usando el día en que cierra el negocio como fecha de cancelación, presente la declaración final y remita cualquier saldo. Cuando un negocio deja de estar registrado en la GST/HST, por lo general se considera que vendió los bienes que aún posee, de modo que puede haber impuesto sobre los activos que conserve en ese momento.
• Nómina (RP). Cuando el negocio deja de operar, remita todas las contribuciones al CPP, las primas de EI y el impuesto retenido dentro de los siete días, y presente los formularios T4 y el Resumen T4 dentro de los 30 días. Entregue a cada exempleado su formulario T4 y un Registro de Empleo (Record of Employment).
• El número de negocio en sí. Una vez disuelta la sociedad, revise el formulario RC145 (Request to Close Business Number Program Accounts) y envíe a la CRA una copia de los estatutos de disolución.

Si la sociedad estaba registrada para un impuesto que administra directamente el Ministerio de Finanzas de Ontario, como el impuesto de salud del empleador (employer health tax), cierre también esa cuenta.

Presentar los Estatutos de Disolución en Ontario

Los Estatutos de Disolución de Ontario se presentan por el Registro de Empresas de Ontario, en línea o por correo con el formulario 5268. Para presentarlos en línea necesita una clave de la empresa (company key) que le dé autoridad sobre la sociedad, y debería tener a mano:

• la denominación social y el número de sociedad de Ontario (OCN);
• datos de contacto y la dirección de correo electrónico oficial de la sociedad;
• la fecha de efecto solicitada, que puede ser la fecha de presentación o una fecha hasta 30 días después;
• la confirmación de que la disolución fue debidamente autorizada y de que las declaraciones requeridas son ciertas; y
• una tarjeta de crédito o débito para la tasa de presentación de $25.

Durante el trámite, el registro genera un PDF de los estatutos que debe firmar un director o funcionario, o todos los fundadores en el caso de una sociedad que nunca empezó. Se permiten firmas electrónicas, y una copia debidamente firmada debe guardarse con los registros de la sociedad. Una vez aceptado el trámite, el Certificado de Disolución, una copia de los estatutos certificados y el recibo de pago se envían por correo electrónico a la dirección oficial de la sociedad y a la persona de contacto.

¿Sigue siendo necesario el consentimiento del Ministerio de Finanzas de Ontario?

Sí, pero ya no tiene que solicitarlo por su cuenta. Según el aviso del ministerio sobre la presentación de Estatutos de Disolución, vigente desde el 19 de octubre de 2021, cuando se lanzó el Registro de Empresas de Ontario, los estatutos de disolución previstos en el artículo 238 de la OBCA deben ir acompañados del consentimiento por escrito del Ministro de Finanzas. La solicitud de consentimiento se envía automáticamente al Ministerio de Finanzas al presentar el trámite, así que no hay una solicitud aparte que preparar.

Aun así, el consentimiento afecta los plazos. El certificado lleva la fecha en que se recibieron los estatutos, el consentimiento y la tasa, y una fecha de efecto futura solo funciona si el consentimiento se obtuvo para esa fecha. Las guías escritas antes del lanzamiento del registro suelen describir que usted mismo obtenía una carta de consentimiento antes de presentar. Ese paso ahora forma parte del propio trámite.

Después de la disolución

Conserve los registros de la sociedad, incluidos el libro de actas y las declaraciones fiscales, durante el período de conservación requerido tras la disolución. El Reglamento del Impuesto sobre la Renta exige que los registros de una sociedad disuelta, incluidas las actas y el libro mayor, se conserven hasta dos años después de la fecha de disolución, salvo que la CRA autorice destruirlos antes. La CRA aún puede revisar los últimos años, y un registro limpio es su protección si algo se cuestiona, por lo que muchos dueños los guardan por más tiempo.

La disolución no borra las reclamaciones. Según el artículo 242 de la OBCA, un proceso iniciado antes de la disolución puede continuar, y puede iniciarse un nuevo proceso contra la sociedad como si no se hubiera disuelto. Según el artículo 243, cada accionista que recibió bienes en la distribución responde ante ese reclamante hasta el monto que recibió.

Todo lo que la sociedad aún posea en la fecha de disolución, ya sea un saldo bancario olvidado, un vehículo, un reembolso de impuestos o una marca registrada, pasa de inmediato a la Corona y queda en su propiedad según el artículo 244 de la OBCA. Recuperar bienes confiscados es difícil, así que vacíe las cuentas y transfiera cada activo antes de la fecha de efecto.

¿Por qué no simplemente dejar que la sociedad caduque?

Algunos dueños simplemente dejan de presentar declaraciones y esperan a que la provincia disuelva la sociedad. Según el artículo 241 de la OBCA, el Director puede dar aviso y luego disolver una sociedad que no cumple un requisito de presentación de la Ley de Información de Sociedades (Corporations Information Act), que no paga una tasa exigida, o que el Ministro de Finanzas reporta en incumplimiento de ciertas leyes fiscales de Ontario.

Esa vía es más lenta y más desordenada. Las cuentas de la CRA siguen abiertas y las declaraciones siguen venciendo, cualquier bien que quede en la sociedad pasa a la Corona, y nadie controla los tiempos. Si la sociedad sigue activa por ahora, mantenga al día su declaración anual de Ontario, junto con las demás obligaciones de declaración anual que le correspondan.

Si necesita recuperar la sociedad

Esta es la mayor diferencia entre los dos tipos de disolución en Ontario. Una sociedad disuelta por el Director según el artículo 241 puede reactivarse a solicitud de una persona interesada, incluidos un director, un funcionario o un accionista, mediante estatutos de reactivación (articles of revival) presentados a más tardar 20 años después de la disolución. Korporex puede ayudarle a reactivar una sociedad de Ontario disuelta por incumplimiento.

Una sociedad que se disolvió voluntariamente al presentar Estatutos de Disolución está en otra situación. El aviso del ministerio indica que la OBCA no prevé estatutos de reactivación en ese caso, y que la única forma de reactivar la sociedad sería una ley especial de la Asamblea Legislativa. Trate una disolución voluntaria como definitiva y, antes de presentarla, confirme que no haya reembolsos, contratos, licencias, nombres de dominio ni reclamaciones pendientes que requieran que la sociedad exista.

Sociedades federales (CBCA)

Una sociedad constituida bajo la Ley Canadiense de Sociedades por Acciones (CBCA) se disuelve ante Corporations Canada, no ante el Registro de Empresas de Ontario, aunque opere en Ontario. Según el artículo 210 de la CBCA, una sociedad que no ha emitido acciones puede disolverse por resolución de todos los directores. Una sin bienes ni deudas puede disolverse por resolución especial de los accionistas, con una resolución especial separada de cada clase cuando hay más de una. Una con bienes o deudas puede disolverse por resolución especial una vez que haya distribuido sus bienes y saldado sus deudas.

El trámite federal es el Formulario 17, Estatutos de Disolución (Articles of Dissolution). Una sociedad que dejará de operar mientras se liquida puede presentar primero el Formulario 19, Declaración de Intención de Disolución (Statement of Intent to Dissolve). Las diferencias entre sociedades federales y provinciales se mantienen hasta el final de la vida de la sociedad:

Los pasos ante la CRA son los mismos en ambos casos. Si una sociedad federal sigue activa, su declaración anual federal debe seguir presentándose cada año.

Hacerlo

La mecánica es sencilla, pero el orden y el lado de la CRA son fáciles de equivocar. Korporex maneja los trámites de disolución voluntaria para sociedades de Ontario y federales en línea, para que los Estatutos de Disolución se preparen y presenten correctamente. Para las declaraciones fiscales finales en sí, un contador calificado debería confirmar que todo quedó cerrado con la CRA.

Cuando las deudas estén pagadas, los bienes distribuidos y las cuentas fiscales en orden, puede presentar los Estatutos de Disolución de su sociedad con Korporex y cerrar el expediente para siempre.

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